Der QR-Code auf dem Kassenbon: was er beweist
Auf vielen Kassenbons steht seit einigen Jahren ein Quadrat aus schwarzen Punkten. Es ist kein Werbecode. Es ist die maschinenlesbare Fassung genau der Angaben, an denen für den Belegempfänger der Vertrauensschutz hängt.
Stand: 08. August 2026
Woher der Code kommt
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion erfasst, muss dieses System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen (§ 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Welche Angaben der ausgegebene Beleg tragen muss, regelt § 6 KassenSichV.
Ein Teil dieser Angaben ist für den Menschen wenig aussagekräftig und für die Maschine sehr: lange Nummern, die den einzelnen Vorgang und das eingesetzte Sicherheitsmodul identifizieren. Deshalb dürfen sie als QR-Code auf dem Beleg stehen. Das Bundesfinanzministerium hat das für die Bewirtung ausdrücklich festgehalten (BMF vom 19.11.2025, Rn. 14).
Die drei Angaben, auf die es ankommt
- Die Transaktionsnummer — sie bezeichnet den einzelnen Vorgang an der Kasse.
- Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems.
- Die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.
- Trägt der Beleg eine dieser Angaben — im Klartext oder als QR-Code —, darf der Belegempfänger auf die ordnungsmäßige maschinelle Erstellung vertrauen (BMF vom 19.11.2025, Rn. 14).
Was der Code beweist und was nicht
Trägt: Er trägt den Vertrauensschutz. Sie müssen nicht prüfen, ob die Kasse des Betriebs korrekt angemeldet und konfiguriert ist — geprüft wird der Beleg, nicht die Kasse (BMF vom 19.11.2025, Rn. 14).
Trägt: Er macht einen Ausfall der Sicherheitseinrichtung erkennbar. Ist der Ausfall auf dem Beleg erkennbar, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine sonstige eindeutige Kennzeichnung, ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig (AEAO zu § 146a; BMF vom 19.11.2025, Rn. 15).
Trägt nicht: Er ersetzt die Rechnungsangaben nicht. Die vier Angaben des § 33 UStDV — leistender Unternehmer mit Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz — müssen lesbar auf dem Beleg stehen.
Trägt nicht: Er sagt nichts über die Richtigkeit des Betrags oder die Qualität der Leistungsbeschreibung. Bei der Bewirtung genügt „Speisen und Getränke" mit einer Gesamtsumme nicht, „Menü 1" oder „Tagesgericht 2" sind nicht zu beanstanden (BMF vom 19.11.2025, Rn. 6).
Trägt nicht: Er ersetzt beim Geschäftsessen nicht den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist der Betriebsausgabenabzug zu versagen (BMF vom 19.11.2025, Rn. 20).
Angabe, Form, Fundstelle
| Angabe | Form | Fundstelle |
|---|---|---|
| Transaktionsnummer | Klartext oder QR-Code | BMF vom 19.11.2025, Rn. 14 |
| Seriennummer des Aufzeichnungssystems | Klartext oder QR-Code | BMF vom 19.11.2025, Rn. 14 |
| Seriennummer des Sicherheitsmoduls | Klartext oder QR-Code | BMF vom 19.11.2025, Rn. 14 |
| Angaben der Kleinbetragsrechnung | lesbar auf dem Beleg | § 33 UStDV |
| Absicherung des Kassensystems | zertifizierte Sicherheitseinrichtung | § 146a Abs. 1 AO, § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV |
| Anforderungen an den Beleg | gesetzlich geregelt | § 6 KassenSichV |
Der Code ist der empfindlichste Teil des Belegs
Ein QR-Code verzeiht weniger als eine Zahlenreihe. Was ein Mensch bei halb verblasster Schrift noch errät, ist bei einem Punktraster verloren. Genau deshalb entscheidet die Erfassung darüber, ob die Angaben in der Prüfung noch da sind.
Die GoBD verlangen, dass das entstandene elektronische Dokument so aufbewahrt wird, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (Rz. 130). Die Erfassung darf ausdrücklich mit den verschiedensten Geräten erfolgen, Smartphones eingeschlossen. Verlangt wird kein bestimmtes Gerät, sondern ein Ergebnis.
Zur dokumentierten Organisationsanweisung gehört deshalb, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler protokolliert werden (GoBD Rz. 136). Ein unscharf fotografierter Code ist ein Erfassungsfehler, kein Schicksal — er lässt sich am selben Tag korrigieren und Wochen später nicht mehr.
Wer selbst ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion betreibt, hat zusätzlich die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO: Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden; ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV — Absicherung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
- § 6 KassenSichV — Anforderungen an den Beleg
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 6, 14, 15 und 20 — Leistungsbeschreibung, Vertrauensschutz, Ausfall, Zuordnung
- AEAO zu § 146a — erkennbarer Ausfall der technischen Sicherheitseinrichtung
- § 146a Abs. 4 AO — Mitteilung elektronischer Aufzeichnungssysteme
- GoBD Rz. 130 und 136 sowie § 33 UStDV — bildliche Übereinstimmung, Qualitätskontrolle, Angaben der Kleinbetragsrechnung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was steht im QR-Code auf dem Kassenbon?
- Die sicherheitsrelevanten Angaben des Vorgangs in maschinenlesbarer Form. Das Bundesfinanzministerium nennt dafür die Transaktionsnummer, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems und die Seriennummer des Sicherheitsmoduls und lässt ausdrücklich zu, dass sie als QR-Code auf dem Beleg stehen (BMF vom 19.11.2025, Rn. 14).
- Ist ein Bon ohne QR-Code ungültig?
- Nein. Der QR-Code ist eine zulässige Darstellungsform, keine Pflichtform. Entscheidend ist, ob die Angaben überhaupt auf dem Beleg stehen — im Klartext genügt es ebenso. Fehlen sie vollständig, obwohl der Betrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt, ist das ein anderes Problem als ein fehlendes Punktraster.
- Muss ich den QR-Code auslesen und prüfen?
- Nein. Der Vertrauensschutz knüpft an das Vorhandensein der Angabe an, nicht an eine Prüfung durch Sie (BMF vom 19.11.2025, Rn. 14). Prüfen müssen Sie den Beleg — ob er maschinell erstellt ist, ob die Leistung beschrieben ist und ob die Angaben lesbar sind.
- Was gilt, wenn die technische Sicherheitseinrichtung ausgefallen war?
- Ist der Ausfall auf dem Beleg erkennbar, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine sonstige eindeutige Kennzeichnung, ist der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig (AEAO zu § 146a; BMF vom 19.11.2025, Rn. 15). Erkennbar heißt: Es steht auf dem Beleg, nicht in der Erinnerung des Kellners.
- Der QR-Code ist beim Fotografieren unscharf geworden — was jetzt?
- Solange das Papier noch vorliegt, erfassen Sie den Beleg neu. Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen (GoBD Rz. 130), und die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit gehört in die Organisationsanweisung (Rz. 136). Ist das Papier bereits vernichtet, bleibt nur die Frage, ob die übrigen Angaben den Nachweis noch tragen — das ist eine Einzelfallfrage für Ihre Kanzlei.
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