Belegscanner: was ein Scan können muss, damit er zählt
Scannen ist keine Frage der Geräteklasse. Die GoBD lassen Smartphone, Multifunktionsgerät und Scan-Straße ausdrücklich nebeneinander zu. Entscheidend ist, was mit dem Bild danach passiert und ob der Ablauf beschrieben ist.
Stand: 07. August 2026
Die Anforderung steht in einem Satz
GoBD Rz. 130 verlangt, das entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, „dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO)". Mehr sagt die Norm zur Bildqualität nicht — sie nennt keine Auflösung und kein Format.
Dieselbe Randziffer erlaubt die Erfassung „mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen)". Wer also unterwegs mit dem Telefon fotografiert, tut nichts Unzulässiges. Die Frage ist nicht das Gerät, sondern die Kontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit.
Wird beim Erfassen per Texterkennung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen (Rz. 130). Der erkannte Text ist damit selbst aufbewahrungspflichtig, nicht nur eine Suchhilfe.
Was ein Scan leisten muss — und was er nicht braucht
Trägt: Bildliche Übereinstimmung mit dem Original, über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar (GoBD Rz. 130, § 147 Abs. 2 AO).
Trägt: Farbe ist erforderlich, „wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben)" (Rz. 137). Ein reiner Schwarzweiß-Scan kann in diesen Fällen Beweiskraft vernichten.
Trägt: Ohne Signatur: „Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich" (Rz. 138). Wer Ihnen eine Signaturpflicht für Belegscans erzählt, zitiert nicht die GoBD.
Trägt nicht: Weiterarbeiten auf Papier. Nach dem Erfassungsvorgang „darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen" (Rz. 139). Ein Vermerk, der nur auf dem Papier steht, fehlt im Archiv.
Trägt nicht: Der Scan als Nebenspur. Erfassen und dann doch nach dem Original entscheiden — das ist genau der Medienbruch, den Rz. 139 ausschließt.
Was die Organisationsanweisung regeln muss (Rz. 136)
- Wer erfassen darf.
- Zu welchem Zeitpunkt erfasst wird — beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung.
- Welches Schriftgut erfasst wird.
- Ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist.
- Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt.
- Wie Fehler protokolliert werden.
Was Sie danach vernichten dürfen — und was nie
GoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung: Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, „soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind". Der Halbsatz nach dem Komma trägt die ganze Ausnahmeliste.
Im Original bleiben unter anderem Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO), Zollunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO sowie notarielle Urkunden und Wertpapiere, deren Beweiskraft an der Urkunde selbst hängt. Werden Belege im Vorsteuervergütungsverfahren gebraucht, erfolgt die Vernichtung frühestens nach Abschluss des Verfahrens.
Rz. 140 verlangt außerdem eine eigene Entscheidung: Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft elektronisch nicht erhalten bleibt, zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden. Oberflächenbeschaffenheit, Wasserzeichen und Zustand der Drucktinte lassen sich am Bild nicht mehr feststellen.
Wie lange das Digitalisat aufzubewahren ist
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Rechnungen, empfangen und ausgestellt | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 UStG |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Zwei Sätze, die den Rest entscheiden: Die Ablage im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (GoBD Rz. 110). Und die Muster-Verfahrensdokumentation der Kammern verlangt, dass in keinem Fall vernichtet wird, bevor alle beschriebenen Schritte einschließlich mindestens eines Backup-Laufs durchlaufen sind — solange ein Beleg noch in einer Warteschlange hängt, gehört das Papier nicht in den Schredder.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 130 — bildliche Übereinstimmung, zulässige Erfassungsgeräte, Aufbewahrung des erkannten Volltextes
- GoBD Rz. 136–139 — Organisationsanweisung, Farbwiedergabe, Verzicht auf Signatur, Verbot der Weiterbearbeitung in Papier
- GoBD Rz. 140, 141 — Vernichtung von Papierdokumenten und ihre Grenzen
- GoBD Rz. 110 — Ablage im Dateisystem erfüllt die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht
- § 147 Abs. 2 und Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Wiedergabe und Aufbewahrungsfristen
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich Belege mit dem Smartphone scannen?
- Ja. GoBD Rz. 130 nennt Smartphones ausdrücklich neben Multifunktionsgeräten und Scan-Straßen. Voraussetzung ist, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt und der Ablauf in der Organisationsanweisung nach Rz. 136 beschrieben ist. Die Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbands in der Version 2.1 vom 27.02.2026 deckt das mobile Scannen mit ab.
- Muss ich in Farbe scannen?
- Nur, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt — genannt sind in Rz. 137 Minusbeträge in roter Schrift sowie Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben. Da sich das beim Erfassen selten sicher beurteilen lässt, ist Farbe die risikoärmere Voreinstellung.
- Brauche ich eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel?
- Für Besteuerungszwecke nicht. Rz. 138 sagt das wörtlich. Was Sie stattdessen brauchen, ist ein beschriebenes Verfahren, eine Kontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und eine Ablage, in der das Dokument nicht unbemerkt verändert werden kann.
- Muss der erkannte Text mit aufbewahrt werden?
- Ja. Wird beim Scannen per Texterkennung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen (Rz. 130). Das gilt auch dann, wenn Sie den Text nur zum Suchen nutzen.
- Ab wann darf das Papier weg?
- Frühestens, wenn der Beleg vollständig erfasst, kontrolliert und gesichert ist und keine Vorschrift die Aufbewahrung im Original verlangt (Rz. 140). Bis dahin ist das Papier der einzige Nachweis. Ob ein einzelnes Dokument unter eine Ausnahme fällt, hängt vom Einzelfall ab und gehört mit der Kanzlei geklärt.
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