Belegdatum, Buchungsdatum, Leistungsdatum: drei Daten, drei Zwecke
Auf einem Beleg stehen selten weniger als zwei Daten, und im Buchungssatz kommt ein drittes dazu. Wer sie verwechselt, produziert Rückfragen der Kanzlei — und im ungünstigen Fall eine Rechnung, die den Vorsteuerabzug nicht trägt.
Stand: 07. August 2026
Drei Daten, die selten identisch sind
Das Belegdatum ist der Tag, an dem das Dokument ausgestellt wurde. Das Leistungsdatum ist der Tag, an dem geliefert oder geleistet wurde. Das Buchungsdatum ist der Tag, an dem der Vorgang in Ihrer Buchführung erfasst wird. Drei Zeitpunkte, drei Rechtsgrundlagen, drei Konsequenzen.
Im Alltag fallen die ersten beiden oft zusammen — an der Tankstelle, im Restaurant, im Baumarkt. Bei Dienstleistungen, Abschlagsrechnungen und Lieferungen mit Vorlauf trennen sie sich, und dann ist auf der Rechnung beides anzugeben.
Welches Datum wofür zählt
| Datum und seine Bedeutung | Fundstelle |
|---|---|
| Belegdatum, also das Ausstellungsdatum — Pflichtangabe auf jeder Rechnung | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG |
| Leistungsdatum, der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung — eigene Pflichtangabe | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG |
| Buchungsdatum, der Tag der Erfassung und Verbuchung — an Fristen gebunden | GoBD Rz. 45–52 |
| Fristbeginn für Buchungsbelege: Schluss des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 4 AO |
| Fristbeginn für Rechnungen: Schluss des Jahres der Ausstellung | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
Das Belegdatum startet die Uhr
Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes). Für Rechnungen ergibt sich dieselbe Frist aus § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG.
Gerechnet wird nicht ab dem Belegdatum selbst, sondern ab dem Schluss des Kalenderjahres. Ein Beleg vom Januar 2025 ist deshalb bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren — praktisch also fast neun Jahre. Und die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffene Steuer noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Die Fristen, die am Buchungsdatum hängen
- Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48).
- Unbare Geschäftsvorfälle in den Grundaufzeichnungen zu erfassen ist innerhalb von zehn Tagen unbedenklich (GoBD Rz. 47).
- Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig nicht erfasst werden (GoBD Rz. 49).
- Geht der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus, ist die Ordnungsmäßigkeit nur gewahrt, wenn die Vorfälle vorher fortlaufend richtig und vollständig in Grundaufzeichnungen erfasst wurden (GoBD Rz. 52).
Was am Datum beanstandet wird
Trägt nicht: Ein handschriftlich ergänztes Leistungsdatum auf einer Bewirtungsrechnung. Das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 ist eindeutig: „Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus" (Rn. 7).
Trägt: Ein aufgedruckter Hinweis, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht. Er genügt, wenn beide Zeitpunkte zusammenfallen.
Trägt: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto entfällt der gesonderte Ausweis des Leistungszeitpunkts: § 33 UStDV verlangt nur Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz.
Trägt nicht: Belege, die Monate nach dem Vorgang erstmals auftauchen und dann rückdatiert erfasst werden. Die GoBD nennen jede nicht durch den Betrieb bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und Erfassung „bedenklich" (Rz. 47).
Welchem Wirtschaftsjahr ein Aufwand über den Jahreswechsel zuzuordnen ist, hängt von der Gewinnermittlungsart und vom Einzelfall ab. Diese Frage gehört vor dem Abschluss zu Ihrer Kanzlei, nicht in eine Faustregel.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 4 Nr. 3 und Nr. 6 UStG — Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt als Pflichtangaben
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
- GoBD Rz. 45–52 — zeitgerechte Erfassung, Zehn-Tage-Marke, Acht-Tage-Regel, Folgemonat
- § 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO — Aufbewahrungsfristen und Fristbeginn
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Achtjahresfrist für Rechnungen ab Schluss des Ausstellungsjahres
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 7 — Leistungszeitpunkt auf Bewirtungsrechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist das Belegdatum dasselbe wie das Rechnungsdatum?
- Ja, gemeint ist in beiden Fällen das Ausstellungsdatum des Dokuments. § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG führt es als Pflichtangabe jeder Rechnung. In Buchhaltungssoftware heißt dasselbe Feld je nach Hersteller Belegdatum oder Rechnungsdatum.
- Muss das Leistungsdatum immer auf der Rechnung stehen?
- Auf einer vollständigen Rechnung ja, § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto entfällt diese Angabe (§ 33 UStDV). Für Bewirtungsrechnungen verlangt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 den Leistungszeitpunkt jedoch ausdrücklich als eigene Anforderung.
- Was gilt, wenn Leistung und Rechnung auf denselben Tag fallen?
- Dann genügt ein Hinweis auf der Rechnung, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht. Was nicht genügt, ist die nachträgliche handschriftliche Ergänzung durch den Empfänger — beim Bewirtungsbeleg führt das nach dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 zur Versagung.
- Welches Datum bestimmt, wann ich löschen darf?
- Der Fristlauf beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO), bei Rechnungen mit dem Schluss des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Nicht gelöscht werden darf, solange die Unterlagen für eine noch nicht festsetzungsverjährte Steuer von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Beleg verloren: was jetzt zu tun istErst die Zweitschrift, dann der Eigenbeleg: die Reihenfolge nach einem verlorenen Beleg — und was dabei mit dem Vorsteuerabzug passiert.
- Belege scannen: Anforderungen, die über die Auflösung hinausgehenScannen ist erlaubt, das Wegwerfen nur unter Bedingungen. Was die GoBD zur bildlichen Erfassung, zur Organisationsanweisung und zum Papier verlangen.
- Belegscanner: was ein Scan können muss, damit er zähltEin Scan ersetzt das Papier nur unter Bedingungen. Was die GoBD an Bild, Farbe und Ablauf verlangen — und was danach mit dem Original geschehen darf.