Belege von Mitarbeitenden einsammeln, ohne zu mahnen
Der Monatsabschluss hängt selten an der Buchhaltung. Er hängt an vierzehn Menschen, die ihre Belege noch nicht abgegeben haben. Wer das mit Erinnerungsmails löst, behandelt ein Verfahrensproblem als Charakterfrage.
Stand: 08. August 2026
Warum die Erinnerung nie reicht
Eine Erinnerung fordert eine Handlung ein, die weit vom Auslöser entfernt stattfindet: Der Kaffee wurde am Dienstag in Hannover gekauft, der Beleg soll am Monatsende am Schreibtisch auftauchen. Zwischen beiden liegen zwei Wochen, eine Jackentasche und eine Waschmaschine.
Die GoBD beschreiben genau diesen Abstand als das Problem. Rz. 47 nennt „jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung" bedenklich. Und Rz. 52 nennt die Lösung: Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, „stellt sich die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung/Belegsicherung und längerer Fristen nicht".
Der Beleg gehört also dorthin, wo die Ausgabe entsteht — an das Kartenterminal, in den Zug, an die Tankstelle. Alles danach ist Verwaltung eines Rückstands.
Was eine Belegordnung regeln muss
- Wer erfassen darf und wer freigibt — die GoBD verlangen für die bildliche Erfassung eine Organisationsanweisung mit genau dieser Festlegung (Rz. 136).
- Zu welchem Zeitpunkt erfasst wird: beim Kauf, beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung (Rz. 136).
- Welches Schriftgut erfasst wird und ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist (Rz. 136).
- Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler protokolliert werden (Rz. 136).
- Was mit dem Papier geschieht — nach dem Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur noch elektronisch erfolgen, das Papier ist dem Bearbeitungsgang zu entziehen (Rz. 139).
- Was gilt, wenn kein Fremdbeleg zu bekommen ist: Dann entsteht die Pflicht zum Eigenbeleg, nicht eine Lücke (Rz. 61).
Vier Lücken und was sie tatsächlich kosten
| Lücke | Folge | Fundstelle |
|---|---|---|
| Beleg fehlt dauerhaft | kein Vorsteuerabzug; Betriebsausgabe nur mit Eigenbeleg | § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG, GoBD Rz. 61 |
| Zahlungsempfänger nicht benannt | Betriebsausgabenabzug kann versagt werden | § 160 AO |
| Beleg vorhanden, aber nicht mit der Buchung verknüpft | retrograde Prüfbarkeit fehlt | GoBD Rz. 63, 64 |
| Beleg liegt als Datei in einem Ordner auf dem Laufwerk | Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt | GoBD Rz. 110 |
Was den Rückstand abbaut und was ihn verwaltet
Trägt: Den Beleg im Moment der Ausgabe erfassen lassen, mit dem Gerät, das ohnehin in der Hand liegt. Die bildliche Erfassung darf „mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen)" erfolgen (GoBD Rz. 130).
Trägt: Fehlende Belege gezielt zu der Position anfragen, zu der sie gehören — nicht als Sammelmahnung an alle. Eine Anfrage, die den Händler, das Datum und den Betrag schon nennt, ist in Sekunden beantwortet.
Trägt: Doppelt eingereichte Belege erkennen und quittieren, statt sie stillschweigend zu löschen. Buchungsrelevante Daten gehören in den Papierkorb mit Protokoll, nicht in die Vernichtung.
Trägt nicht: Papier und Datei parallel weiterlaufen lassen. Nach der Erfassung sind die Papierbelege dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, „damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden" können (GoBD Rz. 139).
Trägt nicht: Mitarbeitende das Papier vernichten lassen, bevor die Erfassung nachweislich abgeschlossen und gesichert ist. Die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV verlangt ausdrücklich, dass keine Vernichtung vor dem Durchlaufen aller dokumentierten Schritte einschließlich mindestens eines Sicherungslaufs erfolgt.
Die Einreichungsfrist ist eine betriebliche Regel, keine gesetzliche
Eine Frist, bis wann Mitarbeitende einreichen müssen, steht in keinem Gesetz. Was im Gesetz steht, sind die Erfassungsfristen des Betriebs: Kassenvorgänge täglich (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen unbedenklich (GoBD Rz. 47), und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung darf den Ablauf des Folgemonats nur überschreiten, wenn vorher fortlaufend erfasst wurde (Rz. 52).
