Belege digitalisieren: Reihenfolge, Nachweis, Papierfrage
Der erste Scan ist nicht der erste Schritt. Vor dem Gerät stehen vier Entscheidungen, und wer sie in der falschen Reihenfolge trifft, hat am Ende zwei Ablagen statt einer: eine digitale für das Neue und einen Papierstapel, den niemand mehr anfasst.
Stand: 08. August 2026
Zulauf und Bestand sind zwei Projekte
In fast jedem Umstellungsgespräch werden zwei völlig verschiedene Vorgänge in einen Topf geworfen: der laufende Zulauf — was heute in den Briefkasten und ins Postfach kommt — und der Altbestand in den Ordnern hinter Ihnen.
Für den Zulauf tickt eine Uhr. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48), unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47). Für den Altbestand tickt keine Uhr mehr: Er ist erfasst, gebucht und muss nur noch lesbar aufbewahrt werden. Ihn zu digitalisieren ist eine Platz- und Komfortentscheidung, keine Pflicht.
Daraus folgt die Reihenfolge. Erst den Zulauf umstellen, dann — wenn überhaupt — den Bestand. Wer umgekehrt anfängt, bindet Wochen an Arbeit an einem Stapel, der stillliegt, während der Posteingang weiter Papier produziert.
Die vier Entscheidungen vor dem ersten Scan
- Welches Schriftgut überhaupt erfasst wird. Nicht jedes Blatt im Posteingang ist ein Buchungsbeleg, und nicht jeder Buchungsbeleg darf sein Papier verlieren.
- Wer erfassen darf und zu welchem Zeitpunkt — beim Posteingang, während der Vorgangsbearbeitung oder nach Abschluss. Die GoBD verlangen die Festlegung ausdrücklich (Rz. 136).
- Ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist. Das entscheidet über die Anforderung an das Ergebnis, nicht über das Gerät (Rz. 136).
- Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit läuft und wie Fehler protokolliert werden. Ohne diesen Punkt ist die Erfassung nicht nachprüfbar (Rz. 136).
Was am Eingang jeweils übrig bleiben muss
| Eingang | Was aufzubewahren ist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Papierbeleg | Ein bildlich übereinstimmendes Digitalisat; das Papier darf danach vernichtet werden, soweit keine Originalpflicht besteht | GoBD Rz. 130, 140 |
| PDF oder Bilddatei per E-Mail | Das empfangene Format selbst; eine Umwandlung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig | GoBD Rz. 131, 135 |
| E-Rechnung im strukturierten Format | Der strukturierte Datensatz; hier genügt inhaltliche, nicht bildliche Übereinstimmung | GoBD Rz. 118, 119, 131 |
| Hybride E-Rechnung mit Sichtteil | Der Sichtteil nur, wenn er zusätzliche oder abweichende Angaben von Bedeutung für die Besteuerung enthält | GoBD Rz. 131 |
| Per Texterkennung gewonnener Volltext | Nach Verifikation und Korrektur über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren | GoBD Rz. 130 |
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt: Erfassen mit Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scan-Straße. Die GoBD nennen alle drei ausdrücklich (Rz. 130). Das Gerät ist keine Anforderung, das Ergebnis ist eine.
Trägt: Belege einer Auslandsdienstreise dort erfassen, wo sie entstanden sind. Rz. 130 und Rz. 136 nennen diesen Fall als Beispiel.
Trägt nicht: Nach der Erfassung weiter auf dem Papier arbeiten. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit darauf keine Vermerke und Ergänzungen mehr entstehen (Rz. 139).
Trägt nicht: Den strukturierten Datenteil einer E-Rechnung durch eine Formatumwandlung — etwa in ein Bildformat — verlieren (Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Belege im Dateisystem ablegen und es dabei belassen. Das erfüllt die Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (Rz. 110).
Der Altbestand ist die häufigste Fehlinvestition beim Umstieg. Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes vom 23. Oktober 2024), Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten in ihrer Muster-Verfahrensdokumentation (Version 2.1, Stand 27. Februar 2026) trotzdem zu einer einheitlichen Frist von mindestens zehn Jahren. Fragen Sie in Ihrer Kanzlei nach, bevor Sie einen alten Jahrgang anfassen — ein Teil davon läuft ohnehin bald aus.
Der Nachweis, den kein Anbieter mitliefert
Software erzeugt Bilder und Datensätze. Was sie nicht erzeugt, ist die Beschreibung Ihres Verfahrens. Für jedes eingesetzte DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorliegen, die „für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar" ist (GoBD Rz. 151); sie besteht in der Regel aus allgemeiner Beschreibung, Anwender-, technischer System- und Betriebsdokumentation (Rz. 153).
