Niemand wartet mehr
auf sein Geld.
Beleg einreichen, Freigabe nach Ihren Regeln, eine Sammelüberweisung statt zwanzig Einzelbuchungen.
- Basic ist dauerhaft kostenlos — im Checkout werden keine Zahlungsdaten verlangt.
- Ohne Systemwechsel: Ihre Bank, Ihre Konten, Ihre Reihenfolge bleiben.
- Belegverarbeitung ausschließlich in der EU, GoBD-fest, zehn Jahre auffindbar.
Ein eingereichter Bericht: jede Position mit Beleg, Umsatzsteuersatz und Kostenstelle — und die Tagespauschale schon ausgerechnet.
Ihr Team streckt vor. Und wartet.
Bons im Portemonnaie. Freigabe per Mail. Überweisung von Hand. Drei Stationen, an denen etwas liegen bleibt — und am Ende wartet jemand auf Geld, das er selbst ausgelegt hat.
Heute Bons im Portemonnaie — und die Hälfte ist bis zur Abrechnung verblasst oder verschwunden.
Mit Benvero Beleg abfotografieren, Auslage anlegen, einreichen. Betrag, Datum und Umsatzsteuer liest die Erkennung; abgelegt wird revisionssicher.
Heute Freigabe per Mail: „Passt das für Dich?“ — und drei Wochen später weiß niemand mehr, wer zugestimmt hat.
Mit Benvero Freigabe nach Ihrem Regelwerk: Betragsschwellen, Personen, mehrere Stufen. Jede Entscheidung mit Name und Zeitpunkt im Protokoll.
Heute Überweisung von Hand: zwanzig Einzelbuchungen im Online-Banking, jede mit abgetippter IBAN.
Mit Benvero Eine SEPA-Datei mit allen freigegebenen Erstattungen — Sie laden sie hoch und geben sie in Ihrem Online-Banking frei.
Heute Die Kilometer schätzt jede:r anders, und die Pauschalen kommen aus einer Tabelle von vorletztem Jahr.
Mit Benvero Ziel und Zeitraum genügen: Die Tagespauschale rechnet der Server nach der amtlichen Tabelle, das Kilometergeld nach dem Satz, den Sie einmal hinterlegen — beides am Bericht eingefroren.
Heute Am Monatsende wird sortiert, kopiert und an die Kanzlei geschickt — und dann kommen die Rückfragen.
Mit Benvero Festgeschriebene Auslagen gehen mit Belegbildern an die Buchhaltung, wahlweise automatisch. Exportiert wird nur, was festgeschrieben ist.
Vom Beleg zur Sammelüberweisung
Vier Schritte, zwei Rollen — und zwischen ihnen kein Medienbruch.
Einreichen
Beleg aus der Ablage zuordnen und die Auslage abschicken — am Telefon im Browser, ohne Installation. Statt einer Geschäftsausgabe geht auch Kilometerpauschale oder Tagespauschale; beides rechnet der Server.
Freigeben
Die erste passende Regel entscheidet, wer zustimmen muss — nach Betrag, Person oder Stufe. Was einmal eingereicht ist, behält seinen Ablauf, auch wenn Sie die Regeln danach ändern.
Festschreiben
Mit der Festschreibung sind Auslage und Belege unveränderlich; eine Korrektur geht nur noch über eine Stornierung. Das ist der Moment, den eine Prüfung sehen will.
Auszahlen
Freigegebene Berichte bündeln Sie zu einer SEPA-Datei für Ihr Online-Banking. Nach der Ausführung setzen Sie den Stapel auf „bezahlt“ — die Einreichenden werden benachrichtigt.
Basic: zehn KI-gelesene Belege pro Monat, ein Zugang für den Inhaber, ohne Kündigungsfrist.
Wer wartet, steht oben
Entwürfe, Eingereicht, Freigegeben, In Auszahlung, Bezahlt — der Trichter zählt mit, ohne dass jemand eine Liste pflegt. Berichte, die an Ihnen hängen, tragen „Wartet auf Dich“; alle anderen tun das nicht.
Damit endet die Frage, die diese Arbeit teuer macht: Wo liegt es gerade? Sie sehen es, und die Einreichenden sehen es auch — ohne nachzufragen.
Vier Augen. Oder sechs. Ihre Regeln.
Regeln nach Betragsschwelle und Person, mit mehreren Stufen hintereinander, in Ihrer Reihenfolge. Die erste passende Regel entscheidet — und was einmal eingereicht ist, behält seinen Ablauf, auch wenn Sie die Regeln danach ändern.
Dasselbe Regelwerk gilt für Auslagen und für Kreditkartenabrechnungen. Wer Kostenstellen führt, kann auch danach unterscheiden; wer keine führt, braucht sie nicht.
Die Pauschalen rechnen sich selbst
Ziel und Zeitraum genügen. An- und Abreisetag, Zwischentage, In- und Ausland — die Tagespauschale rechnet der Server nach den amtlichen Sätzen, das Kilometergeld nach Ihren Stufen, mit Routenvorschlag.
