Kassenbon: Belegausgabepflicht, Aufbewahrung, Lesbarkeit
Der Kassenbon ist der meistunterschätzte Beleg im Betrieb: klein, unscheinbar, auf Papier gedruckt, das nach wenigen Jahren nichts mehr zeigt. Steuerlich ist er eine vollwertige Rechnung — solange man ihn noch lesen kann.
Stand: 08. August 2026
Die Belegausgabepflicht — und wen sie trifft
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion erfasst, hat dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Die Pflicht trifft den Verkäufer, nicht den Kunden — mitnehmen muss den Bon niemand.
Der Beleg darf in Papierform ausgestellt werden oder, mit Zustimmung des Empfängers, elektronisch in einem standardisierten Datenformat. Von der Belegausgabepflicht kann die Finanzbehörde beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen aus Zumutbarkeitsgründen befreien (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO in Verbindung mit § 148 AO).
Zwei weitere Pflichten hängen am selben System: Es ist durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abzusichern (§ 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV), und es ist dem Finanzamt mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO). Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
Was nach § 6 KassenSichV auf dem Bon stehen muss
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangbeginns und Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
- Transaktionsnummer.
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
- Prüfwert und fortlaufender Zähler.
Was der Bon für den Empfänger ist
Für Ihren Betrieb ist der eingelöste Bon ein Buchungsbeleg — und bis 250 Euro brutto zugleich eine vollständige Rechnung, weil § 33 UStDV nur vier Angaben verlangt: leistender Unternehmer mit Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz. Auf Ihre Firma ausgestellt sein muss er nicht.
Oberhalb von 250 Euro brutto reicht der Bon nicht mehr. Dann fehlen Empfängeranschrift, Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt — Angaben, die § 14 Abs. 4 UStG verlangt und die Sie an der Kasse noch nachfordern können, später kaum.
Aufbewahrt wird er acht Jahre: als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, als Rechnung nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO) und läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Grenzen und Fristen am Kassenbon
| Gegenstand | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bon genügt als Rechnung | bis 250 Euro brutto | § 33 UStDV |
| Vollständiger Angabenkatalog erforderlich | über 250 Euro brutto | § 14 Abs. 4 UStG |
| Aufbewahrung als Buchungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Aufbewahrung als Rechnung | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Kassenvorgänge festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Mitteilung neu angeschaffter Kassensysteme | 1 Monat | § 146a Abs. 4 AO |
Lesbarkeit ist die eigentliche Hürde
Trägt nicht: Den Bon acht Jahre im Ordner lassen und auf das Beste hoffen. Thermopapier verblasst; ein unleserlicher Beleg erfüllt die Anforderung an die Lesbarkeit über die Aufbewahrungsfrist nicht mehr (§ 147 Abs. 2 AO).
Trägt nicht: Nach dem Erfassen weiter auf dem Papier arbeiten. „Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden" (GoBD Rz. 139).
Trägt nicht: Farbe wegrationalisieren, wo sie etwas beweist. Vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, „wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt" (GoBD Rz. 137) — etwa bei Minusbeträgen in roter Schrift.
Trägt: Am Tag des Einkaufs bildlich erfassen. Die Erfassung darf „mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen)" erfolgen (GoBD Rz. 130).
Trägt: Das Papier danach vernichten, soweit es nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren ist (GoBD Rz. 140) — und soweit Ihre Verfahrensdokumentation den Vorgang trägt.
Vom Bon zum digitalen Beleg
Das ersetzende Scannen ist ausdrücklich erlaubt, hängt aber an einer Organisationsanweisung. Sie regelt, wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler zu protokollieren sind (GoBD Rz. 136).
Das entstandene Dokument ist so aufzubewahren, „dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird" (GoBD Rz. 130). Wird per Texterkennung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren.
Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich (GoBD Rz. 138). Was erforderlich ist, ist Unveränderbarkeit: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (GoBD Rz. 110).
Vernichten Sie das Papier nicht vor dem Durchlaufen aller Schritte Ihres dokumentierten Verfahrens einschließlich mindestens eines Sicherungslaufs. Solange der Bon nur auf einem Gerät liegt, ist er ein Original in einem Exemplar.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146a Abs. 1, 2 und 4 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV — Sicherheitseinrichtung, Belegausgabepflicht, Mitteilungspflicht
- § 6 KassenSichV — Mindestangaben auf dem Beleg
- § 33 UStDV, § 14 Abs. 4 UStG — Angabenkataloge bis und über 250 Euro brutto
- § 147 Abs. 2, 3 und 4 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Lesbarkeit, Fristen, Fristbeginn
- GoBD Rz. 110, 130, 136 bis 141 — Unveränderbarkeit, bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Vernichtung
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 14 — Transaktionsnummer und Vertrauensschutz
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich den Kassenbon als Kunde mitnehmen?
- Nein. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO richtet sich an den Verkäufer: Er muss den Beleg ausstellen und zur Verfügung stellen. Eine Mitnahmepflicht des Kunden kennt die Vorschrift nicht. Für Ihren Betriebsausgabenabzug brauchen Sie ihn trotzdem.
- Reicht ein Kassenbon für den Vorsteuerabzug?
- Bis 250 Euro brutto ja, wenn er die vier Angaben nach § 33 UStDV trägt. Darüber verlangt § 14 Abs. 4 UStG zusätzlich Empfängeranschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungszeitpunkt — ein üblicher Bon führt das nicht.
- Der Bon ist verblasst. Was gilt dann?
- Die Aufbewahrung verlangt Lesbarkeit über die gesamte Frist (§ 147 Abs. 2 AO), und ein elektronisch aufbewahrter Beleg muss bildlich mit dem Original übereinstimmen (GoBD Rz. 130). Ein verblasster Bon erfüllt das nicht mehr. Bleibt nur ein Eigenbeleg — der den Betriebsausgabenabzug tragen kann, den Vorsteuerabzug aber nicht.
- Darf ich den Bon nach dem Scannen wegwerfen?
- Ja, soweit er nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren ist (GoBD Rz. 140) und das Verfahren dokumentiert ist. Der Verzicht auf das Papier darf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (Rz. 141). Ausgenommen bleiben Unterlagen wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen.
- Was bedeutet die Transaktionsnummer auf dem Bon?
- Sie stammt aus der technischen Sicherheitseinrichtung des Kassensystems und gehört zu den Angaben nach § 6 KassenSichV. Für den Empfänger ist sie das sichtbare Zeichen, dass der Vorgang abgesichert aufgezeichnet wurde — bei Bewirtungsbelegen ist genau das der Anknüpfungspunkt des Vertrauensschutzes (BMF vom 19.11.2025, Rn. 14).
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