Quittung bei Barzahlung: was der Betrieb braucht
Bei einer Kartenzahlung gibt es zwei Spuren: den Beleg und die Abrechnung. Bei Barzahlung gibt es eine. Fehlt die Quittung, fehlt der Vorgang — und mit ihm der Vorsteuerabzug.
Stand: 08. August 2026
Bar heißt: eine Spur statt zwei
Das Belegprinzip gilt unabhängig vom Zahlungsweg: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen" (GoBD Rz. 61). Bei unbaren Zahlungen steht neben dem Beleg noch die Abrechnung des Zahlungsverkehrs; bei Bargeld steht nichts daneben.
Deshalb ist bei Barzahlung die Quittung nicht die Ergänzung, sondern der Nachweis selbst. Sie muss denselben Angabenkatalog tragen wie jede andere Rechnung: vier Angaben nach § 33 UStDV bis 250 Euro brutto, den vollständigen Katalog des § 14 Abs. 4 UStG darüber.
Hinzu kommt eine Frage, die bei Karte selten auftaucht: Wer hat das Geld bekommen? § 160 AO erlaubt der Finanzbehörde, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn der Steuerpflichtige dem Verlangen nicht nachkommt, Gläubiger oder Empfänger genau zu benennen. Bei Bargeld ist der Empfängername damit keine Formalie.
Fristen, die bei Bargeld strenger sind
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48 |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | innerhalb von 10 Tagen | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | bis Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Reduzierter Angabenkatalog | bis 250 Euro brutto | § 33 UStDV |
| Aufbewahrung als Buchungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
Was bei Barzahlung trägt und was nicht
Trägt: Quittung mit den vier Angaben nach § 33 UStDV bis 250 Euro brutto: vollwertige Rechnung, auch ohne Empfängeranschrift und ohne Rechnungsnummer.
Trägt nicht: Der Auszug des privaten Girokontos, von dem jemand vorher Bargeld abgehoben hat. Er belegt eine Abhebung, nicht den Einkauf — und enthält Daten, die in eine betriebliche Ablage nicht gehören.
Trägt nicht: Vorsteuerabzug aus einem Eigenbeleg. Er setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Betriebsausgabenabzug kann daneben bestehen bleiben.
Trägt nicht: Handschriftliche Quittung aus einem Bewirtungsbetrieb, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt. Dann werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und abgesicherte Rechnungen anerkannt — der Abzug entfällt vollständig (BMF vom 19.11.2025, Rn. 13).
Trägt: Eigenbeleg, wo es naturgemäß keinen Fremdbeleg gibt: Parkuhr, Münzautomat, Trinkgeld. Er ist die vorgesehene Ausnahme vom Fremdbelegprinzip (GoBD Rz. 61), nicht der Regelweg.
Wenn Mitarbeitende bar aus eigener Tasche zahlen
Hier entstehen zwei Vorgänge, und sie werden regelmäßig verwechselt. Der Geschäftsvorfall ist der Einkauf; ihn belegt die Quittung des Dritten. Die Erstattung an den Mitarbeitenden ist nur der Ausgleich dieses Vorgangs — sie belegt den Einkauf nicht.
Praktisch heißt das: Ohne die Quittung des Verkäufers fehlt der Beleg, auch wenn die Erstattung sauber dokumentiert ist. Und die Quittung sollte am Tag des Einkaufs erfasst werden, nicht am Monatsende: Sie liegt bis dahin in einer Jackentasche, und Thermopapier verblasst.
Wer bar bezahlt hat und keine Quittung bekam, erstellt einen Eigenbeleg mit Datum des Vorgangs, Zahlungsempfänger, Art der Leistung, betrieblichem Anlass und Betrag. Der Zahlungsempfänger ist dabei das Feld, an dem es hängt — „Diverse" ist kein Empfänger (§ 160 AO).
Und wenn Sie selbst Bargeld annehmen
Dann sind Sie auf der anderen Seite des Tresens, und die Pflichten wechseln. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48) — nicht wöchentlich, nicht zum Monatsende.
Setzen Sie ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ein, ist es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abzusichern (§ 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV), dem Beteiligten ist in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall ein Beleg auszustellen (§ 146a Abs. 2 AO), und das System ist dem Finanzamt mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO).
Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine begonnene Außenprüfung verschiebt den Fristlauf — auch für die Barbelege des betroffenen Jahres.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 33 UStDV — vier Angaben bis 250 Euro brutto
- § 14 Abs. 4 UStG, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Pflichtangaben und Vorsteuerabzug
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 47, 48, 52 — tägliche Kassenaufzeichnung und Erfassungsfristen
- § 146a Abs. 1, 2 und 4 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV — Sicherheitseinrichtung, Belegausgabe, Mitteilung
- § 160 AO — Benennung des Zahlungsempfängers
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5 AO, GoBD Rz. 61 — Aufbewahrung, Hemmung, Belegprinzip und Eigenbeleg
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht bei Barzahlung ein einfacher Kassenzettel?
- Ja, wenn er die vier Angaben nach § 33 UStDV trägt: leistender Unternehmer mit vollständiger Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz. Auf Ihre Firma ausgestellt sein muss er bis 250 Euro brutto nicht.
- Ich habe bar gezahlt und keine Quittung bekommen. Was tun?
- Erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum des Vorgangs, Zahlungsempfänger, Art der Leistung, betrieblichem Anlass und Betrag. Er ist als Ausnahme vom Fremdbelegprinzip ausdrücklich vorgesehen (GoBD Rz. 61). Der Vorsteuerabzug entfällt, weil dafür eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erforderlich ist.
- Gibt es eine Betragsgrenze für Barzahlungen im Betrieb?
- Steuerlich schreibt weder die Abgabenordnung noch das Umsatzsteuerrecht eine allgemeine Obergrenze für betriebliche Barzahlungen vor. Praktisch steigt mit dem Betrag die Nachweislast: Oberhalb von 250 Euro brutto braucht der Beleg den vollständigen Katalog des § 14 Abs. 4 UStG, und § 160 AO verlangt die genaue Benennung des Empfängers.
- Wie oft muss die Kasse aufgezeichnet werden?
- Täglich. § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten; die GoBD wiederholen das in Rz. 48. Für unbare Geschäftsvorfälle gilt die weichere Zehn-Tage-Marke aus GoBD Rz. 47 — sie hilft bei Bargeld gerade nicht.
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