Eigenbeleg: wann er zählt und wo seine Grenze liegt

Die Regel, aus der sich alles ableitet

Die GoBD formulieren das Fremdbelegprinzip in einem Satz: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden" (GoBD Rz. 61).

Daraus folgen zwei Dinge, die in der Praxis gern durcheinandergeraten. Erstens: Der Eigenbeleg ist zulässig — er ist kein Notbehelf, den man verstecken müsste. Zweitens: Er ist die Ausnahme. Der Satz beginnt mit „Ist kein Fremdbeleg vorhanden", nicht mit „Wahlweise".

Wann ein Eigenbeleg in Betracht kommt

• Der Fremdbeleg ist verloren gegangen — der Kassenbon aus dem Parkhaus, die Quittung aus der Jackentasche.
• Es gab von vornherein keinen Beleg: Trinkgeld, Parkuhr, Münzautomat, private Zuzahlung ohne Quittung.
• Der Beleg ist unleserlich geworden. Thermopapier verblasst; die GoBD verlangen Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
• Eine Entnahme oder Einlage, für die es naturgemäß keinen Dritten gibt, der eine Rechnung schreibt.

Was draufsteht

Hier ist Genauigkeit wichtig, weil im Netz viel als „gesetzliche Pflichtangabe" verkauft wird, was keine ist. Eine abschließende gesetzliche Liste für den allgemeinen Eigenbeleg gibt es nicht. Was es gibt, ist die Belegfunktion aus GoBD Rz. 61–64: Der Beleg muss den Geschäftsvorfall zweifelsfrei nachweisen.

In der Beraterpraxis hat sich daraus ein Satz von Angaben eingebürgert. Er ist üblich und belastbar — aber er steht so in keinem Gesetz und in keinem BMF-Schreiben.

In der Praxis üblich

• Datum des Vorgangs — nicht das Datum, an dem Ihnen das Fehlen auffiel.
• Zahlungsempfänger, so genau wie möglich. § 160 AO erlaubt dem Finanzamt, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn der Empfänger nicht benannt wird.
• Art der Leistung und der betriebliche Anlass, in ganzen Worten. „Bewirtung" ist keine Beschreibung, „Mittagessen mit Herrn Krause, Angebotsgespräch Pumpenwartung" schon.
• Betrag, und ob er brutto oder netto gemeint ist.
• Erstellungsdatum des Eigenbelegs.
• Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung.
• Zuordnung und Kontierung.

Die drei Grenzen, an denen Eigenbelege scheitern

Der Sonderfall, der eigene Regeln hat: die Bewirtung

Für die Bewirtung ist der Eigenbeleg nicht Ausnahme, sondern vorgesehener Regelweg. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033) sagt es wörtlich: „Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben."

Dieses Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021; für Bewirtungen bis zum 31. Dezember 2024 gilt die alte Fassung fort. Bei einer Bewirtung im Bewirtungsbetrieb genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern — die Rechnung ist beizufügen.

Wichtig für alle, die digital arbeiten: Rn. 19–22 erlauben den digitalen Eigenbeleg ausdrücklich, verlangen dafür aber eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, die Aufzeichnung des Zeitpunkts und eine Verknüpfung mit der Bewirtungsrechnung. Der Satz, der darüber entscheidet: „Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen."

Was das für die Ablage bedeutet

Ein Eigenbeleg ist ein buchungsrelevanter Beleg wie jeder andere. Er unterliegt denselben Aufbewahrungsfristen und derselben Unveränderbarkeitspflicht. Wer ihn digital führt, braucht dieselbe Verfahrensdokumentation wie für jeden anderen digitalen Beleg.

Praktisch heißt das: Der Eigenbeleg gehört in dieselbe Ablage wie die Rechnung, nicht in eine Excel-Liste daneben. Und die spätere Korrektur eines Feldes muss nachvollziehbar bleiben — wer den Betrag stillschweigend überschreibt, hat die Belegfunktion beschädigt.

Bis zu welchem Betrag ist ein Eigenbeleg zulässig?

Es gibt keine gesetzliche Betragsgrenze. Verbreitet ist die Faustregel „kleine Beträge", weil bei größeren Summen die Frage naheliegt, warum kein Fremdbeleg zu beschaffen war. Entscheidend ist nicht die Höhe, sondern ob der Vorgang zweifelsfrei nachgewiesen ist und warum ein Fremdbeleg fehlt.

Kann ich die Vorsteuer aus einem Eigenbeleg ziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung. Der Betriebsausgabenabzug kann trotzdem bestehen bleiben.

Muss ein Eigenbeleg unterschrieben sein?

Für den Bewirtungs-Eigenbeleg verlangt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 die Unterschrift ausdrücklich; digital genügt eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, deren Zeitpunkt aufgezeichnet wird. Für den allgemeinen Eigenbeleg gibt es keine gesetzliche Formvorschrift, die Unterschrift ist aber Praxisstandard.

Darf ich einen Eigenbeleg nachträglich erstellen?

Ja — das ist sein Zweck. Er muss aber zeitnah entstehen. Für Bewirtungsaufwendungen hat der BFH die zeitnahe Aufzeichnung ausdrücklich verlangt (III R 96/85). Ein Eigenbeleg, der erst zum Jahresabschluss geschrieben wird, verliert an Überzeugungskraft.

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