OCR und Belegerkennung: was die Texterkennung leistet und was nicht
Texterkennung liest, was auf dem Beleg steht. Sie entscheidet nicht, ob es stimmt. Diese Trennung ist keine Spitzfindigkeit — die GoBD behandeln den erkannten Text als eigene, aufbewahrungspflichtige Information.
Stand: 07. August 2026
Der erkannte Text ist selbst ein Aufbewahrungsgegenstand
GoBD Rz. 130 regelt es ausdrücklich: Wird beim Erfassen per Texterkennung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen. Dasselbe gilt für elektronische Belege, die per Texterkennung angereichert werden (Rz. 131).
Zwei Wörter tragen den Satz: Verifikation und Korrektur. Die Norm geht davon aus, dass ein Mensch das Ergebnis prüft. Der erkannte Text ist damit nicht das Nebenprodukt einer Suchfunktion, sondern ein Bestandteil der Aufzeichnung.
Was die Erkennung nicht ersetzt
Bei einem gescannten Papierbeleg bleibt das Bild maßgeblich: Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen (Rz. 130, § 147 Abs. 2 AO). Ein reiner Textauszug ohne Belegbild erfüllt das nicht.
Anders bei strukturierten Datensätzen. Werden Buchungsbelege oder Geschäftsbriefe als strukturierter Datensatz empfangen — etwa als E-Rechnung —, bedarf es abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO „keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung" (Rz. 118 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Dort ist Texterkennung ohnehin überflüssig: Die Daten liegen bereits maschinenlesbar vor.
Was bei welcher Belegart aufzubewahren ist
| Belegart | Aufzubewahren | Fundstelle |
|---|---|---|
| Gescannter Papierbeleg | Bild und erkannter Text | GoBD Rz. 130 |
| Elektronischer Beleg, z. B. PDF | Empfangsformat | GoBD Rz. 131 |
| E-Rechnung, strukturiert | strukturierter Teil | GoBD Rz. 131 |
| Hybride E-Rechnung mit Bildteil | strukturierter Teil, Bildteil nur bei Zusatzangaben | GoBD Rz. 131 |
Wo die Erkennung in der Praxis an Grenzen stößt
- Verblasstes Thermopapier. Was der Mensch nicht mehr liest, liest die Maschine auch nicht — und die Lesbarkeit muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist bestehen.
- Handschriftliche Ergänzungen. Beim Bewirtungsbeleg sind sie für den Leistungszeitpunkt ohnehin unzureichend (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 7).
- Kleinbetragsrechnungen ohne Rechnungsnummer (§ 33 UStDV). Es fehlt das Merkmal, an dem sich ein Beleg eindeutig identifizieren ließe.
- Mehrere Steuersätze auf einem Bon. Das aufgeschlüsselte Entgelt nach § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG ist der Teil, der am häufigsten nachkontrolliert werden muss.
- Fremdwährung. Betrag und Kurs stehen selten in derselben Zeile, und der aufgedruckte Kurs ist nicht immer der, der später angesetzt wird.
Was die Korrektur erfüllen muss
Trägt: Erkannte Felder korrigieren — das ist der in Rz. 130 vorausgesetzte Normalfall. Voraussetzung ist, dass die Korrektur nachvollziehbar bleibt.
Trägt: Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft (§ 14 Abs. 3 UStG). Wie es aussieht, legt jedes Unternehmen selbst fest.
Trägt nicht: Unprotokolliert ändern. Ist der Beleg unmittelbar nach Eingang gesichert, ist „eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig" (Rz. 52); eine Änderungshistorie darf zudem nicht nachträglich veränderbar sein (Rz. 111).
Trägt nicht: Sich auf eine Erkennungsquote verlassen. Prüfbar ist nicht die Quote, sondern das Kontrollverfahren — und nur dieses lässt sich einem Prüfer zeigen.
Belegdaten enthalten regelmäßig personenbezogene Daten. Wer sie durch einen externen Erkennungsdienst verarbeiten lässt, bleibt Verantwortlicher; der Dienstleister ist Auftragsverarbeiter, ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO ist zwingend und Unterauftragsverarbeiter sind offenzulegen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 130, 131 — Aufbewahrung des per Texterkennung erzeugten Volltextes, Empfangsformat
- GoBD Rz. 118 — inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung bei strukturierten Datensätzen, Fassung vom 14.07.2025
- GoBD Rz. 52, 111 — Verbot der unprotokollierten Änderung, unveränderbare Änderungshistorie
- § 14 Abs. 1 Satz 3, Abs. 3 und Abs. 4 UStG — E-Rechnung, innerbetriebliches Kontrollverfahren, Pflichtangaben
- § 147 Abs. 2 AO — Wiedergabe aufbewahrungspflichtiger Unterlagen
- Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung und Unterauftragsverarbeiter
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ersetzt der erkannte Text das Belegbild?
- Beim gescannten Papierbeleg nicht. Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen (GoBD Rz. 130, § 147 Abs. 2 AO). Nur bei strukturierten Datensätzen wie E-Rechnungen genügt die inhaltliche Übereinstimmung (Rz. 118).
- Muss der erkannte Text aufbewahrt werden?
- Ja. Rz. 130 verlangt, den per Texterkennung erzeugten Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen. Er teilt damit die Frist des Belegs, zu dem er gehört.
- Darf ich ein falsch erkanntes Feld überschreiben?
- Korrigieren ja, spurlos überschreiben nein. Nach der Belegsicherung ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig (Rz. 52), und ursprünglicher Inhalt wie Tatsache der Änderung müssen erkennbar bleiben (Rz. 111). Praktisch heißt das: Das ursprüngliche Erkennungsergebnis bleibt im Protokoll stehen.
- Braucht eine E-Rechnung noch Texterkennung?
- Nein. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Die Daten sind bereits auswertbar; aufzubewahren ist der strukturierte Teil (Rz. 131).
- Ist der Einsatz eines externen Erkennungsdienstes datenschutzrechtlich zulässig?
- Er ist als Auftragsverarbeitung ausgestaltbar. Erforderlich sind ein Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, hinreichende Garantien durch technische und organisatorische Maßnahmen sowie die Offenlegung der Unterauftragsverarbeiter. Die Bewertung im Einzelfall hängt von Verarbeitungszweck und Datenumfang ab.
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