Einen Beleg korrigieren, ohne die Spur zu verwischen
Ein falscher Betrag im Feld ist kein Drama. Ein falscher Betrag, der stillschweigend durch den richtigen ersetzt wird, ist einer. Der Unterschied zwischen beiden ist ein Protokolleintrag — und die Frage, was überhaupt korrigiert wird: das Dokument oder Ihre Erfassung davon.
Stand: 08. August 2026
Zuerst: Was ist eigentlich falsch?
Bevor irgendetwas geändert wird, gehört die Frage beantwortet, wo der Fehler sitzt. Vier Fälle sehen im Alltag gleich aus und verlangen völlig verschiedene Wege.
Fall eins: Das Dokument ist richtig, Ihre Erfassung ist falsch. Jemand hat sich vertippt oder die Texterkennung hat einen Wert danebengelegt. Das korrigieren Sie selbst — protokolliert.
Fall zwei: Das Dokument selbst ist fehlerhaft. Ein falscher Steuersatz, ein fehlender Pflichtbestandteil, ein falscher Leistungsempfänger. Das können Sie nicht korrigieren. Das muss der Aussteller tun.
Fall drei: Der Beleg ist richtig, aber die Kontierung stimmt nicht. Das ist eine Buchungsfrage, keine Belegfrage.
Fall vier: Es wurde das falsche Dokument hochgeladen. Dann ist nichts zu korrigieren — der falsche Beleg wird als solcher kenntlich gemacht, der richtige kommt hinzu.
Die Regel, die für alle vier gilt
§ 146 Abs. 4 AO ist knapp: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die GoBD führen das aus. Rz. 108 verlangt, dass das Verfahren gewährleistet, dass einmal eingeführte Informationen „nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können".
Rz. 111 sagt, wie Änderungen dann auszusehen haben: so, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben. Und der Satz, den Systeme gern übersehen: „auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein".
Ab wann das greift, hängt am Zeitpunkt der Belegsicherung. Erfolgt sie unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, ist ab diesem Moment „eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig" (Rz. 52). Es gibt also kein stilles Fenster, in dem man „noch schnell" etwas gerade zieht.
Welcher Fall welchen Weg verlangt
| Fall | Wer korrigiert | Was geschieht | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Erfassungs- oder Erkennungsfehler | Ihr Betrieb | Feld ändern; alter Wert, neuer Wert, Zeitpunkt und Person bleiben im Protokoll | GoBD Rz. 107, 108, 111 |
| Fehlerhafte Eingangsrechnung | Der Rechnungsaussteller | Berichtigtes Dokument anfordern; das ursprüngliche bleibt erhalten und wird verknüpft | § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG |
| Falsche Kontierung | Ihr Betrieb | Korrektur- oder Stornobuchung, rückbeziehbar auf die ursprüngliche Buchung | GoBD Rz. 63, 64 |
| Falsches Dokument erfasst | Ihr Betrieb | Fehlerfassung kenntlich machen, richtiges Dokument ergänzen; nichts wird hart gelöscht | GoBD Rz. 108 |
| Volltext aus der Texterkennung fehlerhaft | Ihr Betrieb | Verifizieren und korrigieren; das korrigierte Ergebnis ist mit aufzubewahren | GoBD Rz. 130, 131 |
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt: Erfasste Felder ändern, solange alter Wert, neuer Wert, Zeitpunkt und verantwortliche Person nachvollziehbar bleiben (Rz. 111).
Trägt: Ein Erkennungsergebnis korrigieren. Die GoBD setzen Verifikation und Korrektur sogar voraus, bevor der gewonnene Volltext aufbewahrungsfähig ist (Rz. 130).
Trägt nicht: Das Belegabbild austauschen. Das Dokument ist der Nachweis des Vorgangs; ein ersetztes Abbild ist ein verlorener Nachweis.
Trägt nicht: Einen fehlerhaften Beleg löschen und neu anlegen. Das unterdrückt eine einmal eingeführte Information (Rz. 108) und reißt die Verknüpfung zur Buchung auf.
Trägt nicht: Auf dem Papier nachbessern, nachdem gescannt wurde. Nach der Erfassung darf nur noch mit dem elektronischen Dokument gearbeitet werden; das Papier ist dem Bearbeitungsgang zu entziehen (Rz. 139).
