Auslagen, Erstattung und Freigaben
Vom eingereichten Beleg bis zur Sammelüberweisung: Regeln, Fristen und Nachweise.
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- Auslagen weiterberechnen: durchlaufender Posten oder nichtWeiterberechnete Auslagen sind meist Entgelt und folgen dem Steuersatz der Hauptleistung. Wann ein durchlaufender Posten vorliegt — und wann nicht.
- Auslagen: was der Begriff im Betrieb bedeutetAuslagen sind keine eigene Steuerkategorie, sondern Betriebsausgaben mit einem Umweg. Was daraus für Beleg, Vorsteuer und Aufbewahrung folgt.
- Auslagenabrechnung: Ablauf und NachweisDie Auslagenabrechnung bündelt Positionen zur Freigabe — die Belegfunktion trägt sie nicht. Welche Felder sie braucht und was nur der Einzelbeleg leistet.
- Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStGDie Norm gilt nur im Arbeitsverhältnis. Wer sonst verauslagt — Auftragnehmerin, Inhaber, Dienstleister — fällt unter andere Regeln. Die Abgrenzung.
- Auslagenersatz: steuerfrei oder ArbeitslohnAuslagenersatz ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei — aber nur mit Einzelnachweis. Wo die Grenze zum Arbeitslohn verläuft und was pauschale Zahlungen auslösen.
- Auslagenerstattung: Ablauf, Fristen, NachweiseWer privat für den Betrieb zahlt, bekommt sein Geld zurück — aber die Buchhaltung braucht mehr als eine Überweisung. Die Regeln, Fristen und Fundstellen.
- Auslagenerstattung: Vorlage und PflichtfelderWelche Felder ein Erstattungsantrag führen muss, warum die 250-Euro-Grenze über den Vorsteuerabzug entscheidet und was ohne Beleg bleibt.
- Auslagenrechnung an den KundenFür Auslagen gibt es keine erleichterte Rechnung. Pflichtangaben, netto oder brutto, Frist, E-Rechnungspflicht und Aufbewahrung des Doppels.
- Barauslage: der Beleg, den es oft nicht gibtBar gezahlt heißt eine Spur statt zwei. Handkasse und eigene Tasche sind zwei verschiedene Vorgänge — mit verschiedenen Pflichten und einer Tagesfrist.
- Belege einreichen ohne AppDie GoBD stellen Anforderungen an den Beleg, nicht an das Gerät. Welche Einreichwege ohne Installation tragen — und an welchen zwei Stellen sie kippen.
- Betragsgrenzen in der Freigabe festlegenKein Gesetz nennt eine Freigabegrenze — aber das Steuerrecht macht bei 250 Euro einen Schnitt. Woran Bänder ansetzen und welche Fehler teuer werden.
- Durchlaufende Posten richtig behandelnEin durchlaufender Posten ist kein Entgelt — aber nur bei Zahlung im fremden Namen und für fremde Rechnung. Die Prüffragen und die drei üblichen Irrtümer.
- Eigenanteile richtig gegenrechnenZahlt jemand für eine gestellte Mahlzeit selbst dazu, mindert das die Kürzung der Verpflegungspauschale. Der Rechenweg, die Beträge 2026 und die Grenze.
- Eine Erstattung ablehnen — nachvollziehbarEine Ablehnung ist ein Statuswechsel, kein Löschvorgang. Welche Gründe tragen, was ins Protokoll gehört und wann Nachbessern der bessere Weg ist.
- Erstattungen buchen und ausgleichenEine Auslagenerstattung sind zwei Vorgänge: der Aufwand aus dem Beleg und die spätere Zahlung. Was das für Vorsteuer, Kontierung und Aufbewahrung heißt.
- Freigaben im Urlaub: Vertretung ohne LückeOhne hinterlegte Vertretung staut sich die Freigabe oder wandert aus dem System. Welche Fristen dabei reißen und was eine Vertretungsregel enthalten muss.
- Freigabeworkflow: Stufen, Betragsgrenzen, VertretungWie viele Freigabestufen ein Beleg braucht, woran Betragsgrenzen sinnvoll ansetzen und was gilt, wenn die freigebende Person im Urlaub ist.
- Frist für die Auslagenerstattung: was gilt ohne RegelungOhne vertragliche Regelung verjährt der Ersatzanspruch in drei Jahren. Steuerlich läuft daneben eine zweite Uhr, die in Tagen gemessen wird.
- Reisekostenvorschuss abrechnenEin Vorschuss ist noch keine Betriebsausgabe. Wie er sich von der Abrechnung trennt, woran sich seine Höhe bemisst und was mit dem Restbetrag geschieht.
- Sammelüberweisung per SEPA-Datei: der AblaufEine Datei, eine Freigabe im Online-Banking, zwanzig Erstattungen: was die SEPA-Sammelüberweisung leistet und welche Belegspur sie voraussetzt.
- Die SEPA-Datei vor der Freigabe prüfenNach der Freigabe im Online-Banking ist Geld unterwegs. Was vorher zu prüfen ist: Summe, Empfänger, Verwendungszweck — und warum die Datei kein Beleg ist.
- Spesen: was der Begriff steuerlich wirklich meintDas Steuerrecht kennt keine Spesen. Es kennt Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Übernachtung, Nebenkosten und Auslagenersatz — mit je eigenen Regeln.
- Eine Spesenabrechnung erstellenWelche Angaben eine Reisekostenabrechnung braucht, in welcher Reihenfolge gerechnet wird und an welcher Stelle die Kürzung fällig ist.
- Spesenabrechnung: Begriff, Ablauf und AbgrenzungWas in eine Spesenabrechnung gehört, welche Pauschalen 2026 gelten und wo die Grenze zwischen Reisekosten, Auslagen und Bewirtung verläuft.
- Spesenbetrug: Muster, Prüfung und arbeitsrechtliche FolgenWelche Muster in Reisekostenabrechnungen auffallen, wie sich ein Verdacht sachlich prüfen lässt und welche steuerlichen und arbeitsrechtlichen Folgen drohen.
- Spesenrichtlinie: die Regeln, die Streit vermeidenStreit entsteht an vier Stellen: Höhe, Frist, Nachweis und Ablehnung. Welche Sätze eine Richtlinie dafür braucht — und welche Zahlen nicht hineingehören.
- Verauslagte Kosten richtig zurückholenVier Rückwege für verauslagte Kosten — je nachdem, wer gezahlt hat und wer zurückzahlt. Was jeder Weg verlangt und wo er die Vorsteuer kostet.
- Vier-Augen-Prinzip bei Ausgaben: wo es wirktEine zweite Unterschrift ersetzt keinen Beleg. Was das Vier-Augen-Prinzip bei Ausgaben tatsächlich absichert und wo es rein organisatorisch bleibt.
- Wenn Mitarbeitende privat verauslagenPrivat gezahlt, betrieblich veranlasst: Was die Buchhaltung dann braucht, warum 250 Euro über die Vorsteuer entscheiden und wo Erstattungen kippen.
- Zahlungsnachweis: wann er den Beleg ergänzen mussEin Zahlungsnachweis zeigt, dass Geld geflossen ist — nicht wofür. Wann er zum Buchungsbeleg wird, wann er aufzubewahren ist und wo er nichts trägt.
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