Eingangsrechnung: was sie ist und was mit ihr passieren muss
Eine Eingangsrechnung ist im Moment des Empfangs noch kein Buchungsbeleg. Sie wird es durch etwas, das im eigenen Haus geschieht — und ab diesem Punkt laufen Fristen, die niemand von außen setzt.
Stand: 08. August 2026
Der Statuswechsel, den die GoBD beschreiben
Was Ihr Unternehmen empfängt, ist zunächst ein Handels- oder Geschäftsbrief. Die GoBD halten fest, dass ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg wird (Rz. 63). Beim elektronischen Beleg darf die Kontierung durch die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen — ein eindeutiger Index oder ein Barcode genügt (Rz. 64).
Dieser Statuswechsel entscheidet über die Belegfunktion, nicht über die Aufbewahrungsdauer. Wer daraus schließt, eine noch nicht verbuchte Rechnung sei nur sechs Jahre aufzubewahren, irrt: Für Rechnungen gilt unabhängig davon die Achtjahresfrist des § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG.
Die Belegfunktion selbst ist keine Formalie. „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen"; die Belegfunktion „ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (GoBD Rz. 61).
Was der Eingang auslöst
- Aufbewahrungspflicht des Empfängers: acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Nicht ab dem Tag des Empfangs.
- Aufbewahrung grundsätzlich im Inland. Bei vollständiger Fernabfrage, Download und Verwendbarkeit ist die Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig, muss dem Finanzamt aber mitgeteilt werden (§ 14b Abs. 2 UStG).
- Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichert und einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft (§ 14 Abs. 3 UStG).
- Erfassung des unbaren Geschäftsvorfalls in den Grundaufzeichnungen; innerhalb von zehn Tagen hält die Finanzverwaltung das für unbedenklich (GoBD Rz. 47).
- Aufbewahrung im Empfangsformat: Elektronisch empfangene Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1).
- Empfangsbereitschaft für E-Rechnungen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer sie entgegennehmen können; die Zustimmung nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG ist nicht erforderlich, soweit eine Pflicht besteht.
Fristen an der Eingangsrechnung
| Gegenstand | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Aufbewahrung als Rechnung, ab Schluss des Ausstellungsjahres | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Aufbewahrung als Buchungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
| Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Keine kontokorrentmäßige Erfassung nötig bei Begleichung binnen | 8 Tagen | GoBD Rz. 49, R 5.2 Abs. 1 EStR |
Drei Eingangsformate, eine Behandlung
Am Eingang liegen drei verschiedene Dinge, die alle „Rechnung" heißen. Eine E-Rechnung ist „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht" (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ist eine sonstige Rechnung (Satz 4) — ein PDF gehört damit in die zweite Gruppe.
Für die Pflichten des Empfängers macht das weniger Unterschied, als oft angenommen wird. Prüfpflicht, Erfassungsfristen und Aufbewahrungsdauer sind identisch. Unterschiedlich ist nur, was am Ende im Archiv liegen muss: Bei strukturierten Datensätzen genügt die inhaltliche Übereinstimmung, eine bildliche ist abweichend von § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO nicht erforderlich (GoBD Rz. 118 in der Fassung vom 14. Juli 2025).
Was die Belegfunktion trägt — und was sie beschädigt
Trägt: Belegsicherung unmittelbar nach Eingang. Dann „stellt sich die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung/Belegsicherung und längerer Fristen nicht" (GoBD Rz. 52).
Trägt: Die Kontierung elektronisch verknüpfen, statt sie auf den Beleg zu schreiben: Verbindung mit einem Datensatz, eindeutiger Index oder Barcode (GoBD Rz. 64).
Trägt nicht: Eine unprotokollierte Änderung nach der Belegsicherung. Sie ist ab diesem Zeitpunkt ausdrücklich nicht mehr zulässig (GoBD Rz. 52).
Trägt nicht: Eine empfangene PDF-Rechnung ausdrucken, abheften und die Datei löschen. Der Beleg ist im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131 Satz 1).
Trägt nicht: Den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung durch eine Formatumwandlung löschen — die GoBD schließen das in einem Beispiel ausdrücklich aus (Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Die Ablage im Dateisystem für ein Archiv halten. Sie erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (GoBD Rz. 110).
Die Achtjahresfrist ist keine Löschfreigabe. Sie läuft nicht ab, „soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist" (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Bundessteuerberaterkammer und DStV empfehlen deshalb, einheitlich mindestens zehn Jahre zugrunde zu legen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion und der Weg vom Geschäftsbrief zum Buchungsbeleg
- GoBD Rz. 47, 49, 52 — zeitgerechte Erfassung, Achttageregel, Abstand zur Buchung
- GoBD Rz. 110, 118, 125, 131 in der Fassung vom 14.07.2025 — Unveränderbarkeit, Empfangsformat, strukturierter Datenteil
- § 14 Abs. 1 Satz 3 bis 5, Abs. 3 UStG — E-Rechnung, sonstige Rechnung, innerbetriebliches Kontrollverfahren
- § 14b Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 UStG — acht Jahre ab Ausstellungsjahr, Aufbewahrungsort
- § 147 Abs. 2, Abs. 3 Satz 1 und 5, Abs. 4 AO — Buchungsbelege, Ablaufhemmung, Fristbeginn
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist eine Eingangsrechnung?
- Eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG aus der Sicht des Leistungsempfängers. Für die Buchführung ist sie zunächst ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief und wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63).
- Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?
- Acht Jahre ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG); als Buchungsbeleg gilt dieselbe Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO. Eine Rechnung aus Januar 2025 ist damit bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren.
- Wann muss eine Eingangsrechnung erfasst sein?
- Für unbare Geschäftsvorfälle halten die GoBD eine Erfassung in den Grundaufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich (Rz. 47). Wächst der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des Folgemonats hinaus, ist die Ordnungsmäßigkeit nur bei vorheriger vollständiger Erfassung erfüllt (Rz. 52).
- Muss ich jede Eingangsrechnung als E-Rechnung annehmen können?
- Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können — unabhängig davon, ob er selbst schon welche ausstellen muss. Die Zustimmung des Empfängers nach § 14 Abs. 1 Satz 5 UStG ist nicht erforderlich, soweit eine Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht.
- Darf die Eingangsrechnung im Ausland archiviert werden?
- Grundsätzlich ist im Inland aufzubewahren. Bei vollständiger Fernabfrage, Download und Verwendbarkeit ist die Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig; liegt der Aufbewahrungsort nicht im Inland, ist er dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Der Rechnungseingangsprozess in fünf SchrittenVom Posteingang bis zur Ablage: die fünf Schritte, die Frist an jedem einzelnen und die Stelle, an der ein Rechnungseingang in der Prüfung reißt.
- Eingangsrechnungen prüfen: die drei EbenenWer prüft was: Eingangskontrolle, Bedarfsstelle, Buchhaltung. Die drei Ebenen einer Eingangsrechnung, ihre Reihenfolge und der Weg bei Beanstandung.
- Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStGZehn Angaben verlangt § 14 Abs. 4 UStG, vier genügen bis 250 Euro. Was jede Nummer bedeutet und was passiert, wenn eine davon fehlt.