Händlerbeleg: warum er keine Rechnung ist
Aus dem Kartenterminal kommen zwei Streifen: einer bleibt im Geschäft, einer geht an die zahlende Person. Beide zeigen einen Betrag. Keiner von beiden trägt den Vorsteuerabzug — und genau das wird im Ordner regelmäßig übersehen.
Stand: 08. August 2026
Zwei Streifen, eine Funktion
Der Händlerbeleg ist der Ausdruck, der beim Zahlungsempfänger bleibt; bei Verfahren mit Unterschrift trägt er diese Unterschrift. Der Kundenbeleg ist der zweite Ausdruck und derjenige, der in Ihrem Betrieb ankommt. Im Sprachgebrauch heißen beide oft pauschal Händlerbeleg — für die steuerliche Einordnung macht das keinen Unterschied, weil beide dieselbe Funktion haben: Sie dokumentieren die technische Abwicklung einer Kartenzahlung.
Diese Funktion ist nicht die Belegfunktion, die eine Buchführung braucht. Die GoBD verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall urschriftlich oder als Kopie der Urschrift belegt wird; die Belegfunktion „ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (Rz. 61). Belegt wird der Geschäftsvorfall, also die bezogene Leistung — nicht die Bewegung des Geldes.
Was ihm zur Rechnung fehlt
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung. Der Terminalbeleg nennt die Akzeptanzstelle, nicht das Gekaufte — das ist die Angabe, an der es fast immer scheitert (§ 33 Satz 1 Nr. 3 UStDV).
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz. Der Terminalbeleg zeigt eine Bruttosumme ohne Steuersatz (§ 33 Satz 1 Nr. 4 UStDV).
- Vorhanden sind regelmäßig nur zwei der vier Angaben, die § 33 UStDV bis 250 Euro brutto verlangt: der leistende Unternehmer und ein Datum. Zwei von vier genügen nicht.
- Oberhalb von 250 Euro brutto fehlt zusätzlich alles, was § 14 Abs. 4 UStG verlangt: Empfängeranschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer und der gesonderte Ausweis des Leistungszeitpunkts.
- Folge: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Zahlungsnachweis ist keine.
Was welcher Zettel leistet
| Beleg | Belegt | Vorsteuerabzug | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Kassenbon mit den vier Angaben, bis 250 Euro brutto | Leistung und Betrag | ja | § 33 UStDV |
| Rechnung mit vollständigen Angaben | Leistung und Betrag | ja | § 14 Abs. 4 UStG |
| Händler- oder Kundenbeleg aus dem Terminal | nur den Zahlungsvorgang | nein | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG |
| Eigenbeleg | den betrieblichen Anlass | nein | GoBD Rz. 61 |
| Position auf der Kartenabrechnung | nur den Zahlungsvorgang | nein | GoBD Rz. 61 |
Aufbewahren oder wegwerfen?
Die GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 hat diese Frage in Rz. 121 beantwortet: Der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nicht aufbewahrungspflichtig. Drei Ausnahmen nennt dieselbe Randziffer — er wird als Buchungsbeleg verwendet, er ist die einzige Form der Abrechnung mit dem Dienst, oder er gewährleistet allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle in der Kassenbuchführung.
Die erste Ausnahme ist die praktisch wichtige, und sie hat eine unangenehme Kehrseite. Wer den Terminalbeleg abheftet, weil sonst nichts da ist, macht ihn genau dadurch zum Buchungsbeleg — und löst damit die Aufbewahrungspflicht aus, die er eigentlich nicht hätte. Dazu gehört dann auch die Lesbarkeit über die gesamte Frist (§ 147 Abs. 2 AO), und Terminalbelege werden auf Thermopapier gedruckt.
Der bessere Weg ist der kürzere: den Beleg mit der Leistungsbeschreibung besorgen. Bis 250 Euro brutto genügen dafür die vier Angaben nach § 33 UStDV, eine Zweitschrift ist also schnell ausgestellt — an der Kasse einfacher als drei Monate später.
Was mit dem Streifen zu tun ist
Trägt: Den Terminalbeleg als Zuordnungshilfe verwenden: Datum, Betrag und Akzeptanzstelle führen zur passenden Position auf der Kartenabrechnung und zum fehlenden Leistungsbeleg.
