Eigenbeleg erstellen: Schritt für Schritt, mit den Fallstricken
Ein Eigenbeleg ist schnell geschrieben. Der Fehler passiert davor: Wer sofort zum Eigenbeleg greift, verschenkt den Vorsteuerabzug, den eine Zweitschrift noch gerettet hätte. Die Reihenfolge entscheidet.
Stand: 07. August 2026
Zuerst: Ist der Fremdbeleg wirklich weg?
Die GoBD lassen ausdrücklich auch die „Kopie der Urschrift" genügen (Rz. 61). Bevor Sie einen Eigenbeleg schreiben, fragen Sie beim Aussteller nach einer Zweitschrift — beim Hotel, beim Händler, beim Werkstattbetrieb. Ein Anruf kostet fünf Minuten und ist die einzige Möglichkeit, den Vorsteuerabzug zu erhalten.
Der Grund steht in § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG: Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Ein selbst geschriebener Beleg ist keine solche Rechnung. Der Betriebsausgabenabzug bleibt erreichbar, die Vorsteuer nicht.
Der Ablauf in sechs Schritten
- Zweitschrift anfordern. Erst wenn das erkennbar nicht führt, geht es weiter.
- Den Vorgang rekonstruieren, solange die Erinnerung frisch ist: Datum, Empfänger, Leistung, Anlass, Betrag.
- Den Eigenbeleg schreiben und das Erstellungsdatum getrennt vom Vorgangsdatum eintragen. Beide Daten haben unterschiedliche Bedeutung.
- Unterschreiben oder elektronisch genehmigen — mit festgehaltenem Zeitpunkt, damit später erkennbar ist, wer wann was bestätigt hat.
- Den Betrag ohne Vorsteuer buchen, solange keine Rechnung vorliegt. Wer trotzdem Vorsteuer zieht, baut die Korrektur schon ein.
- Den Eigenbeleg dorthin ablegen, wo auch die Rechnungen liegen, und mit dem Vorgang verknüpfen — Kostenstelle, Reise, Kartenabrechnung.
Wie viel Zeit Sie dabei haben
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Unbare Geschäftsvorfälle in den Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | Folgemonat | GoBD Rz. 52 |
| Angaben zu einer Bewirtung festhalten | zeitnah | BFH III R 96/85 |
Die drei Stellen, an denen es kippt
Trägt nicht: Der Empfänger fehlt oder ist zu unbestimmt. § 160 AO erlaubt der Finanzbehörde, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
Trägt nicht: Der Eigenbeleg entsteht erst zum Jahresabschluss. Die GoBD nennen jede nicht zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und Erfassung „bedenklich" (Rz. 47); für Bewirtungsaufwendungen verlangt der BFH die zeitnahe Aufzeichnung ausdrücklich.
Trägt nicht: Der Eigenbeleg hängt lose im Ordner, ohne Bezug zur Buchung. GoBD Rz. 63 und 64 verlangen die Verbindung von Beleg und Buchung; beim elektronischen Beleg genügt ein eindeutiger Index oder eine Verknüpfung.
Trägt: Zeitnah erstellt, vollständig beschrieben, unterschrieben und mit dem Vorgang verknüpft, trägt der Eigenbeleg den Betriebsausgabenabzug — auch in einer Prüfung.
Digital erstellen: was zusätzlich gilt
Ein digital erstellter Eigenbeleg ist ein buchungsrelevanter Beleg wie jeder andere. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt; GoBD Rz. 108 verlangt vom Verfahren, dass einmal erfasste Informationen nicht unbemerkt überschrieben, gelöscht oder verändert werden können.
Für den digitalen Bewirtungs-Eigenbeleg ist das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033) konkret: Autorisierung durch elektronische Unterschrift oder Genehmigung, Aufzeichnung des Erstellungszeitpunkts, elektronische Aufbewahrung und die digitale Verknüpfung mit der Bewirtungsrechnung. Die Angaben dürfen „im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können" (Rn. 19 bis 22).
Wer korrigieren muss, korrigiert sichtbar. Ein stillschweigend überschriebener Betrag beschädigt die Belegfunktion — und mit ihr das, was der Eigenbeleg eigentlich beweisen sollte.
Ob ein Aufwand im Einzelfall überhaupt abziehbar ist, entscheidet nicht die Belegform, sondern die steuerliche Würdigung. Klären Sie Zweifelsfälle mit Ihrer Kanzlei, bevor der Eigenbeleg entsteht.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 45–52 — zeitgerechte Erfassung, Zehn-Tage-Marke, Folgemonat
- GoBD Rz. 61–64 — Belegfunktion, Kopie der Urschrift, Verknüpfung von Beleg und Buchung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug nur mit Rechnung
- § 160 AO — Benennung des Gläubigers oder Zahlungsempfängers
- § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107, 108 — Unveränderbarkeit
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 19–22; BFH III R 96/85
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie lange nach dem Vorgang darf ich einen Eigenbeleg erstellen?
- Eine Tagesfrist für den Eigenbeleg selbst nennt keine Norm. Maßgeblich sind die Fristen der zeitgerechten Erfassung: bare Vorgänge täglich (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), unbare innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen (GoBD Rz. 47), Buchung nicht über den Ablauf des Folgemonats hinaus ohne vorherige Erfassung (Rz. 52). Für Bewirtungen verlangt der BFH zeitnahe Aufzeichnung.
- Muss ich den Eigenbeleg unterschreiben?
- Für den Bewirtungs-Eigenbeleg ja, das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 sagt es wörtlich. Für den allgemeinen Eigenbeleg gibt es keine gesetzliche Formvorschrift. In der Praxis wird unterschrieben oder elektronisch genehmigt, weil damit dokumentiert ist, wer die Angaben verantwortet.
- Darf ich aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen?
- Nein. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG verlangt für den Vorsteuerabzug eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung. Kommt die Zweitschrift später doch noch, kann die Vorsteuer zu diesem Zeitpunkt geltend gemacht werden — der Eigenbeleg allein trägt sie nicht.
- Was mache ich, wenn der Beleg nachträglich auftaucht?
- Legen Sie ihn zum Eigenbeleg und verknüpfen Sie beide, statt den Eigenbeleg zu löschen. Buchungsrelevante Unterlagen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Die Korrektur der Buchung erfolgt nachvollziehbar, nicht durch Austausch.
Belege rein. Buchungen raus.
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