Der Monat geht fertig
an die Kanzlei.
Freigegebenes schreibt sich fest, der Lauf übergibt Buchungen und Belege in einem Zug — zum eingestellten Termin, ohne zweite Schicht.
- Basic ist dauerhaft kostenlos — im Checkout werden keine Zahlungsdaten verlangt.
- Mit DATEV-Verbindung direkt, ohne sie als Buchungsstapel mit Belegarchiv.
- Exportiert wird nur Festgeschriebenes — dreifach gesperrt, mit Prüfsumme je Lauf.
Der Kontenrahmen mit Ihren Sachkonten — archiviert statt gelöscht, damit alte Buchungen ihr Konto behalten.
Sortieren, nachfassen, exportieren, erinnern
Das war bisher die zweite Schicht am Monatsende. Und am Ende ging trotzdem ein Stapel raus, bei dem die Kanzlei nachfragen musste — weil ein Beleg fehlte oder eine Buchung ohne ihn kam.
Heute Am Monatsende wird sortiert, exportiert, gezippt und gemailt — und dann kommen die Rückfragen der Kanzlei.
Mit Benvero Zum eingestellten Termin läuft der Export von selbst: Buchungsstapel und Belege in einem Zug, mit Prüfsumme archiviert.
Heute Welcher Beleg gehört zu welcher Buchung? Das beantwortet die Kanzlei, indem sie den Pendelordner aufschlägt.
Mit Benvero Jede Buchung, zu der ein Beleg gehört, trägt den Verweis auf genau dieses Belegbild — im Stapel und im Belegarchiv dieselbe Kennung.
Heute Ein halbfertiger Monat geht raus, weil jemand den Termin halten musste.
Mit Benvero Exportiert wird ausschließlich Festgeschriebenes. Was noch hängt, steht in der Zusammenfassung — nicht im Stapel.
Heute Ob eine Buchung nachträglich geändert wurde, weiß man erst, wenn jemand danach sucht.
Mit Benvero Festgeschrieben heißt unveränderlich, auf drei Ebenen. Eine Korrektur läuft als Stornierung mit Begründung und bleibt sichtbar.
Heute Die Betriebsprüfung verlangt einen Datenträger — und die Zusammenstellung kostet zwei Tage.
Mit Benvero Sie ziehen ihn für den verlangten Zeitraum selbst: Buchungen, Belege, Stammdaten und Änderungsprotokoll in einem Archiv, mit Datensatzbeschreibung.
Einmal einrichten, danach hält sich der Termin selbst
Vier Schritte, von denen nur der erste Arbeit macht.
Kontenrahmen einrichten
Eine SKR03- oder SKR04-Vorlage mit den gängigen Konten liegt bereit; Ihren vollständigen Kontenrahmen bringen Sie per Datei-Import mit Vorschau mit. Dazu Umsatzsteuersätze, Kostenstellen und Kostenträger — einmal, nicht je Beleg.
Festschreiben
Freigegebene Auslagen und geschlossene Kartenabrechnungen schreiben sich samt Belegen im selben Zug fest. Danach sind Ändern und Löschen technisch gesperrt — in der Anwendung, in der Datenbank und über eine verkettete Versiegelung.
Übergeben
Der Lauf schreibt den Buchungsstapel und legt ihn mit Prüfsumme ins Archiv. Steht die DATEV-Verbindung, gehen Belegbilder und Buchungen zusätzlich direkt an DATEV Unternehmen online; ohne Verbindung laden Sie beides herunter.
Nachhalten
Nach dem Automatik-Lauf geht eine Zusammenfassung an Ihre Administratoren: was übergeben wurde — und was noch hängt, von Belegen ohne Sichtprüfung bis zu Auslagen, die seit über einer Woche auf Freigabe warten.
Die Kanzlei-Übergabe ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen.
Jeder Lauf bleibt nachweisbar
Zeitraum, Anzahl der Belege, Anzahl der Buchungen, Stand der DATEV-Verbindung — jeder Lauf steht mit seinen Zahlen da. Die erzeugte Datei bleibt mit Prüfsumme im Archiv und wird wöchentlich dagegen geprüft.
Misslingt eine Übertragung, steht am Lauf, wann sie versucht wurde und woran sie gescheitert ist. Der Buchungsstapel ist trotzdem geschrieben — Sie verlieren keinen Monat, weil eine Verbindung hakte.
