Eingangs- und Ausgangsrechnung auseinanderhalten
Dasselbe Blatt ist beim einen Unternehmen Ausgangsrechnung und beim anderen Eingangsrechnung. Die Pflichten daran sind aber nicht spiegelbildlich: Ausstellungsfrist, Nummernkreis und Steuerschuld hängen an der einen Seite, Vorsteuerabzug und Empfangsformat an der anderen.
Stand: 08. August 2026
Was an welcher Seite hängt
| Gegenstand | Ausgangsrechnung | Eingangsrechnung | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Pflicht zur Ausstellung binnen sechs Monaten | ja | nein | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer | zu vergeben | nur zu prüfen | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG |
| Umsatzsteuer schulden | ja | nur in den Fällen des § 13b | § 13a Abs. 1 Nr. 1, § 13b UStG |
| Vorsteuerabzug | nein | nur mit Rechnung nach §§ 14, 14a | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| Aufbewahrung | Doppel, 8 Jahre | empfangene Rechnung, 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Was aufzubewahren ist | inhaltlich identisches Mehrstück genügt | das Empfangsformat | GoBD Rz. 76 bzw. Rz. 131 Satz 1 |
| E-Rechnung | Ausgangspflicht gestaffelt 2027 und 2028 | Empfangspflicht seit 1.1.2025 | § 27 Abs. 38 UStG |
Die Ausgangsseite: ausstellen, nummerieren, schulden
Die Pflicht beginnt vor dem Dokument. Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist binnen sechs Monaten abzurechnen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, lösen sie nicht aus. Die fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer ist eine Pflicht des Ausstellers (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG) — sie sagt nichts über die Zählweise des Empfängers.
Bei der Aufbewahrung gilt für die Ausgangsseite eine Erleichterung, die auf der Eingangsseite kein Gegenstück hat. Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung gespeichert werden, „wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann" (GoBD Rz. 76 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Die Betonung liegt auf „jederzeit" und „inhaltlich identisch": Wer das Programm wechselt, muss die Erzeugbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherstellen.
Die Eingangsseite: annehmen, prüfen, im Format behalten
Auf der Eingangsseite gibt es keine Ausstellungsfrist, dafür eine Annahmepflicht: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Die Zustimmung des Empfängers nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG ist nicht erforderlich, soweit eine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht.
Was ankommt, bleibt so, wie es ankam. Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1); der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung „darf nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden" (Rz. 125, Beispiel 10). Die Freiheit, ein Mehrstück neu zu erzeugen, hat nur der Aussteller — der Empfänger hat sie nicht.
Dazu kommt die Pflicht, die es auf der Ausgangsseite so nicht gibt: das innerbetriebliche Kontrollverfahren mit einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung (§ 14 Abs. 3 UStG). Und der Vorsteuerabzug, der überhaupt nur auf dieser Seite entsteht, setzt voraus, dass eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Wo die Rollen kippen: die Gutschrift
Rechnet der Leistungsempfänger ab, muss das Dokument die Angabe „Gutschrift" tragen (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG). Damit entsteht der Fall, an dem die übliche Sortierung scheitert: Das Papier verlässt Ihr Haus, dokumentiert aber eine Leistung, die Sie bezogen haben. Es ist keine Ausgangsrechnung — die Umsatzsteuer schuldet weiterhin der leistende Unternehmer.
Praktisch heißt das: Die Rechnungsnummer vergibt, wer das Abrechnungsdokument ausstellt — bei der Gutschrift also der Leistungsempfänger. Wie der Nummernkreis dafür geführt wird und wie das Dokument in Ihrer Buchführung geführt wird, gehört vorab mit Ihrer Kanzlei geklärt; das ist eine Einrichtungsfrage, keine Tagesentscheidung.
Nicht gemeint ist mit „Gutschrift" die kaufmännische Gutschrift, mit der eine frühere Rechnung korrigiert oder storniert wird. Sie ist ein anderer Vorgang mit anderen Folgen und trägt diese Bezeichnung nur umgangssprachlich.
Vier Verwechslungen
Trägt nicht: Eingangsrechnungen in den Nummernkreis der Ausgangsrechnungen aufnehmen. Die fortlaufende Rechnungsnummer nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG ist eine Pflicht des Ausstellers; eine interne Belegnummer im eigenen System ist etwas anderes und ersetzt sie nicht.
Trägt nicht: Sich auf GoBD Rz. 76 berufen, ohne dass jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann — etwa nach einem Systemwechsel. Die Erleichterung hängt genau an dieser Bedingung.
Trägt nicht: Eine empfangene E-Rechnung als Bild ablegen und den strukturierten Teil verwerfen (GoBD Rz. 125, Beispiel 10). Auf der Eingangsseite gibt es kein „Mehrstück", das Sie neu erzeugen könnten.
Trägt: Beide Seiten fachlich getrennt führen, aber in derselben Ablage mit denselben Maßnahmen zur Unveränderbarkeit — Festschreibung, Protokollierung, Historisierung, Versionierung oder Zugriffsberechtigungen (GoBD Rz. 110).
Die Aufbewahrungsfrist rechnet auf beiden Seiten gleich: acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Für die empfangene Rechnung ist das ebenfalls das Ausstellungsjahr, nicht das Jahr des Empfangs — bei einer Rechnung vom Dezember, die im Januar ankommt, ist das ein ganzes Jahr Unterschied.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG — Rechnungspflicht binnen sechs Monaten
- § 14 Abs. 1 Satz 5, Abs. 3 und Abs. 4 Nr. 4 und Nr. 10 UStG — Zustimmung, Kontrollverfahren, Rechnungsnummer, Gutschrift
- § 13a Abs. 1 Nr. 1 und § 13b UStG — Steuerschuldner und Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG und § 147 Abs. 3 Satz 1 AO — acht Jahre für Doppel und empfangene Rechnungen
- GoBD Rz. 76, 110, 125 und 131 in der Fassung vom 14.07.2025 — Mehrstück, Unveränderbarkeit, strukturierter Teil, Empfangsformat
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnung?
- Die Rolle, nicht das Dokument. Die Ausgangsrechnung stellen Sie aus: Daran hängen die Sechsmonatsfrist des § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, die fortlaufende Rechnungsnummer und die Umsatzsteuerschuld. Die Eingangsrechnung empfangen Sie: Daran hängen Prüfpflicht, Aufbewahrung im Empfangsformat und der Vorsteuerabzug.
- Müssen beide gleich lang aufbewahrt werden?
- Ja. § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG erfasst die Doppel der von Ihnen ausgestellten Rechnungen und die empfangenen Rechnungen gleichermaßen mit acht Jahren ab Schluss des Ausstellungsjahres. Als Buchungsbelege gilt dieselbe Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.
- Muss ich meine Ausgangsrechnungen als PDF archivieren?
- Nicht zwingend. Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie gespeichert werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann (GoBD Rz. 76). Diese Bedingung muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erfüllt bleiben, auch nach einem Systemwechsel.
- Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
- Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie eine Papierrechnung ausstellen oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format verwenden. Im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro; ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausgangspflicht ohne Umsatzgrenze (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Ist eine Gutschrift eine Ausgangsrechnung?
- Im Sinne des § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG nicht: Dort rechnet der Leistungsempfänger über eine bezogene Leistung ab, und das Dokument muss die Angabe „Gutschrift" tragen. Die Steuer schuldet weiterhin der leistende Unternehmer. Die kaufmännische Gutschrift zur Korrektur einer Rechnung ist ein anderer Vorgang.
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