Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Kundenkreis

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software „Benvero“ zwischen der Lotzer Digital UG (haftungsbeschränkt), Diepholzer Straße 7, 27751 Delmenhorst (nachfolgend „Anbieter“) und ihren Kunden.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB findet nicht statt.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis solcher Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringt.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden Benvero als webbasierte Software (Software as a Service) über das Internet zur Nutzung bereit. Ein Anspruch auf Überlassung des Quellcodes oder auf Installation der Software beim Kunden besteht nicht.

(2) Der Funktionsumfang ergibt sich aus der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung auf den Produkt- und Preisseiten des Anbieters sowie aus dem gewählten Tarif.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software fortzuentwickeln und anzupassen, insbesondere um sie an geänderte Rechtslage, technische Entwicklungen oder Sicherheitserfordernisse anzupassen. Wesentliche Funktionen des gebuchten Tarifs werden dabei nicht ersatzlos entfallen.

(4) Einzelne Module können als „in Vorbereitung“ gekennzeichnet sein. Für solche Module besteht kein Leistungsanspruch, solange sie nicht freigeschaltet sind.

§ 3 Vertragsschluss, Registrierung

(1) Die Darstellung der Tarife auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar. Mit dem Abschluss der Registrierung gibt der Kunde ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrages ab. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Zugangs durch den Anbieter zustande.

(2) Der Kunde versichert, dass die bei der Registrierung angegebenen Daten zutreffend sind und dass die handelnde Person zur Vertretung des Kunden berechtigt ist. Änderungen der Registrierungsdaten teilt der Kunde unverzüglich mit.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Besteht der Verdacht eines Missbrauchs, informiert der Kunde den Anbieter unverzüglich.

§ 4 Leistungen des Anbieters, Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter stellt die Software auf Servern innerhalb der Europäischen Union bereit. Übergabepunkt ist der Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums; für die Internetverbindung des Kunden ist der Anbieter nicht verantwortlich.

(2) Der Anbieter bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit der Software. Eine bezifferte Verfügbarkeitszusage ist nicht Bestandteil dieser Fassung; sie wird vor Vertragsschluss festgelegt. Außerhalb gesondert vereinbarter Service-Level sichert der Anbieter keine bestimmte Verfügbarkeit zu.

(3) Wartungsarbeiten führt der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durch und kündigt planbare Arbeiten mit angemessener Frist an. Zeiten unvermeidbarer Wartung gelten nicht als Ausfallzeiten.

(4) Für den kostenlosen Tarif („Basic“) besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit; der Anbieter kann ihn mit einer Frist von drei Monaten einstellen oder in seinem Umfang ändern.

§ 5 Automatisierte Belegerkennung — Vorschläge, keine Zusicherung

(1) Benvero liest hochgeladene Belege, Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen mittels Texterkennung und KI-gestützter Strukturierung aus und erzeugt daraus Vorschläge, insbesondere zu Beträgen, Steuersätzen, Kontierung und Zuordnung.

(2) Diese Ergebnisse sind Vorschläge zur Arbeitserleichterung. Der Anbieter schuldet keine inhaltliche Richtigkeit oder Vollständigkeit der maschinell erzeugten Daten. Der Kunde bleibt verpflichtet, die Ergebnisse vor Freigabe, Buchung, Auszahlung oder Weitergabe an Dritte zu prüfen; die Software hält hierfür Korrekturmöglichkeiten bereit.

(3) Der Anbieter schuldet keine Steuer-, Rechts- oder Buchführungsberatung. Hinweise auf gesetzliche Pauschalen, Steuersätze, Kontenrahmen oder Aufbewahrungspflichten dienen der Orientierung und ersetzen die Prüfung im Einzelfall durch den Kunden oder seinen steuerlichen Berater nicht.

§ 6 Aufbewahrung, GoBD, Datenhoheit

(1) Der Anbieter unterstützt den Kunden bei der Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, insbesondere durch Festschreibung freigegebener Vorgänge, Protokollierung und revisionssichere Ablage von Belegen.

(2) Die gesetzliche Verantwortung für die ordnungsmäßige Buchführung und die Aufbewahrung nach §§ 147 AO, 257 HGB verbleibt beim Kunden. Der Anbieter schuldet insbesondere keine Zusicherung, dass eine konkrete Ausgestaltung der Buchführung des Kunden von der Finanzverwaltung anerkannt wird.

(3) Die vom Kunden eingestellten Daten bleiben dessen Daten. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich zur Vertragserfüllung. Eine Nutzung zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

§ 7 Keine Zahlungsdienste, keine Kartenausgabe

(1) Der Anbieter erbringt keine Zahlungsdienste im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) und keine E-Geld-Geschäfte. Benvero erzeugt für Erstattungen lediglich eine SEPA-Datei; die Ausführung der Zahlung veranlasst der Kunde eigenverantwortlich über seine eigene Bankverbindung.

(2) Registriert der Kunde bestehende Firmenkreditkarten, um deren Abrechnungen in Benvero zu verarbeiten, begründet dies kein Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter und dem jeweiligen Kartenherausgeber. Die Rechtsbeziehung zur kartenausgebenden Stelle bleibt allein Sache des Kunden.

(3) Sofern der Anbieter künftig die Ausgabe eigener Karten anbietet, werden die regulierten Leistungen durch lizenzierte Partner erbracht und gesondert vereinbart.

