Lieferschein-Vorlage: die Felder, die tragen
Eine Lieferschein-Vorlage ist keine Formularpflicht, sondern eine Entscheidung darüber, welche Angaben Sie in sechs Jahren noch brauchen. Die meisten Vorlagen lösen das Layout und lassen genau die Frage offen, an der später die Zuordnung hängt.
Stand: 08. August 2026
Was eine Vorlage leisten muss
Für den Lieferschein schreibt keine Norm Pflichtfelder vor — anders als für die Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) oder die Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Der Maßstab ist stattdessen die Belegfunktion: „Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (GoBD Rz. 61).
Dazu kommt die Anforderung, die jede Vorlage still mitprüft: Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen — progressiv vom Beleg bis zur Steuererklärung und retrograd zurück (GoBD Rz. 32, 33). Eine Vorlage ist gut, wenn ein Dritter mit ihr allein den Vorgang wiederfindet.
Die Felder und wie sie aussehen
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Lieferscheinnummer, fortlaufend vergeben | LS-2026-0417 |
| Lieferdatum | 07.08.2026 |
| Bestell- oder Auftragsnummer des Empfängers | AB-2026-1188 |
| Menge je Position mit Einheit | 12 Stück |
| Teillieferung, ausdrücklich benannt | Teillieferung 2 von 3 |
| Datum der Empfangsbestätigung | 08.08.2026 |
Die Kopfzeile: wer an wen
- Absender mit vollständiger Anschrift — dieselbe Firmierung wie auf der Rechnung, nicht die Kurzform aus dem Briefkopf.
- Empfänger mit vollständiger Anschrift; weicht die Lieferanschrift ab, steht sie getrennt daneben.
- Ansprechpartner und Kostenstelle, wenn der Empfänger sie vorgibt. Diese beiden Felder entscheiden beim Kunden darüber, wer den Beleg zugeordnet bekommt.
- Versandart und Anzahl der Packstücke — die Angabe, die bei einer Reklamation als Erstes gebraucht wird.
Was auf den Lieferschein gehört und was nicht
Trägt: Ein Feld für die Bestellnummer des Empfängers. Es ist die einzige Angabe, die Ihr Kunde braucht, um Lieferung, Rechnung und Buchung ohne Rückfrage zusammenzuführen.
Trägt: Dieselbe Leistungsbeschreibung wie in der Rechnung. § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG verlangt dort die handelsübliche Bezeichnung — weicht der Lieferschein davon ab, muss jemand die Abweichung erklären.
Trägt: Die digitale Ausgabe. Der Lieferschein darf elektronisch entstehen und elektronisch aufbewahrt werden; die Verknüpfung mit dem Buchungsdatensatz darf über einen eindeutigen Index oder einen Barcode erfolgen (GoBD Rz. 64).
Trägt nicht: Sammelbezeichnungen wie „diverse Artikel". Sie machen den Lieferschein für die Zuordnung wertlos und stehen im Widerspruch zu der Genauigkeit, die die Rechnung ohnehin verlangt.
Trägt nicht: Eine Vorlage, die durch Preise und ausgewiesene Umsatzsteuer wie eine Rechnung aussieht. Zur Rechnung wird sie dadurch nicht (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG), und ein Dokument mit gesondert ausgewiesener Steuer wirft umsatzsteuerliche Fragen auf, die Sie vor dem Ausrollen mit Ihrer Kanzlei klären sollten.
Der Fehler, den fast jede Vorlage macht
Es gibt zwei Nummernkreise, nicht einen: Ihre Lieferscheinnummer und die Bestellnummer des Empfängers. Vorlagen aus dem Netz führen fast immer nur die erste. Für Ihre Ablage genügt das; für die Ablage Ihres Kunden bedeutet es Handarbeit, und die kommt als Rückfrage zurück.
Der zweite wiederkehrende Fehler ist die Teillieferung. Wer Rückstände nicht ausweist, erzeugt einen Lieferschein, der zur Rechnung nicht passt — und damit genau die Abweichung, die den Lieferschein von einer beiläufigen Unterlage zu einem Dokument mit Belegfunktion macht (GoBD Rz. 63).
Beides kostet in der Vorlage zwei Felder. In der Klärung kostet es einen Anruf je Vorgang.
Wird der Lieferschein aus einem System erzeugt, gehört die Beschreibung dieses Verfahrens in Ihre Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151). Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlich sind, unterliegen der Zehnjahresfrist (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO) — die Vorlage selbst kann also länger aufzubewahren sein als die Belege, die mit ihr entstehen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion, Übergang zum Buchungsbeleg, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 32, 33 — progressive und retrograde Nachvollziehbarkeit
- GoBD Rz. 110, 131, 151 — Unveränderbarkeit, Empfangsformat, Verfahrensdokumentation
- § 14 Abs. 4 Nr. 4 und Nr. 5 UStG — fortlaufende Rechnungsnummer und handelsübliche Bezeichnung als Pflichtangaben der Rechnung
- § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO — Zehnjahresfrist für Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1 vom 27.02.2026 — zivilrechtliche Beweiskraft ausdrücklich nicht einbezogen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es gesetzliche Pflichtfelder für einen Lieferschein?
- Nein. Eine abschließende gesetzliche Aufzählung existiert für den Lieferschein nicht. Die Felder, die in Vorlagen üblich sind, stammen aus der kaufmännischen Praxis. Verbindlich wird die Genauigkeit erst, wenn auf dem Lieferschein gebucht wird — dann gilt die Belegfunktion nach GoBD Rz. 61.
- Muss die Lieferscheinnummer fortlaufend sein?
- Keine Norm verlangt es. Die fortlaufende, einmalig vergebene Nummer ist eine Pflichtangabe der Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), nicht des Lieferscheins. Sinnvoll ist sie trotzdem: Ohne eindeutige Nummer lässt sich eine Lieferung nicht zweifelsfrei benennen.
- Dürfen Preise auf den Lieferschein?
- Möglich ist es, üblich in vielen Branchen nicht. Zu einer Rechnung wird das Dokument dadurch nicht. Sobald Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird, entstehen zusätzliche umsatzsteuerliche Fragen — klären Sie eine solche Vorlage mit Ihrer Kanzlei, bevor Sie sie in Serie verwenden.
- Muss der Kunde den Empfang unterschreiben?
- Steuerlich ist die Unterschrift nicht vorgeschrieben. Ihr Wert liegt im Nachweis der Übergabe. Die Muster-Verfahrensdokumentation der Kammern stellt ausdrücklich nur auf handels- und steuerrechtliche Ordnungsmäßigkeit ab; die zivilrechtliche Beweiskraft ist dort nicht einbezogen — für diese Seite gilt dasselbe.
- Reicht ein Lieferschein als PDF?
- Ja. Kommt er elektronisch an, ist er in dem Format aufzubewahren, in dem er empfangen wurde (GoBD Rz. 131 Satz 1). Die bloße Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit allerdings regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (Rz. 110).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
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