Die Unterlagen für
die Prüfung liegen bereit.

Was unter der Liste liegt

Die Unterlagen beschreiben Ihr Verfahren. Hier steht, worauf sie sich stützen — für die Kanzlei, die Datenschutzbeauftragte und alle, die vor der Unterschrift nachsehen.

Ist Benvero GoBD-zertifiziert?

Nein — und niemand sonst ist es. Eine GoBD-Zertifizierung für Software erteilt keine Stelle; ordnungsmäßig ist immer ein Verfahren, nie ein Programm. Was Benvero beisteuert, ist nachprüfbar: die Festschreibung, ein Protokoll über jede Änderung mit Vorher- und Nachher-Wert, eine Aufbewahrung von zehn Jahren im Standard und die sieben Unterlagen, mit denen Sie Ihr Verfahren beschreiben.

Wir haben keine Verfahrensdokumentation. Wo fangen wir an?

Bei der Liste. Nach der Anmeldung steht unter Organisation → Ordnungsmäßigkeit, was fehlt: sieben Unterlagen und zwei betriebliche Voraussetzungen, mit einem Zähler daneben. Jede Unterlage ist bereits mit Ihren Rollen, Ihren Freigaberegeln, Ihrer Aufbewahrungsfrist und der eingesetzten Programmfassung gefüllt. Sie lesen, ergänzen die Namen und setzen in Kraft — nacheinander, nicht als Projekt.

Ich bin allein im Unternehmen. Was heißt dann Funktionstrennung?

Ehrlicherweise: nichts. Zwei der neun Punkte — eine zweite Person und die Freigabe durch sie — setzen voraus, dass es jemanden gibt. Im Ein-Personen-Tarif Basic führt die Liste sie deshalb gar nicht erst auf; es bleiben sieben Punkte, und die sind abschließbar. Das ist keine Nachsicht, sondern die Sache selbst: Die GoBD verlangt Kontrollen im Verhältnis zur Betriebsgröße, keine Funktionstrennung dort, wo nur eine Person arbeitet. Die Beschreibung des internen Kontrollsystems hält diese Lage als Festlegung fest, statt sie zu verschweigen.

Kommt unsere Kanzlei oder ein Prüfer in den Mandanten?

Ja, und ohne dass Sie dafür aufstocken müssen. Es gibt eine eigene Prüferrolle, die den gesamten Bestand lesen und nichts ändern kann — weder freigeben noch festschreiben, stornieren oder exportieren. Genau deshalb zählt sie in keinem Tarif gegen die Personengrenze, auch nicht im kostenlosen Basic. Einen externen Prüfer stattdessen mit der Finanzrolle auszustatten wäre das Funktionstrennungsproblem in der einen Lage, in der die Trennung am meisten zählt.

Wann dürfen wir Papierbelege vernichten?

Wenn Ihre Organisationsanweisung zum ersetzenden Scannen in Kraft ist (GoBD Rz. 130-136) — Ihre, nicht die des Softwareherstellers. Benvero zeigt die Vernichtungsfreigabe deshalb erst dann am Beleg an. Vorher quittieren Sie die Sichtprüfung wie gewohnt, nur ohne den Satz, dass das Original weg darf. Die Vorlage für die Anweisung liegt in der App, gefüllt mit Ihren Einstellungen.

Heißt „vorbereitet", dass wir nichts mehr tun müssen?

Nein. Das Programm füllt, was es weiß — Rollen, Freigaberegeln, Fristen, Kilometersätze, Exportrhythmus, Programmfassung. Namen, Zuständigkeiten und die Festlegungen Ihrer Organisation bleiben als sichtbare Lücken stehen. Wir setzen dort ausdrücklich keine Platzhalter ein, die nach einer Angabe aussehen: Eine Vorlage mit erkennbaren Lücken wird ausgefüllt, eine mit erfundenen Angaben unterschrieben.

Was passiert, wenn sich bei uns etwas ändert?

Die Unterlagen werden bei jedem Aufruf neu aus dem Ist-Zustand gerendert, nicht einmal gespeichert — eine neue Rolle oder eine geänderte Freigaberegel steht sofort darin. Und jede Unterlage führt ihre Fassung mit: Geht eine Vorlage in eine neue Fassung, gilt Ihre alte Inkraftsetzung nicht mehr als erledigt, weil sie das geänderte Verfahren nicht mehr deckt. Der Punkt öffnet sich von selbst wieder.

Dürfen unsere Belege überhaupt durch eine KI?

Texterkennung und Strukturierung laufen als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO in der EU-Region Frankfurt. Belegdaten verlassen die EU nicht und werden nicht zum Training verwendet. Am Beleg steht im Protokoll, welches Verfahren ihn gelesen hat — und der gelesene Wert bleibt ein Vorschlag, bis eine Person ihn bestätigt.

Wer darf die Unterlagen sehen und in Kraft setzen?

Nur Zugänge mit der Verwaltung des Mandanten. Die Seite liegt hinter einer eigenen Berechtigung, jede Inkraftsetzung wird mit Name, Fassung und Datum festgehalten, und das Berechtigungskonzept selbst listet auf, welche Rolle was darf — aus den tatsächlich vergebenen Rollen Ihres Mandanten, nicht aus einer allgemeinen Aufzählung.

Was kostet das?

Die Unterlagen sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Basic — sie sind kein Zusatzmodul. Bezahlt wird bei Benvero nur, was die Erkennung an Belegen für Sie liest; ab Starter sind Nutzende unbegrenzt. Basic ist ein Ein-Personen-Tarif — ein reiner Prüferzugang zählt aber in keinem Tarif mit, Ihre Kanzlei kommt also auch dort herein. Im Checkout werden keine Zahlungsdaten verlangt, und es gibt keine Mindestlaufzeit.