Eine betriebliche Einreichungsfrist ist deshalb kein Selbstzweck, sondern die Übersetzung dieser Fristen in etwas, das ein Mensch einhalten kann. Sie gehört in eine schriftliche Richtlinie, zusammen mit dem, was bei einem verlorenen Beleg zu tun ist.
Belege enthalten regelmäßig personenbezogene Daten. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO steht neben der steuerlichen Aufbewahrungspflicht; das Löschrecht aus Art. 17 DSGVO tritt zurück, soweit eine rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung besteht (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Ein Löschkonzept muss beide Seiten abbilden.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 47, 52 — zeitgerechte Erfassung und unmittelbare Belegsicherung im DV-System
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegprinzip, Kontierungsvermerk und elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 108, 110, 130, 136, 139, 140 — Unveränderbarkeit, bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Medienbruch, Vernichtung
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG, § 160 AO
- § 195, § 199 Abs. 1 BGB — regelmäßige Verjährungsfrist und Fristbeginn
- Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO; BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich im Betrieb eine Einreichungsfrist vorgeben?
- Eine betriebliche Frist ist zulässig und in der Praxis der einzige Weg, die Erfassungsfristen der GoBD einzuhalten. Ob sie den Erstattungsanspruch selbst begrenzt, ist eine arbeitsrechtliche Frage: Ohne wirksame Ausschlussklausel verjährt der Anspruch erst nach drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Entstehungsjahres (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB).
- Reicht ein Foto vom Kassenbon?
- Für die Erfassung ja — die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich als zulässiges Gerät und verlangen, dass die Wiedergabe beim Lesbarmachen bildlich mit dem Original übereinstimmt (Rz. 130). Ein unscharfes oder angeschnittenes Foto erfüllt das nicht; deshalb gehört die Qualitätskontrolle in die Organisationsanweisung (Rz. 136).
- Dürfen Mitarbeitende den Papierbeleg nach dem Fotografieren wegwerfen?
- Erst nach einem dokumentierten Verfahren. GoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung nach der bildlichen Erfassung, soweit die Dokumente nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind; die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV verlangt, dass vorher alle dokumentierten Schritte einschließlich mindestens eines Sicherungslaufs durchlaufen sind. Solange eine Erfassung noch offen oder nicht bestätigt ist, behalten Sie das Original.
- Was mache ich, wenn ein Beleg verloren ist?
- Zuerst die Zweitschrift beim Aussteller anfragen — sie erhält den Vorsteuerabzug. Ist keine zu bekommen, tritt der Eigenbeleg an ihre Stelle (GoBD Rz. 61); er trägt den Betriebsausgabenabzug, sofern der Zahlungsempfänger benannt wird (§ 160 AO), nicht aber die Vorsteuer.
- Wie gehe ich mit doppelt eingereichten Belegen um?
- Erkennen, kennzeichnen, nicht hart löschen. Buchungsrelevante Daten dürfen nicht ohne Kenntlichmachung gelöscht oder überschrieben werden (GoBD Rz. 108); eine erkannte Dublette gehört deshalb quittiert und mit dem Original verknüpft, damit nachvollziehbar bleibt, warum sie nicht gebucht wurde.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Quittung: was sie ist, wann sie genügt und wann nichtEine Quittung bestätigt den Empfang einer Zahlung. Ob sie eine Buchung trägt, entscheidet ein anderer Katalog: die Rechnungsangaben nach § 33 UStDV.
- Quittungsvorlage: die Pflichtfelder und ihre ReihenfolgeEin amtliches Quittungsmuster gibt es nicht. Maßgeblich ist der Angabenkatalog — vier Felder bis 250 Euro brutto, neun darüber. Welche Vorlage trägt.
- Quittung richtig ausfüllen: Feld für FeldDatum, Aussteller, Leistung, Betrag, Steuersatz: welches Feld welche Angabe trägt, welche Formulierung durchfällt und wie man ohne Schaden korrigiert.