Digitaler Kassenbon: was ihn gültig macht
Der Bon kommt als PDF im Postfach, als Anhang zur Bestellbestätigung oder als Eintrag in der App des Händlers. An den steuerlichen Anforderungen ändert das nichts. An der Frage, wo der Beleg in acht Jahren liegt, sehr wohl.
Stand: 08. August 2026
Die Form ist frei, die Angaben sind es nicht
Kein Gesetz verlangt für den Kassenbon Papier. Verlangt werden Angaben. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV vier: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem anzuwendenden Steuersatz.
Liegt der Betrag darüber, gelten die vollständigen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Und in beiden Fällen gilt für den Vorsteuerabzug dieselbe Voraussetzung: Der Unternehmer muss eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ob diese Rechnung aus Papier besteht oder aus einer Datei, ist dafür ohne Belang.
Was der Verkäufer schuldet
Setzt der Verkäufer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ein, ist dieses System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Aus derselben Vorschrift folgt die Belegausgabe; welche Angaben der Beleg tragen muss, regelt § 6 KassenSichV. Elektronisch bereitgestellt werden darf er, wenn der Empfänger dem zustimmt.
Die sicherheitsrelevanten Angaben sind die Transaktionsnummer, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls. Für den Bewirtungsbeleg hat das Bundesfinanzministerium ausdrücklich festgehalten, dass diese Angaben auch als QR-Code auf dem Beleg stehen dürfen und dass der Empfänger auf die ordnungsmäßige maschinelle Erstellung vertrauen darf, wenn eine davon vorhanden ist (BMF vom 19.11.2025, Rn. 14).
Was beim digitalen Bon anders läuft als beim Papierbon
- Er kommt elektronisch an und ist deshalb elektronisch aufzubewahren. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1); eine Umwandlung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig.
- Ein PDF-Bon ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Eine Kleinbetragsrechnung darf ohnehin immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 4 UStDV).
- Die bloße Ablage der Datei in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (GoBD Rz. 110). Der Ordner „Belege 2026" auf dem Netzlaufwerk ist genau dieser Fall.
- Wird die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels DV-System vorgenommen, stellt sich die Frage nach längeren Erfassungsfristen nicht mehr — dann ist allerdings auch eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig (GoBD Rz. 52).
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt nicht: Den Bon im Kundenkonto des Händlers liegen lassen und sich auf den Link verlassen. Die Aufbewahrungspflicht trifft Sie (§ 147 AO), nicht den Händler — und niemand garantiert Ihnen, dass das Konto in acht Jahren noch existiert.
Trägt nicht: Die Datei ausdrucken und danach löschen. Der Beleg ist im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131). Der Ausdruck darf zusätzlich in den Ordner, er ersetzt die Datei nicht.
Trägt nicht: Die Angaben abtippen und den Bon verwerfen. Die Buchung braucht den Beleg, nicht nur seine Zahlen — die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung (GoBD Rz. 61).
Trägt: Den Bon beim Eingang in die Belegablage übernehmen und mit dem Buchungsdatensatz verknüpfen. Die Kontierung darf beim elektronischen Beleg durch Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (GoBD Rz. 64).
Werte und Fundstellen
| Gegenstand | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben | bis 250 Euro brutto | § 33 UStDV |
| Aufbewahrung empfangener Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Aufbewahrung von Buchungsbelegen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen | innerhalb von 10 Tagen | GoBD Rz. 47 |
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
Der praktische Fehler: der Beleg gehört der App
Digitale Bons entstehen heute meist im System des Verkäufers — in einem Kundenkonto, einer Kundenkarten-App oder einem Bezahldienst. Solange der Beleg dort liegt, entscheidet ein Dritter über Verfügbarkeit, Format und Löschung. Für die Aufbewahrungspflicht ist das die falsche Zuständigkeit.
Die Konsequenz ist unspektakulär: Wer einen digitalen Bon bekommt, holt ihn am selben Tag heraus und legt ihn dort ab, wo auch die übrigen Belege liegen. Das ist derselbe Handgriff wie das Fotografieren eines Papierbons, nur ohne Kamera — und er erspart die Suche in einem Konto, dessen Zugangsdaten inzwischen jemand anderes hat.
Für die Buchung zählt danach dieselbe Anforderung wie bei jedem anderen Beleg: Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen, progressiv vom Beleg bis zur Steuererklärung und retrograd zurück (GoBD Rz. 32, 33).
Ein digitaler Bon löst das Thermopapierproblem und schafft ein neues: Papier verblasst sichtbar, eine Datei verschwindet unbemerkt. Prüfen Sie deshalb einmal, welche Ihrer Belege heute nur in einem fremden Kundenkonto existieren.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto und Übermittlung als sonstige Rechnung
- § 14 Abs. 1 Satz 3 und 4, Abs. 4 UStG — E-Rechnung, sonstige Rechnung, Pflichtangaben
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und § 6 KassenSichV — Absicherung des Kassensystems und Anforderungen an den Beleg
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 52, 61, 64, 110, 131, 135 — Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Belegfunktion, Unveränderbarkeit, Empfangsformat
- § 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO sowie § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Aufbewahrungsfristen und Fristbeginn
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist ein digitaler Kassenbon steuerlich gültig?
- Ja. Weder § 33 UStDV noch § 14 Abs. 4 UStG verlangen Papier. Entscheidend sind die Angaben auf dem Beleg und die ordnungsmäßige Aufbewahrung. Setzt der Verkäufer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ein, kommen die Anforderungen aus § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 und § 6 KassenSichV hinzu.
- Muss ich den digitalen Bon ausdrucken?
- Nein — und der Ausdruck allein genügt auch nicht. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1). Ein Ausdruck kann zusätzlich abgelegt werden, ersetzt die Datei aber nicht.
- Reicht ein Screenshot vom Bildschirm?
- Der Screenshot ist eine Umwandlung des empfangenen Belegs und unterliegt damit den Voraussetzungen der GoBD Rz. 135. Liegt der Bon als PDF vor, sichern Sie das PDF. Existiert er nur als Ansicht in einer App, ist der Screenshot die einzige verfügbare Wiedergabe — dann gehört diese Situation in Ihre Verfahrensdokumentation, und die Wiedergabe muss vollständig und lesbar sein.
- Ist ein PDF-Bon eine E-Rechnung?
- Nein. Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG); ein PDF ist eine sonstige Rechnung (Satz 4). Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gilt zusätzlich, dass sie immer als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen (§ 33 Satz 4 UStDV).
- Wie lange muss ich digitale Kassenbons aufbewahren?
- Als Buchungsbeleg acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), als empfangene Rechnung ebenfalls acht Jahre (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 4, Abs. 3 Satz 5 AO).
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