Die Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung ist der streitanfälligste Punkt in diesem Thema. Der EuGH hat in Senatex (C-518/14) und Barlis 06 (C-516/14), beide Urteile vom 15. September 2016, entschieden, dass der Vorsteuerabzug nicht allein wegen formeller Rechnungsmängel versagt werden darf, wenn die materiellen Voraussetzungen vorliegen; der BFH hat mit Urteil vom 20. Oktober 2016 (V R 26/15) nachgezogen. Der deutsche Gesetzgeber hat gegengesteuert: Nach § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG ist die Berichtigung einer Rechnung um fehlende oder unzutreffende Angaben kein rückwirkendes Ereignis im Sinne von § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und § 233a Abs. 2a AO. Behandeln Sie das als offene Frage für Ihre Kanzlei, nicht als Entwarnung.
Vor und nach der Festschreibung
Der praktische Einschnitt liegt dort, wo ein Stand fixiert wird. Davor ist eine Korrektur eine protokollierte Feldänderung. Danach ist sie ein eigener Vorgang: eine Korrektur- oder Stornobuchung, die auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein muss (Rz. 63, 64) — nicht das Zurückdrehen der alten.
Deshalb lohnt es sich, die Prüfung vor die Festschreibung zu ziehen und nicht danach. Der Aufwand ist derselbe Blick auf dieselben Felder; der Unterschied liegt darin, wie viele Spuren er hinterlässt und wie viele Rückfragen die Kanzlei später stellt.
Was die Festschreibung nicht ändert: Buchungsrelevante Unterlagen werden nicht hart gelöscht. Ein Beleg, der sich als Dublette herausstellt, wird als Dublette markiert und bleibt — mit dem Vermerk, warum er nicht gebucht wurde. Das ist keine Formalie, sondern der einzige Weg, die Vollständigkeit später zu belegen.
Der Fehler, den alle machen
Er heißt „ich lege den Beleg einfach neu an". Der ursprüngliche verschwindet, der neue trägt die richtigen Werte, und für einen Moment sieht alles sauber aus. In der Prüfung ist es der Gegenteil von sauber: Die Ablage im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (Rz. 110) — wo Neuanlage statt Korrektur die Praxis ist, fehlen genau diese Maßnahmen.
Der zweite verbreitete Fehler ist die Sammelkorrektur zum Monatsende. Zehn Belege werden auf einmal gerade gezogen, mit einem Kommentar für alle zehn. Nachvollziehbar ist danach, dass etwas geändert wurde, aber nicht warum bei welchem. Ein Änderungsgrund je Vorgang kostet zwei Sätze und erspart die Rekonstruktion.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146 Abs. 4 AO — Verbot von Änderungen, die den ursprünglichen Inhalt verdecken
- GoBD Rz. 107, 108, 110, 111 — Unveränderbarkeit, zulässige Mittel, Änderungshistorie
- GoBD Rz. 52 — unmittelbare Belegsicherung und Ende unprotokollierter Änderungen
- GoBD Rz. 63, 64, 139 — Rückbeziehbarkeit von Korrekturbuchungen, Verbot der Weiterbearbeitung auf Papier
- § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG — Rechnungsberichtigung ist kein rückwirkendes Ereignis
- EuGH, Urteile vom 15.09.2016 — Senatex C-518/14 und Barlis 06 C-516/14; BFH, Urteil vom 20.10.2016 – V R 26/15
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Dürfen wir einen erfassten Betrag einfach überschreiben?
- Nur, wenn der ursprüngliche Wert feststellbar bleibt. § 146 Abs. 4 AO verbietet Änderungen, nach denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; Rz. 111 verlangt, dass ursprünglicher Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben. Technisch heißt das Historisierung oder Versionierung, nicht Überschreiben.
- Was tun, wenn die Eingangsrechnung selbst fehlerhaft ist?
- Ein berichtigtes Dokument beim Aussteller anfordern. Sie können eine fremde Rechnung nicht ändern — handschriftliche Ergänzungen sind keine Berichtigung. Das ursprüngliche Dokument bleibt aufbewahrungspflichtig und wird mit dem berichtigten verknüpft, damit der Vorgang in beide Richtungen verfolgbar bleibt (Rz. 32, 33).
- Muss jede Korrektur einen Grund tragen?
- Die GoBD schreiben kein Kommentarfeld vor. Sie verlangen aber Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten (Rz. 32, 33, 151). Ein Änderungsgrund ist das kürzeste Mittel, diese Anforderung zu erfüllen — ohne ihn muss man aus alten und neuen Werten raten.
- Darf eine Änderungshistorie später bereinigt werden?
- Nein. Rz. 111 stellt ausdrücklich klar, dass auch eine Änderungshistorie nicht nachträglich veränderbar sein darf. Eine Historie, die sich aufräumen lässt, ist keine.
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