Verblasste Thermobelege: die Pflicht, die vor dem Papier steht
Ein Kassenbon auf Thermopapier hält oft keine acht Jahre. Die Aufbewahrungsfrist hält sie. Diese Differenz ist kein Papierproblem, sondern ein Nachweisproblem — und sie fällt regelmäßig erst auf, wenn jemand den Ordner öffnet, weil eine Prüfung ansteht.
Stand: 08. August 2026
Die Pflicht: lesbar über die ganze Frist
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können (§ 147 Abs. 2 AO). Wird ein Papierbeleg bildlich erfasst, ist das entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (GoBD Rz. 130).
Diese Pflicht adressiert den Steuerpflichtigen, nicht den Hersteller des Kassenpapiers. Die Haltbarkeit eines Ausdrucks ist keine Größe, die das Steuerrecht kennt. Es kennt nur das Ergebnis: Am Ende der Frist muss der Beleg lesbar sein.
Für Buchungsbelege beträgt die Frist acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (Abs. 4). Sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (Abs. 3 Satz 5). In der Praxis sind das eher neun Jahre als acht.
Wie lange der Beleg lesbar sein muss
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Buchungsbelege, darunter Kassenbons | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene Rechnungen und Rechnungsdoppel | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
| Beleg aus Januar 2026 | bis 31.12.2034 | § 147 Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO |
Der Ablauf, der das Problem erledigt
- Am Tag der Zahlung bildlich erfassen. Die GoBD nennen dafür ausdrücklich Smartphones, Multifunktionsgeräte und Scan-Straßen (Rz. 130) — verlangt wird ein Ergebnis, kein bestimmtes Gerät.
- Auf Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrollieren. Wie diese Qualitätskontrolle abläuft und wie Fehler protokolliert werden, gehört in die Organisationsanweisung (Rz. 136).
- Den Beleg mit dem Vorgang verknüpfen. Beim elektronischen Beleg darf die Kontierung durch Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64).
- Das Papier aus dem Bearbeitungsgang nehmen. Nach der Erfassung darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen (Rz. 139).
Wenn der Beleg schon verblasst ist
Der Fall unterscheidet sich vom verlorenen Beleg. Das Dokument liegt vor, es erfüllt nur die Lesbarkeitsanforderung nicht mehr. Praktisch ist das dasselbe Ergebnis: Was niemand lesen kann, weist nichts nach.
Der erste Griff geht deshalb zum Aussteller. Eine Zweitschrift derselben Rechnung ist der saubere Weg und in vielen Fällen möglich, solange der Vorgang im Kassensystem des Händlers noch auffindbar ist. Erst wenn kein Fremdbeleg zu erlangen ist, greift der Eigenbeleg — die GoBD sehen ihn ausdrücklich als Ausnahme vom Fremdbelegprinzip vor (Rz. 61).
Was der Eigenbeleg nicht leistet, ist der Vorsteuerabzug: Er setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Betriebsausgabenabzug kann bestehen bleiben, wenn der Vorgang nachvollziehbar beschrieben und der Empfänger benannt ist.
Was hilft und was nicht
Trägt: Sofort erfassen. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang mittels DV-System, stellt sich die Frage der Zumutbarkeit hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung nicht mehr (GoBD Rz. 52) — und die Farbe hat noch keine Zeit gehabt, zu verschwinden.
Trägt: Das Papier danach vernichten, soweit es nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren ist (GoBD Rz. 140). Voraussetzung sind die Organisationsanweisung (Rz. 136) und der Verzicht auf jede weitere Bearbeitung des Papiers (Rz. 139).
Trägt nicht: Den Ordner am Jahresende sortieren und dabei erfassen. Bis dahin ist bei einem Teil der Bons nichts mehr da, was mit dem Original bildlich übereinstimmen könnte (Rz. 130).
Trägt nicht: Den verblassten Bon durch den Kontoauszug ersetzen. Der Auszug zeigt die Zahlung, nicht die Leistung — und für den Vorsteuerabzug ist eine Rechnung erforderlich (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Thermopapier ist weder verboten noch mangelhaft, und ein Bon aus Thermopapier ist ein vollwertiger Beleg. Nur bestimmen Wärme, Licht und Reibung, wie lange Ihnen für die Erfassung Zeit bleibt — und diese Frist verhandelt niemand mit Ihnen.
Was das für die Ablage bedeutet
Ein erfasster Beleg braucht denselben Schutz wie ein Papierordner mit Schloss. Die bloße Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz. 110).
Wird beim Erfassen per Texterkennung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen (GoBD Rz. 130). Der ausgelesene Text ist damit kein Komfortmerkmal, sondern Teil des Archivs.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 2 AO — aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 AO — Achtjahresfrist, Ablaufhemmung, Fristbeginn
- GoBD Rz. 61 — Urschrift oder Kopie der Urschrift, Eigenbeleg als Ausnahme
- GoBD Rz. 130, 136, 139, 140 — bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Medienbruch, Vernichtung
- GoBD Rz. 47, 48, 52, 64, 110 — zeitgerechte Erfassung, Verknüpfung, Unveränderbarkeit
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG und § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Vorsteuerabzug und Aufbewahrung von Rechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Mein Kassenbon ist verblasst — ist die Betriebsausgabe verloren?
- Nicht zwangsläufig, aber der Nachweis wird schwieriger. Fordern Sie zuerst eine Zweitschrift beim Aussteller an. Ist kein Fremdbeleg zu erlangen, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61). Der Vorsteuerabzug ist damit allerdings verloren, weil er eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraussetzt.
- Reicht eine Fotokopie des Bons?
- Die GoBD lassen die Kopie der Urschrift ausdrücklich zu: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen" (Rz. 61). Wer das Original danach vernichten will, braucht die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens — bildliche Übereinstimmung (Rz. 130), Organisationsanweisung (Rz. 136) und keine weitere Bearbeitung des Papiers (Rz. 139).
- Wie schnell muss ich einen Thermobeleg erfassen?
- Eine eigene Frist für Thermopapier gibt es nicht. Es gelten die allgemeinen Regeln der zeitgerechten Erfassung: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48), unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen (GoBD Rz. 47). Praktisch ist der Tag der Zahlung der einzige Zeitpunkt, an dem die Erfassung sicher gelingt.
- Muss ich das Papier aufheben, wenn ich den Scan habe?
- Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Der Steuerpflichtige muss zusätzlich entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original aufbewahrt werden sollen.
- Gilt das auch für den QR-Code auf dem Bon?
- Ja, und dort besonders. Der Code gehört zur bildlichen Übereinstimmung nach GoBD Rz. 130. Ein halb verblasstes Punktraster lässt sich nicht mehr erraten — anders als eine Zahlenreihe, bei der ein Mensch noch ergänzt, was fehlt.
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- Lieferschein: Zweck, Pflichtangaben, AufbewahrungFür den Lieferschein gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben. Was er trotzdem tragen sollte, wann er zum Buchungsbeleg wird und welche Frist dann gilt.
- Lieferschein-Vorlage: die Felder, die tragenKein Gesetz schreibt Felder vor. Welche Angaben die spätere Zuordnung tragen, welche Nummer die wichtigste ist und was besser nicht draufsteht.
- Reicht der Kontoauszug als Beleg?Kurz: nein. Der Auszug beweist die Zahlung, nicht die Leistung. Wo er trotzdem trägt, was ihn ergänzen muss und was mit der Vorsteuer passiert.