Den Datenträger ziehen Sie selbst
Wenn die Prüfung einen Zeitraum verlangt, geben Sie ihn ein und bekommen ein Archiv: Buchungen, Belege, Stammdaten und das Änderungsprotokoll, dazu die Datensatzbeschreibung für die Prüfsoftware.
Das ist der Unterschied zwischen „wir stellen das zusammen" und „hier ist es". Niemand muss dafür Ordner öffnen, und niemand muss sich erinnern, wo der Beleg von Mai lag.
Was im Datenträger liegt
- Buchungen
- Stapel des Zeitraums
- Belege
- Bilddateien mit Verzeichnis
- Stammdaten
- Konten, Sätze, Dimensionen
- Protokoll
- jede Änderung mit Zeitpunkt
- Beschreibung
- für die Prüfsoftware
Zusammengestellt für den Zeitraum, den die Prüfung verlangt — samt Datensatzbeschreibung.
Drei Rollen, ein Monatsabschluss — und niemand fasst ihn zweimal an.
Der Termin hält sich von selbst
- Täglich, wöchentlich montags oder monatlich am Ersten für den Vormonat — der Lauf startet um sechs Uhr, ohne dass jemand daran denkt.
- Jeder Lauf ist mit Prüfsumme archiviert; am Lauf steht jeder Übertragungsversuch mit Zeitpunkt, Status und Fehler.
- Benvero warnt bei unbaren Geschäftsvorfällen, die länger als zehn Tage unerfasst sind, und bei Belegen, die über den Folgemonat hinaus nicht festgeschrieben wurden.
- Ein Exportlauf umfasst höchstens ein Jahr — mehr wäre keine Übergabe, sondern eine Umzugskiste.
Ein Stapel, der nichts nachfordert
- Buchungsstapel mit Beleglink statt Pendelordner — jede Buchung mit Beleg verweist auf genau dieses Belegbild.
- Mit DATEV Unternehmen online geht beides direkt hinüber; die Freigabe gilt zwei Jahre gleitend, eine Anmeldung genügt.
- Ohne DATEV-Zugang: Buchungsstapel als Datei und Belege als Archiv mit Belegverzeichnis, im Kernlayout oder im vollständigen Spaltenlayout.
- Die Sachkontenlänge steht im Kopf des Stapels und wird beim Abgleich mit DATEV automatisch übernommen.
Die Prüfung ist vorbereitet, bevor sie kommt
- Den Datenträger für die Betriebsprüfung ziehen Sie selbst — Buchungen, Belege, Stammdaten und Änderungsprotokoll in einem Archiv, mit Datensatzbeschreibung.
- Nichts wird hart gelöscht: Belege wandern in den Papierkorb, Konten werden archiviert statt entfernt.
- Jede Änderung an einem gelesenen Wert steht mit Vorher und Nachher im Protokoll.
- Zehn Jahre Aufbewahrung, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, technisch gegen vorzeitiges Löschen gesperrt.
Was Benvero nicht tut
Wir sind neu und haben keine Kundenlogos, die wir Ihnen zeigen könnten. Was wir stattdessen anbieten: die Grenzen des Produkts, bevor Sie sie selbst finden.
- Die direkte DATEV-Übergabe hängt an einer Verbindung.
- Ohne freigegebenen Zugang entsteht der Buchungsstapel als Datei und die Belege als Archiv — vollwertig, aber Sie laden es herunter und geben es weiter. Mit Zugang geht derselbe Stand zusätzlich direkt hinüber.
- Die mitgelieferten Kontenrahmen sind eine Auswahl, kein vollständiger SKR.
- SKR03 und SKR04 liegen als kuratierte Vorlage mit den gängigen Konten bereit. Ihren vollständigen Kontenrahmen bringen Sie per Datei-Import mit — mit Vorschau, bevor etwas angelegt wird.
- Es gibt keine ERP-Anbindung von der Stange.
- Für Buchhaltung und Kanzlei gibt es den Export. Wer Buchungen in ein eigenes System spielen will, bekommt Webhooks und die Programmierschnittstelle — das ist Integrationsarbeit auf Ihrer Seite, kein Schalter.
- Ein Export ersetzt keine Buchhaltung.
- Benvero erzeugt Buchungsvorschläge aus Ihren Kontierungen und übergibt sie. Was daraus wird, entscheidet Ihre Buchhaltung oder Ihre Kanzlei — Benvero bucht nicht für Sie und berät steuerlich nicht.
