Digitaler Rechnungseingang: was sich wirklich ändert

Erste Änderung: der Kanal ist nicht mehr freiwillig

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können — unabhängig davon, ob er selbst schon welche ausstellen muss. Daraus folgt eine Feinheit, die viele überlesen: Die Übermittlung einer Rechnung in elektronischem Format „bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht" (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Wo die Pflicht greift, gibt es kein Widerspruchsrecht mehr.

Der Eingang wird damit zum ersten Mal zu einer Stelle mit Anforderungen. Vorher konnte man Papier annehmen und PDFs dulden. Jetzt muss ein Weg existieren, über den ein strukturierter Datensatz ankommt, angenommen und weiterverarbeitet wird — und dieser Weg gehört in die Verfahrensdokumentation, nicht in die Erinnerung einer einzelnen Person.

Zweite Änderung: was am Ende übrig bleiben muss

Die GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 hat für elektronische Belege zwei Sätze geändert, die den Archivbestand betreffen. Bei strukturierten Datensätzen bedarf es „abweichend zu § 147 Absatz 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung" (Rz. 118). Und für E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur aufzubewahren, „wenn zusätzliche oder abweichende Informationen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen)" (Rz. 131).

Für alles andere gilt unverändert Rz. 131 Satz 1: Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Und der strukturierte Datenteil „darf nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden" (Rz. 125, Beispiel 10). Das ist der teuerste Fehler in einem neu gebauten digitalen Eingang: alles durch dieselbe Bildstrecke zu schicken.

Dritte Änderung: die Korrektur wird sichtbar

Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels eines Datenverarbeitungssystems, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nach GoBD Rz. 52 nicht mehr. Im selben Absatz steht der Preis dafür: „eine unprotokollierte Änderung [ist] nicht mehr zulässig".

Das ist die Freiheit, die verloren geht. Auf Papier konnte eine Zahl korrigiert werden, ohne dass jemand es merkte. Digital muss das Verfahren gewährleisten, dass einmal eingeführte Informationen „nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können" (Rz. 108). Spätere Änderungen müssen so erfolgen, dass ursprünglicher Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben — „auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein" (Rz. 111).

In der Praxis ist das kein Nachteil, sondern das eigentliche Argument. Ein protokollierter Korrekturweg ist in einer Prüfung leichter zu erklären als ein Ordner, in dem niemand sagen kann, wer wann welchen Betrag geändert hat.

Was von welchem Eingang im Archiv liegen muss

Was sich nicht ändert

• Die Pflichtangaben. § 14 Abs. 4 UStG verlangt dieselben zehn Angaben wie zuvor; bis 250 Euro brutto genügen die vier Angaben des § 33 UStDV. Das Format überträgt sie nur anders.
• Der Prüfpfad. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sind zu gewährleisten, durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren eigener Wahl (§ 14 Abs. 3 UStG).
• Das Belegprinzip. Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich oder als Kopie der Urschrift zu belegen; fehlt der Fremdbeleg, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61).
• Die Erfassungsfristen. Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in die Grundaufzeichnungen (Rz. 47), Abstand zur Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats (Rz. 52).
• Die Aufbewahrungsdauer. Acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), und die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
• Die Verfahrensdokumentation. Sie bleibt Pflicht des Steuerpflichtigen und muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151).

Erlaubt und nicht erlaubt

Reicht ein E-Mail-Postfach als digitaler Rechnungseingang?

Für den Empfang selbst kann es genügen. Für die Aufbewahrung nicht: Der Beleg ist im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131 Satz 1), und die Ablage in einem Dateisystem — nichts anderes ist ein Postfach — erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (Rz. 110).

Muss ich den PDF-Teil einer hybriden E-Rechnung behalten?

Seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 nur dann, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; genannt werden Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 131). Ansonsten genügt der strukturierte Teil.

Darf ich Belege nach dem Erfassen noch korrigieren?

Ja, aber nicht still. Nach der Belegsicherung ist eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig (GoBD Rz. 52). Ursprünglicher Inhalt und die Tatsache der Änderung müssen erkennbar bleiben, und auch die Änderungshistorie darf nachträglich nicht veränderbar sein (Rz. 111).

Brauche ich für den digitalen Eingang eine elektronische Signatur?

Für Besteuerungszwecke nicht. GoBD Rz. 138 stellt ausdrücklich fest, dass eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich ist. Erforderlich sind Unveränderbarkeit, Protokollierung und eine belastbare Verfahrensdokumentation.

Was ändert sich für die Kanzlei?

Vor allem die Übergabe. Beleg und Buchung müssen verknüpft bleiben — elektronisch genügen die Verbindung mit einem Datensatz, ein eindeutiger Index oder ein Barcode (GoBD Rz. 64). Wird der Volltext aus der Texterkennung erzeugt, gehört er nach Verifikation und Korrektur über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit in die Ablage (Rz. 130).

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