Die Sätze werden am Bericht eingefroren. Rückwirkende Änderungen gibt es nicht, und niemand muss eine Pauschalentabelle suchen.
Dienstreise · zwei Tage
- Verpflegung
- 78,00 €
- 1 Übernachtung
- 167,00 €
- Fahrt, 294 km
- 88,20 €
- Erstattung
- 333,20 €
Amtliche Sätze, am Bericht eingefroren. Werte aus der Demo-Umgebung — den Kilometersatz stellen Sie selbst ein.
Eine Sammelüberweisung statt zwanzig Einzelbuchungen
Freigegebene Berichte wählen Sie aus, Benvero bündelt sie zu einer SEPA-Datei nach pain.001 — mit Posten, Summe und sauber gesetztem Verwendungszweck. Umlaute werden dabei so umgeschrieben, wie die Bank sie erwartet.
Freigegeben wird die Zahlung in Ihrem eigenen Online-Banking. Benvero führt sie nicht aus und hält kein Geld — deshalb nennen wir auch keine Frist, wann es ankommt. Was Benvero dafür kann: Nach der Ausführung setzen Sie den Stapel auf „bezahlt“, und die Einreichenden erfahren es, ohne zu fragen.
Auszahlungslauf
- Freigegebene Berichte
- 7 ausgewählt
- Format
- SEPA pain.001
- Posten
- 7
- Summe
- 1.284,60 €
- Nach der Ausführung
- als bezahlt markieren
Benvero erzeugt die Datei. Hochgeladen und freigegeben wird sie von Ihnen — Benvero ist Software und erbringt keine Zahlungsdienste.
Zwei Seiten desselben Belegs — und beide hören auf zu warten.
Ein Lauf statt zwanzig Buchungen
- Der Trichter zeigt auf einen Blick, was Entwurf ist, was auf Freigabe wartet und was ausgezahlt ist.
- „Wartet auf Dich“ steht an den Berichten, die tatsächlich an Ihnen hängen — nicht an allen.
- Freigaberegeln statt Einzelfall-Mails, jede Entscheidung protokolliert.
- Eine SEPA-Datei fürs Banking, festgeschriebene Buchungen samt Belegen für die Kanzlei.
Foto machen, einreichen, fertig
- Beleg abfotografieren — Betrag, Datum und Umsatzsteuer liest die Erkennung, abgetippt wird nichts.
- Kilometerpauschale mit Routenvorschlag, Tagespauschale nach der amtlichen Tabelle — nachschlagen muss niemand mehr etwas.
- Der Status ist jederzeit einsehbar: eingereicht, freigegeben, in Auszahlung, bezahlt.
- Läuft im Browser auf jedem Gerät, auch am Telefon im Zug.
Das Dauerthema aus der Mitarbeiterbefragung
- Niemand streckt mehr vor und fragt zwei Monate später nach — der Stand ist sichtbar, ohne dass jemand nachhaken muss.
- Nachvollziehbare Regeln statt gefühlter Ungleichbehandlung: dieselbe Schwelle gilt für alle.
- Neue Mitarbeitende reichen am ersten Tag ein, ohne Schulung und ohne Formular.
Was Benvero nicht tut
Wir sind neu und haben keine Kundenlogos, die wir Ihnen zeigen könnten. Was wir stattdessen anbieten: die Grenzen des Produkts, bevor Sie sie selbst finden.
- Benvero zahlt nichts aus.
- Benvero ist Software und erbringt keine Zahlungsdienste. Aus den freigegebenen Berichten entsteht eine SEPA-Datei, die Sie in Ihrem eigenen Online-Banking hochladen und freigeben. Deshalb nennen wir auch keine Frist, bis wann das Geld ankommt — das entscheidet Ihr Zahlungslauf, nicht unserer.
- Es gibt keinen automatischen Auszahlungstag.
- Wann ein Sammler entsteht, bestimmen Sie: Berichte auswählen, Stapel erzeugen. Wir behaupten nicht, dass wöchentlich von selbst etwas passiert.
- Es gibt keine ERP-Anbindung von der Stange.
- Für Buchhaltung und Kanzlei gibt es den Export samt Belegbildern. Wer Auslagen in ein eigenes System spielen will, bekommt Webhooks und die API — das ist Integrationsarbeit auf Ihrer Seite, kein Schalter.
- Das Original dürfen Sie nicht sofort wegwerfen.
- Ersetzendes Scannen verlangt eine Organisationsanweisung, die nur Ihr Haus in Kraft setzen kann. Solange sie fehlt, sagt Benvero ausdrücklich nicht, dass der Papierbeleg vernichtet werden darf.
- Es gibt keine GoBD-Zertifizierung.
- Die gibt es für Software auch gar nicht. Was es gibt: Festschreibung, Prüfsummenkette, revisionssicheres Protokoll und eine Aufbewahrung, die im Standard zehn Jahre läuft.
Sie zahlen für Belege. Nicht für Sitzplätze.
