Lieferschein: Zweck, Pflichtangaben, Aufbewahrung
Der Lieferschein ist das Dokument, nach dem am häufigsten mit der falschen Erwartung gesucht wird: Eine gesetzliche Liste von Pflichtangaben gibt es für ihn nicht. Was es gibt, ist eine Funktion — und die entscheidet über Frist und Beweiswert.
Stand: 08. August 2026
Wozu er da ist
Der Lieferschein begleitet die Ware und hält fest, was wann bei wem angekommen ist. Steuerlich ist er zunächst ein Handels- oder Geschäftsbrief beziehungsweise eine sonstige Unterlage im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 oder 5 AO — eine Unterlage also, die den Vorgang begleitet, ohne ihn zu buchen.
Eine Rechnung ist er nicht. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Lieferschein trägt weder Steuernummer noch fortlaufende Rechnungsnummer, und auch ein aufgedruckter Preis macht ihn nicht zu einer Rechnung.
Pflichtangaben: die ehrliche Antwort
Für die Rechnung zählt § 14 Abs. 4 UStG zehn Angaben auf, für die Kleinbetragsrechnung § 33 UStDV vier. Für den Lieferschein zählt keine Norm etwas auf. Wer im Netz eine „Liste der gesetzlichen Pflichtangaben für Lieferscheine" findet, liest Kaufmannspraxis, nicht Gesetzestext.
Der Maßstab ist stattdessen die Belegfunktion. Die GoBD formulieren sie in einem Satz, der für jedes Dokument gilt, auf dem später gebucht wird: „Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (Rz. 61). Ein Lieferschein muss also das leisten, wofür er in Ihrem Ablauf gebraucht wird — und das ist bei einem Handwerksbetrieb etwas anderes als bei einem Großhändler mit Teillieferungen.
In der Praxis üblich
- Name und Anschrift von Absender und Empfänger, dazu die Lieferanschrift, wenn sie abweicht.
- Lieferscheinnummer und Lieferdatum.
- Die Bestell- oder Auftragsnummer des Empfängers — die Angabe, über die er später Lieferung, Rechnung und Buchung zusammenführt.
- Menge, Art und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände, in derselben Formulierung, die später in der Rechnung steht.
- Teillieferungen und Rückstände, ausdrücklich benannt statt stillschweigend weggelassen.
- Empfangsbestätigung mit Datum.
Diese Aufzählung ist kaufmännische Übung, keine Norm. Sie ist ein brauchbarer Maßstab — verbindlich wird sie erst durch Ihren Vertrag, Ihre Branchenusancen oder die Vorgaben Ihres Warenwirtschaftssystems.
Wann aus dem Lieferschein ein Buchungsbeleg wird
Die GoBD beschreiben den Übergang genau: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (Rz. 63). Beim elektronischen Beleg genügt dafür die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64).
Ab diesem Moment ändert sich die Frist. Als Handels- oder Geschäftsbrief ist der Lieferschein sechs Jahre aufzubewahren, als Buchungsbeleg acht (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, endet die Frist nach § 147 Abs. 3 AO bereits mit dem Erhalt der Rechnung — bei abgesandten Lieferscheinen mit dem Versand der Rechnung.
Diese Erleichterung klingt nach Entlastung und ist in Wahrheit eine Einzelfallprüfung je Dokument. Enthält der Lieferschein Angaben, die für die Buchung erheblich sind und in der Rechnung nicht stehen — etwa den tatsächlichen Lieferzeitpunkt oder eine abweichende Menge —, trägt er die Belegfunktion und bleibt.
Funktion und Frist
| Fall | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Lieferschein ohne Belegfunktion, empfangen | bis zum Erhalt der Rechnung | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferschein ohne Belegfunktion, abgesandt | bis zum Versand der Rechnung | § 147 Abs. 3 AO |
| Lieferschein als Handels- oder Geschäftsbrief | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Lieferschein mit Kontierungsvermerk und Verbuchung | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Zugehörige Rechnung | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt nicht: Den Lieferschein als Rechnungsersatz behandeln. Für den Vorsteuerabzug ist eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erforderlich (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt nicht: Lieferscheine pauschal nach Rechnungseingang entsorgen. Die Erleichterung des § 147 Abs. 3 AO gilt nur für Lieferscheine ohne Belegfunktion — und ob einer sie hat, entscheidet sich am Einzelfall.
Trägt nicht: Auch bei abgelaufener Regelfrist löschen, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Trägt: Papier-Lieferscheine nach der bildlichen Erfassung vernichten, soweit sie nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140) — mit Organisationsanweisung (Rz. 136) und ohne weitere Bearbeitung auf dem Papier (Rz. 139).
Trägt: Den Lieferschein elektronisch empfangen und elektronisch aufbewahren. Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 1, Abs. 3 und Abs. 4 AO — Unterlagenkategorien, Fristen, Ablaufhemmung und die Sonderregel für Lieferscheine ohne Belegfunktion
- § 14 Abs. 4 UStG und § 33 UStDV — Pflichtangaben, die für die Rechnung gelten und für den Lieferschein gerade nicht
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre für empfangene Rechnungen und Rechnungsdoppel
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 131, 136, 139, 140 — Empfangsformat, Organisationsanweisung, Medienbruch, Vernichtung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Welche Pflichtangaben muss ein Lieferschein enthalten?
- Eine abschließende gesetzliche Aufzählung existiert nicht — anders als bei der Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) und der Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Üblich sind Absender und Empfänger, Lieferscheinnummer und -datum, die Bestellnummer des Empfängers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware sowie die Empfangsbestätigung.
- Ist ein Lieferschein eine Rechnung?
- Nein. Er weist die Lieferung nach, nicht das Entgelt und nicht die Umsatzsteuer in der Form, die §§ 14, 14a UStG verlangen. Der Vorsteuerabzug setzt den Besitz einer solchen Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
- Muss ich überhaupt einen Lieferschein ausstellen?
- Eine allgemeine steuerliche Pflicht dazu gibt es nicht. Ob ein Lieferschein geschuldet wird, ergibt sich aus dem Vertrag, der Branchenübung oder den Vorgaben Ihres Kunden. Wird er ausgestellt, gelten für ihn die allgemeinen Aufbewahrungsregeln des § 147 AO.
- Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
- Als Handels- oder Geschäftsbrief sechs Jahre, als Buchungsbeleg acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Trägt der Lieferschein keine Belegfunktion, endet die Frist bereits mit dem Erhalt beziehungsweise dem Versand der zugehörigen Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO).
- Reicht ein digitaler Lieferschein?
- Ja. Für die Form macht das Steuerrecht keine Vorgabe. Kommt er elektronisch an, ist er in dem Format aufzubewahren, in dem er empfangen wurde (GoBD Rz. 131 Satz 1), und mit dem Vorgang zu verknüpfen — ein eindeutiger Index oder ein Barcode genügt (Rz. 64).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Lieferschein-Vorlage: die Felder, die tragenKein Gesetz schreibt Felder vor. Welche Angaben die spätere Zuordnung tragen, welche Nummer die wichtigste ist und was besser nicht draufsteht.
- Reicht der Kontoauszug als Beleg?Kurz: nein. Der Auszug beweist die Zahlung, nicht die Leistung. Wo er trotzdem trägt, was ihn ergänzen muss und was mit der Vorsteuer passiert.
- Was ist ein Beleg — und was macht ihn zum Buchungsbeleg?Ein Beleg ist keine Dokumentenart, sondern eine Funktion. Woran sich Beleg, Rechnung und Buchungsbeleg unterscheiden — und was daran hängt.