Belege und Belegerfassung
Was ein Beleg enthalten muss, wann ein Eigenbeleg zulässig ist und wie aus Papier eine prüfbare Aufzeichnung wird.
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- Automatische Texterkennung im BeleglaufWo die Texterkennung im Ablauf sitzt, was sie an Fristen und Zuständigkeiten verschiebt und welche Pflichten sie neu erzeugt statt abzunehmen.
- Einen Beleg korrigieren, ohne die Spur zu verwischenVier Korrekturfälle, vier Wege. Was Sie selbst richtigstellen dürfen, was der Aussteller machen muss und warum das Original nie überschrieben wird.
- Beleg verloren: was jetzt zu tun istErst die Zweitschrift, dann der Eigenbeleg: die Reihenfolge nach einem verlorenen Beleg — und was dabei mit dem Vorsteuerabzug passiert.
- Belegdatum, Buchungsdatum, Leistungsdatum: drei Daten, drei ZweckeWelches Datum auf die Rechnung gehört, welches die Buchung bestimmt und welches die Aufbewahrungsfrist startet — mit den Fundstellen zu jedem.
- Belege digitalisieren: Reihenfolge, Nachweis, PapierfrageDigitalisieren ist eine Reihenfolge von Entscheidungen, kein Scanvorgang. Was zuerst kommt, welcher Nachweis trägt und wann Papier bleiben muss.
- Belege in Fremdwährung: umrechnen und nachweisenUmgerechnet wird die Buchung, nicht der Beleg. Welche drei Werte dokumentiert gehören, was Sie gar nicht umrechnen müssen und wo das Papier bleibt.
- Belege nachreichen: welche Frist wirklich giltFür das Nachreichen gibt es keine gesetzliche Frist — für die Erfassung schon. Zehn Tage, acht Tage, täglich: die Fristen der GoBD im Klartext.
- Belege scannen: Anforderungen, die über die Auflösung hinausgehenScannen ist erlaubt, das Wegwerfen nur unter Bedingungen. Was die GoBD zur bildlichen Erfassung, zur Organisationsanweisung und zum Papier verlangen.
- Belege von Mitarbeitenden einsammeln, ohne zu mahnenMahnen ist kein Verfahren. Was eine Belegordnung regeln muss, damit Belege dort entstehen, wo die Ausgabe entsteht — mit den GoBD-Fundstellen dazu.
- Belegkreise: warum Belege sortiert werdenDer Belegkreis steht in keinem Gesetz — die Pflichten dahinter schon. Welche Kreise sinnvoll sind, was sie trennen und wo die Zuordnung kippt.
- Belegmanagement-Software: die sieben Fragen vor der AuswahlSieben Fragen, die eine Belegsoftware beantworten muss — jede mit der Randziffer oder dem Paragrafen, aus dem die Anforderung stammt.
- Belegprüfung: die Checkliste vor der BuchungJede Belegart hat ihre eigene Mindestanforderung. Was Kassenbon, Rechnung, Fahrausweis, Bewirtungs- und Eigenbeleg tragen müssen — mit Fundstelle.
- Belegscanner: was ein Scan können muss, damit er zähltEin Scan ersetzt das Papier nur unter Bedingungen. Was die GoBD an Bild, Farbe und Ablauf verlangen — und was danach mit dem Original geschehen darf.
- Digitale Belegerfassung: der Weg vom Foto zur BuchungZwischen Foto und Buchung liegen vier Pflichten: zeitgerecht erfassen, Format erhalten, Beleg und Buchung verknüpfen, Änderungen protokollieren.
- Digitaler Kassenbon: was ihn gültig machtEin digitaler Kassenbon ist so gültig wie der Papierbon — wenn die Angaben stimmen und Sie die Datei selbst sichern. Ein Link in eine App genügt nicht.
- Digitaler Rechnungseingang: was sich wirklich ändertDrei Dinge ändern sich beim digitalen Rechnungseingang, drei bleiben unverändert — und eine Freiheit geht verloren, sobald der Beleg gesichert ist.
- Doppelt eingereichte Belege: warum sie entstehen und was hilftDubletten entstehen an den Nahtstellen zwischen Karte, Auslage und Rechnungseingang. Woran man sie erkennt und warum stilles Löschen der falsche Weg ist.
- Eigenbeleg erstellen: Schritt für Schritt, mit den FallstrickenVom fehlenden Beleg zur belastbaren Buchung: die Reihenfolge, die Fristen und die drei Stellen, an denen ein Eigenbeleg in der Prüfung kippt.
- Eigenbeleg-Vorlage: die Felder, die tatsächlich gebraucht werdenFür den allgemeinen Eigenbeleg gibt es keine gesetzliche Feldliste. Welche Angaben die Praxis verlangt, woher sie kommen und wo die Vorlage endet.
- Eigenbeleg: Bis zu welchem Betrag ist er zulässig?Eine gesetzliche Betragsgrenze für den Eigenbeleg gibt es nicht. Was mit der Höhe wirklich wächst — und woher die Verwechslung mit 250 Euro kommt.