§ 8 Pflichten und Mitwirkung des Kunden

(1) Der Kunde stellt sicher, dass er zur Einstellung der hochgeladenen Daten berechtigt ist und dass durch deren Verarbeitung keine Rechte Dritter verletzt werden.

(2) Der Kunde verarbeitet personenbezogene Daten seiner Beschäftigten in eigener Verantwortung; er ist insoweit Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er stellt die erforderliche Rechtsgrundlage sicher und erfüllt die Informationspflichten gegenüber seinen Beschäftigten.

(3) Der Kunde unterlässt Handlungen, die die Verfügbarkeit oder Integrität der Software gefährden, insbesondere das automatisierte Auslesen über die vorgesehenen Schnittstellen hinaus sowie das Einstellen schadhafter Inhalte.

(4) Der Kunde benennt gegenüber dem Anbieter mindestens eine administrativ berechtigte Kontaktperson.

§ 9 Vergütung, Abrechnung, Preisänderungen

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem bei Vertragsschluss gewählten Tarif. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die monatliche Grundgebühr enthält ein Kontingent maschinell ausgelesener Belege („Beleg-Scans“). Als Beleg-Scan zählt jedes Dokument, das die automatisierte Erkennung durchläuft. Das Kontingent gilt je Kalendermonat und wird nicht auf Folgemonate übertragen. Über das Kontingent hinausgehende Scans werden zum im Tarif ausgewiesenen Stückpreis abgerechnet.

(3) Die Grundgebühr ist monatlich im Voraus fällig, verbrauchsabhängige Entgelte nachträglich. Zahlungsart, Rechnungsstellung und Zahlungsziel werden vor Vertragsschluss festgelegt und im Angebot ausgewiesen.

(4) Der Anbieter kann die Entgelte mit einer im Angebot ausgewiesenen Ankündigungsfrist zum Beginn eines Abrechnungszeitraums anpassen. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall bis zum Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen. Auf dieses Recht weist der Anbieter in der Ankündigung hin.

(5) Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, kann der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung und angemessener Nachfrist sperren. Die Zahlungspflicht bleibt hiervon unberührt.

§ 10 Nutzungsrechte

(1) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Software bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen. Die Zahl der Nutzenden innerhalb des Kundenunternehmens ist nicht begrenzt, soweit im Tarif nichts anderes bestimmt ist.

(2) Eine Nutzung für Dritte, insbesondere im Wege des Rechenzentrumsbetriebs oder der Überlassung an nicht verbundene Unternehmen, ist ohne gesonderte Vereinbarung nicht gestattet. Verbundene Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. AktG dürfen als eigene Mandanten geführt werden, soweit der Tarif dies vorsieht.

§ 11 Datenschutz

(1) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser geht diesen AGB im Umfang seiner Regelungen vor.

(2) Der Anbieter setzt Unterauftragnehmer ein; die jeweils aktuelle Liste ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Verarbeitung von Belegdaten einschließlich der automatisierten Erkennung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

(3) Einzelheiten zur Verarbeitung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

§ 12 Gewährleistung

(1) Der Anbieter überlässt die Software in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand und erhält sie während der Vertragslaufzeit in diesem Zustand. Es gilt Mietrecht, soweit nachfolgend nichts Abweichendes vereinbart ist.

(2) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.

(3) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an und unterstützt den Anbieter im Rahmen des Zumutbaren bei der Eingrenzung.

(4) Für den kostenlosen Tarif haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit; § 13 bleibt im Übrigen unberührt.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Für Datenverlust haftet der Anbieter nur bis zu dem Betrag, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung der Daten zu deren Wiederherstellung angefallen wäre.

(4) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde maschinell erzeugte Vorschläge entgegen § 5 Abs. 2 ungeprüft übernommen hat, sowie nicht für steuerliche Folgen der Buchführung des Kunden.

(5) Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 14 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Seiten mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats in Textform gekündigt werden, soweit nichts anderes vereinbart ist.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung zweier aufeinanderfolgender Monatsentgelte in Verzug ist oder wiederholt gegen § 8 verstößt.

(3) Der kostenlose Tarif kann von beiden Seiten jederzeit ohne Einhaltung einer Frist gekündigt werden; § 4 Abs. 4 bleibt unberührt.

§ 15 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

(1) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit jederzeit in den bereitgestellten Formaten exportieren, insbesondere Buchungsdaten und Belegbilder. Ein gesondertes Entgelt fällt hierfür nicht an.

(2) Nach Vertragsende stellt der Anbieter die Daten noch 30 Tage zum Export bereit. Danach löscht er sie, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Der Kunde ist gehalten, den Export rechtzeitig durchzuführen; die Erfüllung seiner eigenen Aufbewahrungspflichten obliegt ihm.

(3) Auf Wunsch unterstützt der Anbieter bei einer darüber hinausgehenden Herausgabe gegen gesonderte Vergütung nach Aufwand.

§ 16 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter kann diese AGB ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage oder Rechtsprechung, an geänderte technische Rahmenbedingungen oder zur Einführung zusätzlicher Leistungen erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Änderungen kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die Änderungen als angenommen. Auf die Bedeutung des Schweigens weist der Anbieter in der Ankündigung gesondert hin. Widerspricht der Kunde, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.

§ 17 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Die Aufrechnung steht dem Kunden nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zu.

(4) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.