Der Punkt, der beim Umstieg am leichtesten untergeht, steht in Rz. 154: Über die gesamte Aufbewahrungsfrist muss nachgewiesen sein, dass das dokumentierte Verfahren dem tatsächlich eingesetzten entspricht — ausdrücklich einschließlich der eingesetzten Programmversionen. Änderungen sind zu versionieren und historisch nachvollziehbar zu halten. Wer den Anbieter wechselt oder ein Release überspringt, schreibt die Dokumentation fort, statt sie zu ersetzen.
Rz. 155 klingt nach Entwarnung — eine Dokumentationslücke sei kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, „soweit" sie Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt. Der Satz ist eine doppelte Verneinung. Im Umkehrschluss führt eine Lücke, die die Prüfbarkeit beeinträchtigt, sehr wohl zum Verwerfen der Buchführung.
Der Fehler, den fast jeder Umstieg macht
Er heißt Parallelbetrieb. Drei Monate lang läuft das Neue neben dem Alten, „bis sich alle daran gewöhnt haben". In dieser Zeit wandert derselbe Beleg zweimal durch das Haus: einmal als Scan, einmal als Blatt mit einem Häkchen darauf. Genau das verbietet Rz. 139 — nach dem Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur noch mit dem elektronischen Dokument erfolgen.
Die Abhilfe ist unspektakulär: ein Stichtag je Belegart, nicht je Abteilung. Ab dem Stichtag geht die Eingangsrechnung digital durch Prüfung, Freigabe und Kontierung, und das Papier liegt bis zur Vernichtung unbearbeitet in einer Kiste. Wer nach Abteilungen umstellt, hat zwangsläufig Belege, die auf halber Strecke das Medium wechseln — und keine durchgängige Spur, die sich in beide Richtungen verfolgen ließe (Rz. 32, 33).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025) Rz. 130, 135–141 — bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Vernichtung
- GoBD Rz. 118, 119, 125, 131 — Aufbewahrung strukturierter Datensätze und hybrider E-Rechnungen
- GoBD Rz. 47, 48, 52 — Fristen der zeitgerechten Erfassung
- GoBD Rz. 151, 153–155 — Verfahrensdokumentation und Programmidentität
- § 147 Abs. 2 und Abs. 3 Satz 1 AO — Wiedergabe und Aufbewahrungsfristen; Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Müssen wir unsere alten Ordner digitalisieren?
- Nein. Die Aufbewahrungspflicht verlangt Lesbarkeit und Verfügbarkeit über die Frist, nicht ein bestimmtes Medium. Ein Papierarchiv, das geordnet und lesbar ist, erfüllt sie. Die Digitalisierung des Altbestands ist eine Platzentscheidung — mit dem Zusatzaufwand, dass für die nachträgliche Erfassung dieselben Anforderungen gelten wie für den Zulauf.
- Reicht ein Foto mit dem Handy?
- Die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich als zulässiges Erfassungsgerät (Rz. 130). Entscheidend ist nicht das Gerät, sondern dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn sie lesbar gemacht wird (§ 147 Abs. 2 AO). Farbe ist erforderlich, wenn ihr Beweisfunktion zukommt — etwa bei Minusbeträgen in roter Schrift oder farbigen Bearbeitungsvermerken (Rz. 137).
- Brauchen wir eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel?
- Für Besteuerungszwecke nicht. Rz. 138 sagt das ausdrücklich. Das entbindet nicht von den übrigen Anforderungen: Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen und Verfahrensdokumentation bleiben.
- Wann darf das Papier weg?
- Nach der bildlichen Erfassung, soweit die Unterlage nicht nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren ist (Rz. 140). Ausgenommen bleiben insbesondere in Papier erstellte Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Urkunden, deren Beweiskraft an der Urkunde hängt. Die Muster-Verfahrensdokumentation der Kammern verlangt zusätzlich, dass vor der Vernichtung alle beschriebenen Schritte einschließlich mindestens eines Backup-Laufs durchlaufen sind.
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Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Automatische Texterkennung im BeleglaufWo die Texterkennung im Ablauf sitzt, was sie an Fristen und Zuständigkeiten verschiebt und welche Pflichten sie neu erzeugt statt abzunehmen.
- Die fortlaufende BelegnummerBelegnummer und Rechnungsnummer sind zwei Dinge. Was das Gesetz für die eine verlangt, was die GoBD für die andere — und wo Lücken teuer werden.
- Einen Beleg korrigieren, ohne die Spur zu verwischenVier Korrekturfälle, vier Wege. Was Sie selbst richtigstellen dürfen, was der Aussteller machen muss und warum das Original nie überschrieben wird.