- Eigenbeleg: wann er zählt und wo seine Grenze liegtDer Eigenbeleg ist die Ausnahme vom Fremdbelegprinzip. Wann er zulässig ist, was in der Praxis draufsteht — und warum er keinen Vorsteuerabzug verschafft.
- Eingangs- und Ausgangsrechnung auseinanderhaltenDasselbe Dokument, zwei Rollen: welche Pflichten nur den Aussteller treffen, welche nur den Empfänger — und wo die Gutschrift die Rollen vertauscht.
- Eingangsrechnung: was sie ist und was mit ihr passieren mussWann eine empfangene Rechnung zum Buchungsbeleg wird, welche Pflichten ihr Eingang auslöst und wie lange sie bleiben muss — die Sicht des Empfängers.
- Eingangsrechnungen prüfen: die drei EbenenWer prüft was: Eingangskontrolle, Bedarfsstelle, Buchhaltung. Die drei Ebenen einer Eingangsrechnung, ihre Reihenfolge und der Weg bei Beanstandung.
- Die fortlaufende BelegnummerBelegnummer und Rechnungsnummer sind zwei Dinge. Was das Gesetz für die eine verlangt, was die GoBD für die andere — und wo Lücken teuer werden.
- Händlerbeleg: warum er keine Rechnung istDer Streifen aus dem Kartenterminal beweist die Zahlung, nicht die Leistung. Was ihm zur Rechnung fehlt, wann er trotzdem aufbewahrt werden muss.
- Kassenbon: Belegausgabepflicht, Aufbewahrung, LesbarkeitWer den Bon ausgeben muss, was auf ihm stehen muss und wie lange er lesbar bleiben muss — die drei Fragen, an denen der Kassenbon in der Prüfung hängt.
- Keine Buchung ohne Beleg: woher der Grundsatz kommtDer Satz steht in keinem Gesetzbuch, die Pflicht dahinter schon. Woher das Belegprinzip stammt, was ein Beleg leisten muss und was ohne ihn fehlt.
- Lieferschein-Vorlage: die Felder, die tragenKein Gesetz schreibt Felder vor. Welche Angaben die spätere Zuordnung tragen, welche Nummer die wichtigste ist und was besser nicht draufsteht.
- Lieferschein: Zweck, Pflichtangaben, AufbewahrungFür den Lieferschein gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben. Was er trotzdem tragen sollte, wann er zum Buchungsbeleg wird und welche Frist dann gilt.
- OCR und Belegerkennung: was die Texterkennung leistet und was nichtTexterkennung spart das Abtippen, ersetzt aber weder das Belegbild noch die Kontrolle. Was die GoBD zum erkannten Text verlangen — und wo die Grenzen liegen.
- Der QR-Code auf dem Kassenbon: was er beweistDer QR-Code trägt die Sicherheitsangaben der Kasse. Was er belegt, was er nicht belegt — und warum er beim Erfassen lesbar bleiben muss.
- Quittung bei Barzahlung: was der Betrieb brauchtBei Barzahlung ist die Quittung der einzige Nachweis — es gibt keinen Kontoauszug daneben. Was das für Angaben, Fristen und Kassenaufzeichnung bedeutet.
- Quittung oder Rechnung: der Unterschied, der über die Vorsteuer entscheidetEine Quittung kann eine Rechnung sein — muss aber nicht. Was den Unterschied ausmacht, wo der Vorsteuerabzug hängt und wann die E-Rechnungspflicht greift.
- Quittung richtig ausfüllen: Feld für FeldDatum, Aussteller, Leistung, Betrag, Steuersatz: welches Feld welche Angabe trägt, welche Formulierung durchfällt und wie man ohne Schaden korrigiert.
- Quittung: was sie ist, wann sie genügt und wann nichtEine Quittung bestätigt den Empfang einer Zahlung. Ob sie eine Buchung trägt, entscheidet ein anderer Katalog: die Rechnungsangaben nach § 33 UStDV.
- Quittungsvorlage: die Pflichtfelder und ihre ReihenfolgeEin amtliches Quittungsmuster gibt es nicht. Maßgeblich ist der Angabenkatalog — vier Felder bis 250 Euro brutto, neun darüber. Welche Vorlage trägt.
- Der Rechnungseingangsprozess in fünf SchrittenVom Posteingang bis zur Ablage: die fünf Schritte, die Frist an jedem einzelnen und die Stelle, an der ein Rechnungseingang in der Prüfung reißt.
- Reicht der Kontoauszug als Beleg?Kurz: nein. Der Auszug beweist die Zahlung, nicht die Leistung. Wo er trotzdem trägt, was ihn ergänzen muss und was mit der Vorsteuer passiert.
- Verblasste Thermobelege: die Pflicht, die vor dem Papier stehtDie Lesbarkeit schuldet nicht das Papier, sondern Sie. Was gilt, wenn ein Kassenbon verblasst ist — und was ihn rettet, bevor es so weit ist.
- Was ist ein Beleg — und was macht ihn zum Buchungsbeleg?Ein Beleg ist keine Dokumentenart, sondern eine Funktion. Woran sich Beleg, Rechnung und Buchungsbeleg unterscheiden — und was daran hängt.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.