- Es gibt keine GoBD-Zertifizierung.
- Die gibt es für Software auch gar nicht. Was es gibt: dreifach gesperrte Festschreibung, Prüfsummenkette, wöchentliche Integritätsprüfung und ein Protokoll über jede Änderung.
Was Finanzabteilung und Kanzlei als Erstes fragen
- Wir arbeiten mit DATEV. Was genau bekommt unsere Kanzlei?
- Einen Buchungsstapel und die dazugehörigen Belegbilder. Nutzt Ihre Kanzlei DATEV Unternehmen online, geben Sie die Verbindung einmal frei — danach geht beides ohne erneute Anmeldung dorthin, die Freigabe gilt zwei Jahre gleitend und verlängert sich mit jeder Übertragung. Ohne diese Verbindung laden Sie den Buchungsstapel als Datei und die Belege als Archiv mit Belegverzeichnis herunter.
- Unsere Kanzlei arbeitet nicht mit DATEV.
- Dann nehmen Sie den Datei-Weg. Den Buchungsstapel gibt es im schlanken Kernlayout mit 18 Spalten oder im vollständigen Spaltenlayout mit 40; die Sachkontenlänge steht im Kopf der Datei. Die Belege kommen als Archiv mit Belegverzeichnis, und jede Buchung mit Beleg trägt dieselbe Kennung wie ihr Belegbild.
- Wann läuft der Export?
- Wie Sie es einstellen: täglich, wöchentlich montags oder monatlich am Ersten für den Vormonat, jeweils um sechs Uhr in Berliner Zeit. Sie können jederzeit auch einen Lauf von Hand starten. Ein einzelner Lauf umfasst höchstens ein Jahr.
- Was passiert, wenn ein Monat noch nicht fertig ist?
- Dann geht er nicht raus. Exportiert wird ausschließlich Festgeschriebenes — ein halbfertiger Beleg verlässt das System nicht. Was ihn aufhält, steht in der Zusammenfassung, die nach dem Lauf an Ihre Administratoren geht: Belege in der Erkennung, die seit über einem Tag hängen, Auslagen, die seit über einer Woche auf Freigabe warten, Belege ohne Sichtprüfung.
- Was heißt „festgeschrieben" technisch?
- Dass Ändern und Löschen auf drei Ebenen gesperrt sind: in der Anwendung, in der Datenbank und über eine verkettete Versiegelung, die wöchentlich nachgeprüft wird. Eine Korrektur läuft danach als Stornierung mit Begründung und bleibt sichtbar. „GoBD-zertifiziert" gibt es für Software nicht und behaupten wir deshalb auch nicht.
- Was ist, wenn die Betriebsprüfung kommt?
- Dann ziehen Sie den Datenträger für den verlangten Zeitraum selbst: Buchungen, Belege, Stammdaten und das Änderungsprotokoll in einem Archiv, mit Datensatzbeschreibung für die Prüfsoftware. Sie müssen nichts zusammenstellen und niemanden darum bitten.
- Wie kommt unser Kontenrahmen hinein?
- Per Datei-Import mit Vorschau: Sie sehen, was angelegt und was geändert würde, bevor Sie bestätigen. Für den schnellen Start liegen SKR03 und SKR04 als Vorlage mit den gängigen Konten bereit — das ist eine kuratierte Auswahl, kein vollständiger Kontenrahmen. Archiviert wird statt gelöscht, damit alte Buchungen ihr Konto behalten.
- Bucht Benvero für uns?
- Nein. Benvero erzeugt aus Ihren Kontierungen Buchungsvorschläge und übergibt sie mit den Belegen. Gebucht wird in Ihrem Buchhaltungssystem oder in Ihrer Kanzlei. Steuerliche Beratung leisten wir nicht und geben das an jeder Stelle an, an der es darauf ankommt.
- Was kostet das?
- Die Buchhaltungs-Übergabe ist in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen. Bezahlt wird nur das Kontingent an Belegen, die die Erkennung liest — gezählt je Dokument, nicht je Seite. Ab Starter sind Nutzende unbegrenzt; Basic ist ein Ein-Personen-Tarif. Ein reiner Prüferzugang für die Kanzlei zählt in keinem Tarif mit.
Der nächste Monatsabschluss kommt bestimmt.
Konto anlegen, Kontenrahmen laden, den ersten Lauf starten. Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Mindestlaufzeit.