Trägt: Fehlt die Rechnung, eine Zweitschrift beim Händler anfordern. Bis 250 Euro brutto genügen die vier Angaben des § 33 UStDV.
Trägt nicht: Den Terminalbeleg als Rechnung buchen und daraus Vorsteuer ziehen. Der Abzug setzt eine Rechnung nach den §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt nicht: Kassenbon und Terminalbeleg als zwei Vorgänge erfassen. Es ist ein Geschäftsvorfall mit zwei Papieren; zwei Buchungen daraus sind eine doppelte Erfassung.
Trägt nicht: Den Terminalbeleg als Bewirtungsnachweis verwenden. Der Betriebsausgabenabzug verlangt einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen; lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist der Abzug zu versagen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025).
Trägt nicht: Thermopapier acht Jahre im Ordner lassen. Die Aufbewahrung verlangt Lesbarkeit über die gesamte Frist (§ 147 Abs. 2 AO).
Der Streifen ist trotzdem nicht wertlos. Er verbindet eine Position der Kartenabrechnung mit einem Datum, einem Betrag und einer Akzeptanzstelle und ist damit oft die einzige Spur zum fehlenden Leistungsbeleg. Nur die Rolle des Leistungsnachweises kann er nicht übernehmen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61 — Belegprinzip, Belegfunktion und Eigenbeleg als Ausnahme
- GoBD Rz. 121 in der Fassung vom 14.07.2025 — Nachweise eines Zahlungsabwicklungsdienstes und die drei Ausnahmen
- § 33 UStDV — die vier Angaben einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto
- § 14 Abs. 4 UStG — Pflichtangaben oberhalb der Kleinbetragsgrenze
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG und § 160 AO — Vorsteuerabzug und Benennung des Zahlungsempfängers
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033 — Nachweis bei Bewirtungsaufwendungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist der Händlerbeleg eine Rechnung?
- Nein. Ihm fehlen regelmäßig die Beschreibung der Leistung und der Steuersatz — zwei der vier Angaben, die § 33 UStDV bis 250 Euro brutto verlangt. Er dokumentiert die Abwicklung der Zahlung, nicht den Geschäftsvorfall.
- Was ist der Unterschied zwischen Händlerbeleg und Kundenbeleg?
- Nur die Bestimmung. Der Händlerbeleg bleibt beim Zahlungsempfänger und trägt bei Verfahren mit Unterschrift diese Unterschrift; der Kundenbeleg geht an die zahlende Person. Steuerlich sind beide Zahlungsnachweise und keine Rechnungen.
- Muss ich den Terminalbeleg aufbewahren?
- Grundsätzlich nicht: Der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes über die technische Abwicklung ist nicht aufbewahrungspflichtig (GoBD Rz. 121 in der Fassung vom 14.07.2025). Drei Ausnahmen nennt dieselbe Randziffer — insbesondere, wenn er als Buchungsbeleg verwendet wird. Dann gilt die Aufbewahrungspflicht samt Lesbarkeit über die gesamte Frist.
- Der Bon fehlt, nur der Kartenbeleg ist da — was jetzt?
- Zuerst die Zweitschrift beim Händler anfordern; bis 250 Euro brutto ist sie mit vier Angaben schnell erstellt. Gelingt das nicht, bleibt der Eigenbeleg: Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, den Vorsteuerabzug nicht (GoBD Rz. 61, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Zahlungsempfänger ist dabei genau zu benennen, sonst greift § 160 AO.
- Reicht der Terminalbeleg zusammen mit der Kartenabrechnung?
- Nein. Beide belegen dasselbe: dass gezahlt wurde. Was geleistet wurde, zu welchem Steuersatz und aus welchem betrieblichen Anlass, steht auf keinem von beiden. Für die Belegfunktion nach GoBD Rz. 61 fehlt damit weiterhin der Fremdbeleg über die Leistung.
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- Belege digitalisieren: Reihenfolge, Nachweis, PapierfrageDigitalisieren ist eine Reihenfolge von Entscheidungen, kein Scanvorgang. Was zuerst kommt, welcher Nachweis trägt und wann Papier bleiben muss.
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