Reicht der Kontoauszug als Beleg?
Die Antwort ist kurz und unbequem: Der Kontoauszug beweist, dass Geld geflossen ist. Er beweist nicht, wofür. Über Betriebsausgabe, Vorsteuer und Buchung entscheidet aber die zweite Frage.
Stand: 08. August 2026
Was auf dem Auszug steht und was fehlt
Ein Auszug nennt Empfänger, Betrag, Datum und einen Verwendungszweck. Nicht genannt sind Art und Umfang der Leistung, der anzuwendende Steuersatz und der betriebliche Anlass. Genau diese drei Angaben braucht die Buchung.
Die GoBD formulieren dazu das Belegprinzip: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. […] Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (Rz. 61). Ein Zahlungsvorgang ist kein Ersatz für diesen Beleg, sondern seine andere Hälfte.
Der harte Teil ist die Vorsteuer
Beim Betriebsausgabenabzug gibt es Spielraum: Fehlt der Fremdbeleg, kann ein Eigenbeleg den Vorgang tragen, sofern er den Empfänger genau benennt. § 160 AO erlaubt der Finanzbehörde, den Abzug zu versagen, wenn der Steuerpflichtige dem Verlangen nicht nachkommt, die Gläubiger oder Empfänger genau zu benennen.
Beim Vorsteuerabzug gibt es diesen Spielraum nicht. Seine Ausübung setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Bis 250 Euro brutto genügen dafür vier Angaben (§ 33 UStDV) — auch diese vier trägt ein Kontoauszug nicht.
Was welcher Nachweis leistet
| Nachweis | Betriebsausgabe | Vorsteuer |
|---|---|---|
| Rechnung nach §§ 14, 14a UStG | ja | ja |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto | ja | ja |
| Kontoauszug zusammen mit der Rechnung | ja | ja |
| Eigenbeleg mit benanntem Empfänger | möglich | nein |
| Kontoauszug allein | im Zweifel nein | nein |
Wo der Auszug trägt und wo nicht
Trägt: Als Buchungsbeleg für den Geldabgang selbst, sobald er Kontierungsvermerk und Verbuchung trägt (GoBD Rz. 63). Dann gilt für ihn die Achtjahresfrist des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.
Trägt: Als Nachweis der unbaren Zahlung neben einer Bewirtungsrechnung. Ist die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt, ist der Zahlungsbeleg beizufügen (BMF vom 19.11.2025, Rn. 16).
Trägt nicht: Als Ersatz für die fehlende Rechnung. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61) — und der verschafft keinen Vorsteuerabzug.
Trägt nicht: Als Nachweis des Empfängers, wenn auf dem Auszug nur ein Sammelkonto oder ein Zahlungsdienstleister erscheint. „Diverse" ist kein Empfänger im Sinne des § 160 AO.
Trägt nicht: Als Nachweis des betrieblichen Anlasses. Der Auszug zeigt eine Zahlung, nicht ihren Grund — bei der Bewirtung verlangt das Gesetz dafür einen eigenen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass.
Wenn nur der Auszug da ist
Der erste Griff geht nicht zum Eigenbeleg, sondern zum Aussteller: Eine Zweitschrift derselben Rechnung ist der einzige Weg, der auch die Vorsteuer erhält. Bei Abonnements, Onlinediensten und Werkstätten liegt sie meist im Kundenkonto und ist in wenigen Minuten beschafft.
Erst wenn kein Fremdbeleg zu erlangen ist, folgt der Eigenbeleg. Er muss zeitnah entstehen und den Vorgang so beschreiben, dass er zweifelsfrei nachvollziehbar ist: Datum, Empfänger, Art der Leistung, betrieblicher Anlass, Betrag. Der Auszug wird dabei nicht überflüssig — er ist die Ergänzung, die zeigt, dass die beschriebene Zahlung tatsächlich stattgefunden hat.
Diese beiden Dokumente gehören zusammen abgelegt. Beim elektronischen Beleg darf die Kontierung durch Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (GoBD Rz. 64).
Und in der privaten Steuererklärung?
Die Aufbewahrungspflichten des § 147 AO und die GoBD richten sich an Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige. Wer als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer Werbungskosten erklärt, unterliegt ihnen nicht unmittelbar.
An der Sache ändert das wenig. Auch dort beantwortet der Auszug nur die Zahlungsfrage, während das Finanzamt nach der Leistung und ihrer Veranlassung fragt. Ob eine Zahlungszeile im Einzelfall genügt, entscheidet die Finanzbehörde — planen sollte man nicht damit, sondern mit der Rechnung.
Wird auf dem Auszug gebucht, ist er selbst aufbewahrungspflichtig — und zwar in dem Format, in dem er empfangen wurde (GoBD Rz. 131 Satz 1). Wer ihn elektronisch abruft, ausdruckt und die Datei verwirft, hat den Beleg umgewandelt, ohne die Voraussetzungen dafür zu prüfen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegprinzip, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 131 und 135 — Aufbewahrung im Empfangsformat und Grenzen der Umwandlung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 33 UStDV — vier Angaben bis 250 Euro brutto
- § 160 AO — Benennung der Gläubiger und Empfänger
- § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und Abs. 4 AO sowie BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 16 — Fristen und Zahlungsbeleg bei unbarer Bewirtungszahlung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht der Kontoauszug als Beleg für die Steuererklärung?
- In aller Regel nicht. Er weist die Zahlung nach, nicht die Leistung und nicht den betrieblichen Anlass. Für den Vorsteuerabzug ist zusätzlich eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erforderlich (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Für den Betriebsausgabenabzug kommt es darauf an, ob der Vorgang anderweitig nachgewiesen und der Empfänger benannt ist (§ 160 AO).
- Was ist mit Kontoführungsentgelten und Zinsen?
- Dort ist der Auszug der Beleg des Kreditinstituts selbst und damit ein Fremdbeleg, nicht nur ein Zahlungsnachweis. Ob daraus ein Vorsteuerabzug folgt, ist eine andere Frage: Zahlreiche Bank- und Finanzumsätze sind nach § 4 Nr. 8 UStG steuerfrei, ein Vorsteuerabzug kommt dann von vornherein nicht in Betracht.
- Kann ich den fehlenden Beleg durch einen Eigenbeleg ersetzen?
- Für den Betriebsausgabenabzug kommt das in Betracht: Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD Rz. 61). Der Eigenbeleg ist dort ausdrücklich die Ausnahme, nicht der Regelweg — und er verschafft keinen Vorsteuerabzug.
- Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?
- Dient der Auszug als Grundlage einer Buchung, ist er ein Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres seiner Entstehung (Abs. 4) und läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist (Abs. 3 Satz 5).
- Reicht ein Screenshot aus dem Online-Banking?
- Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1); eine Umwandlung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig. Laden Sie den Auszug deshalb in der Form herunter, in der die Bank ihn bereitstellt, statt ihn abzufotografieren.
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