Jeder Tarif enthält alle Module und beliebig viele Nutzende. Der Unterschied ist das Kontingent an Belegen, die die KI für Sie liest. Wer einmal im Quartal drei Auslagen hat, bleibt kostenlos.
Keine Mindestabnahme, keine Jahresbindung, keine Lizenz pro Kopf — auch nicht für die Kolleg:innen, die zweimal im Jahr eine Auslage einreichen.
Basic
- 10 KI-gelesene Belege pro Monat
- Ein Zugang — der Inhaber; ab Starter beliebig viele
- Auslagen, Reisekosten, Belege und Kartenabrechnung
- Kein Zahlungsmittel im Checkout, keine Mindestlaufzeit
Alle Preise zzgl. USt. Ein Beleg-Scan ist ein Dokument, das durch die KI-Erkennung läuft — unabhängig von der Seitenzahl. Von Hand erfasste Belege zählen nicht.
Was Buchhaltung und Personalabteilung als Erstes fragen
- Überweist Benvero das Geld an unsere Mitarbeitenden?
- Nein. Benvero bündelt die freigegebenen Erstattungen zu einer SEPA-Datei (pain.001), die Sie herunterladen und in Ihrem eigenen Online-Banking freigeben. Benvero ist Software und erbringt keine Zahlungsdienste; Ihr Geld fließt weiterhin ausschließlich über Ihre Bank.
- Wir machen das seit Jahren mit einer Tabelle. Warum wechseln?
- Die Reihenfolge darf bleiben, wie sie ist — einreichen, freigeben, überweisen. Was eine Tabelle nicht kann: hinterher zeigen, wer wann zugestimmt hat, den Beleg unveränderlich zur Buchung halten und aus zwanzig Zeilen einen Zahlungsstapel machen. Genau diese drei Dinge kommen dazu, sonst nichts.
- Wie funktioniert die Freigabe bei uns?
- Sie legen Regeln an: ab welchem Betrag, für welche Personen, über wie viele Stufen. Die erste passende Regel entscheidet. Beim Einreichen wird der Ablauf am Bericht eingefroren — wer die Regeln später ändert, ändert laufende Freigaben nicht. Jede Zustimmung und jede Ablehnung steht mit Name und Zeitpunkt im Protokoll.
- Rechnet Benvero Reisekosten mit?
- Ja, im selben Bericht. Neben der gewöhnlichen Geschäftsausgabe gibt es die Kilometerpauschale — die Ortssuche schlägt eine Distanz vor, den Satz geben Sie vor — und die Tagespauschale nach den amtlichen Sätzen für 215 Reiseziele im In- und Ausland, mit An- und Abreisetag. Gestellte Mahlzeiten kürzt Benvero nicht automatisch; wer so erstattet, legt dafür eine eigene Reisekostenrichtlinie an. Die Sätze werden am Bericht eingefroren und nicht rückwirkend geändert.
- Brauchen unsere Mitarbeitenden eine App?
- Nein. Die Strecke vom Foto bis zum Einreichen läuft im Browser, auch am Telefon. Es gibt nichts zu installieren, nichts freizuschalten und keine Lizenz pro Kopf — ab Starter sind Nutzende unbegrenzt. Basic trägt genau einen Zugang, den des Inhabers.
- Was sagt unsere Steuerkanzlei dazu?
- Sie bekommt Buchungen und Belegbilder zusammen, festgeschrieben und pünktlich — täglich, wöchentlich oder monatlich, wie Sie es einstellen. Ohne Cloud-Anbindung erzeugt Benvero stattdessen die Exportdatei samt archivierter Prüfsumme. Exportiert wird ausschließlich Festgeschriebenes; ein halbfertiger Monat verlässt das System nicht.
- Dürfen wir die Papierbelege danach vernichten?
- Erst wenn Ihr Haus eine Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen in Kraft gesetzt hat — das kann keine Software für Sie erledigen. Solange sie fehlt, hält Benvero die Aussage bewusst zurück, statt Ihnen ein Risiko einzureden. Der digitale Beleg wird davon unabhängig revisionssicher aufbewahrt.
- Was kostet das?
- Basic ist dauerhaft kostenlos und enthält zehn KI-gelesene Belege pro Monat. Gezählt wird je Dokument, nicht je Seite. Darüber hinaus zahlen Sie eine Grundgebühr mit einem Kontingent, nie pro Kopf. Keine Mindestabnahme, keine Mindestlaufzeit, keine Zahlungsdaten im Checkout.
- Kommen wir wieder heraus?
- Ja. Es gibt keine Mindestlaufzeit und keine Mindestabnahme; Basic lässt sich jederzeit ohne Kündigungsfrist beenden. Buchungen lassen sich als Exportdatei ziehen, Belege als Bilddateien mit Prüfsumme, ohne Aufpreis. Was festgeschrieben ist, bleibt festgeschrieben — das ist der Sinn der Sache und der Grund, warum eine Prüfung damit zufrieden ist.
Vorgestreckt? Erstattet.
Konto anlegen, ersten Beleg einreichen, Freigabe durchlaufen lassen. Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist, ohne Systemwechsel.