Quittung richtig ausfüllen: Feld für Feld
Die häufigste fehlerhafte Quittung ist nicht die unvollständige, sondern die unspezifische: ein Betrag, ein Datum, darüber das Wort „Diverses". Sie kostet den Vorsteuerabzug, weil eine Pflichtangabe fehlt — die Beschreibung der Leistung.
Stand: 08. August 2026
Vor dem ersten Feld: Welcher Katalog gilt?
Entscheiden Sie zuerst am Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Bis 250 Euro brutto genügen die vier Angaben des § 33 UStDV. Darüber gilt der vollständige Katalog des § 14 Abs. 4 UStG, und dann brauchen Sie fünf weitere Felder.
Diese Entscheidung fällt vor dem Ausfüllen, nicht danach. Wer eine Kleinbetragsquittung schreibt und beim Zusammenrechnen über der Grenze landet, hat einen Beleg ohne Empfängeranschrift, ohne Rechnungsnummer und ohne Leistungszeitpunkt — nachträglich lässt sich das nur vom Aussteller heilen.
Feld für Feld
- Aussteller: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort — eine Handynummer ist keine Anschrift.
- Ausstellungsdatum: der Tag, an dem die Quittung entsteht. Bei abweichendem Leistungszeitpunkt oberhalb von 250 Euro brutto zusätzlich der Tag der Lieferung oder Leistung.
- Leistung: Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. Zwei Schrauben-Sortimente sind „2 Sortimentskästen Schrauben", nicht „Material".
- Betrag: das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe, dazu der anzuwendende Steuersatz. Über 250 Euro brutto sind Entgelt und Steuerbetrag nach Steuersätzen aufzuschlüsseln und der Steuerbetrag gesondert auszuweisen.
- Steuerbefreiung statt Steuersatz: Ist der Umsatz steuerfrei, gehört an die Stelle des Steuersatzes ein Hinweis darauf.
- Empfänger: erst oberhalb von 250 Euro brutto Pflicht — dann aber mit vollständigem Namen und vollständiger Anschrift.
- Unterschrift: das zivilrechtliche Empfangsbekenntnis (§ 368 BGB). Steuerlich nicht gefordert, in der Praxis der Nachweis, dass jemand das Geld tatsächlich genommen hat.
Die Fehler, die in der Prüfung auffallen
Trägt nicht: Sammelbegriffe in der Leistungszeile. Für Bewirtungsrechnungen hat das BMF es ausdrücklich entschieden: „Speisen und Getränke" mit einer Gesamtsumme genügt nicht, „Menü 1" oder „Tagesgericht 2" sind nicht zu beanstanden (BMF vom 19.11.2025, Rn. 6). Der Maßstab überträgt sich auf jede Leistungsbeschreibung.
Trägt nicht: Den Leistungszeitpunkt handschriftlich ergänzen. „Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus" (BMF vom 19.11.2025, Rn. 7). Ein gedruckter Verweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt dagegen.
Trägt nicht: Den Betrag überschreiben, überkleben oder mit Korrekturmittel bearbeiten. Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107).
Trägt nicht: Die Quittung auf ein anderes Datum ausstellen, weil der Monat schon abgeschlossen ist. Das Ausstellungsdatum ist eine Pflichtangabe und keine Verhandlungsmasse.
Trägt: Fehlerhafte Quittung durchstreichen, als storniert kennzeichnen, im Block belassen und neu ausstellen. Die Nummernfolge bleibt lückenlos, der ursprüngliche Inhalt bleibt lesbar.
Betrag entscheidet über den Katalog
| Gegenstand | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Vier Angaben genügen | bis 250 Euro brutto | § 33 UStDV |
| Neun Angaben erforderlich | über 250 Euro brutto | § 14 Abs. 4 UStG |
| Erleichterung gilt nicht für §§ 3c, 6a, 13b UStG | unabhängig vom Betrag | § 33 Satz 3 UStDV |
| Bare Vorgänge festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Unbare Vorgänge erfassen | innerhalb von 10 Tagen | GoBD Rz. 47 |
Korrigieren, ohne die Belegfunktion zu beschädigen
Der Grundsatz steht in § 146 Abs. 4 AO: Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die GoBD ziehen das auf das Verfahren durch: Einmal eingeführte Informationen dürfen „nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden" (Rz. 108).
Auf Papier heißt das: einfach durchstreichen, sodass der alte Wert lesbar bleibt, daneben den richtigen Wert, dazu Datum und Kürzel. Nicht radieren, nicht überkleben, den Fehlbeleg nicht aus dem Block reißen.
Digital heißt es: Die Änderung wird protokolliert, mit Verursacher, Zeitpunkt und altem Wert — und „auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein" (GoBD Rz. 111). Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, ist „eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig" (GoBD Rz. 52).
Wenn Sie eine Quittung entgegennehmen, prüfen Sie sie am Tresen, nicht im Büro. Leistungsbeschreibung, Steuersatz und Anschrift lassen sich vor Ort in dreißig Sekunden nachfordern — zwei Wochen später ist es eine Bitte an einen Fremden.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 33 UStDV — vier Angaben bis 250 Euro brutto, Ausnahmen in Satz 3
- § 14 Abs. 4 UStG — vollständige Pflichtangaben oberhalb der Grenze
- § 146 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 4 AO — tägliche Kassenaufzeichnung, Unveränderbarkeit
- GoBD Rz. 47, 52, 107, 108, 111 — Erfassungsfristen, Änderungsprotokoll, Änderungshistorie
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 6 und 7 — Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt
- § 368 BGB — schriftliches Empfangsbekenntnis
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was schreibe ich in das Feld für die Leistung?
- Menge und Art so, dass ein Dritter den Vorgang erkennt. „3 Kartuschen Silikon" statt „Material", „Reparatur Hebebühne, 2 Std." statt „Dienstleistung". Für Bewirtungen hat das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 in Rn. 6 klargestellt, dass Sammelbegriffe mit Gesamtsumme nicht genügen.
- Muss der Steuersatz auf die Quittung?
- Ja. § 33 UStDV verlangt Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz — bei Steuerbefreiung einen Hinweis darauf. Oberhalb von 250 Euro brutto sind Entgelt und Steuerbetrag zusätzlich nach Steuersätzen aufzuschlüsseln und der Steuerbetrag gesondert auszuweisen (§ 14 Abs. 4 UStG).
- Ich habe mich verschrieben. Darf ich die Quittung wegwerfen?
- Nein. Streichen Sie sie durch, kennzeichnen Sie sie als storniert und lassen Sie sie im Block. Eine Lücke in der Nummernfolge ist in einer Kassenprüfung erklärungsbedürftig; ein durchgestrichener Fehlbeleg ist es nicht.
- Reicht ein Datumsstempel für den Leistungszeitpunkt?
- Für Bewirtungsrechnungen ausdrücklich nicht: „Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus" (BMF vom 19.11.2025, Rn. 7). Zulässig ist ein maschinell aufgebrachter Verweis, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht. Für andere Belege ist die Rechtslage weniger ausdrücklich — die sichere Variante ist dieselbe.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
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