Beleg verloren: was jetzt zu tun ist
Ein verlorener Beleg ist kein Grund, den Aufwand abzuschreiben. Er kostet aber Geld, wenn Sie in der falschen Reihenfolge vorgehen: Der Eigenbeleg rettet die Betriebsausgabe, die Vorsteuer rettet nur die Rechnung.
Stand: 07. August 2026
Der erste Griff ist nicht der Eigenbeleg
Die GoBD lassen neben der Urschrift ausdrücklich die „Kopie der Urschrift" genügen (Rz. 61). Eine Zweitschrift vom Aussteller ist damit vollwertig — und sie ist die einzige Möglichkeit, den Vorsteuerabzug zu behalten. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG verlangt dafür den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung.
Bei Hotels, Werkstätten, Onlinehändlern und Bahnfahrten ist die Zweitschrift in wenigen Minuten beschafft, oft im Kundenkonto. Erst wenn der Aussteller nicht mehr feststellbar ist oder es von vornherein keine Rechnung gab, kommt der Eigenbeleg.
Die Reihenfolge
- Aussteller kontaktieren und Zweitschrift oder Rechnungskopie anfordern.
- Im Kundenkonto, im Postfach und in der Kartenabrechnung nachsehen — viele Belege liegen elektronisch bereits vor.
- Zahlungsnachweis sichern: Kontoauszug oder Kartenabrechnung zeigen Datum, Empfänger und Betrag und stützen später den Eigenbeleg.
- Eigenbeleg erstellen, solange die Erinnerung an Anlass und Teilnehmer noch belastbar ist.
- Eigenbeleg und Zahlungsnachweis miteinander und mit der Buchung verknüpfen (GoBD Rz. 63, 64).
- Ohne Rechnung keine Vorsteuer buchen. Kommt die Zweitschrift später, wird die Vorsteuer zu diesem Zeitpunkt geltend gemacht.
Was der Kontoauszug leistet — und was nicht
Ein Kontoauszug beweist, dass gezahlt wurde. Er beweist nicht, was geleistet wurde und ob die Leistung betrieblich veranlasst war. Genau das ist aber die Belegfunktion, die GoBD Rz. 61 verlangt.
Für den Vorsteuerabzug genügt er deshalb nicht. Als Anlage zum Eigenbeleg ist er dagegen wertvoll: Er bestätigt Betrag, Datum und Empfänger aus einer Quelle, die Sie nicht selbst geschrieben haben. Das nimmt dem Eigenbeleg genau den Einwand, der ihm sonst gemacht wird.
Was den Schaden begrenzt und was ihn vergrößert
Trägt: Den Zahlungsempfänger so genau wie möglich benennen. § 160 AO erlaubt der Finanzbehörde, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn Gläubiger oder Empfänger auf Verlangen nicht genau benannt werden.
Trägt: Den Anlass in ganzen Sätzen festhalten. Bei Bewirtungen verlangt der BFH die zeitnahe Aufzeichnung der Angaben ausdrücklich (III R 96/85).
Trägt nicht: Aus einem Eigenbeleg Vorsteuer ziehen. Der Abzug setzt eine Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG); der Eigenbeleg ist keine.
Trägt nicht: Den Verlust zur Gewohnheit werden lassen. Der Eigenbeleg ist systematisch die Ausnahme (GoBD Rz. 61) — eine Häufung verschiebt die Diskussion vom einzelnen Beleg auf den Prozess.
Der Sonderfall: der Beleg ist da, aber nicht mehr lesbar
Kassenbons auf Thermopapier verblassen, oft binnen weniger Jahre. Die Aufbewahrung verlangt aber Lesbarkeit über die gesamte Frist, und ein elektronisch aufbewahrter Beleg muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, wenn er lesbar gemacht wird (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 130).
Die praktische Konsequenz: Solche Belege werden erfasst, solange sie lesbar sind — nicht am Jahresende. Die bildliche Erfassung darf mit den verschiedensten Geräten erfolgen, Smartphones sind in GoBD Rz. 130 ausdrücklich genannt.
Das Papier gehört erst dann in den Reißwolf, wenn die digitale Fassung gesichert vorliegt. Die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband verlangt: „In keinem Falle erfolgt eine Vernichtung vor dem Durchlaufen aller in der vorliegenden Verfahrensdokumentation dargestellten Schritte inkl. mindestens eines durchgeführten Backup-Laufes."
Ob ein Aufwand ohne Fremdbeleg anerkannt wird, entscheidet sich am Einzelfall und am Gesamtbild der Buchführung. Sprechen Sie größere Positionen mit Ihrer Kanzlei ab, bevor Sie den Eigenbeleg schreiben.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61–64 — Urschrift, Kopie der Urschrift, Eigenbeleg und Verknüpfung mit der Buchung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt den Besitz einer Rechnung voraus
- § 160 AO — Benennung des Gläubigers oder Zahlungsempfängers
- § 147 Abs. 2 AO und GoBD Rz. 130 — Lesbarkeit und bildliche Übereinstimmung
- BFH, Urteil III R 96/85 — zeitnahe Aufzeichnung bei Bewirtungsaufwendungen
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Kann ich einen verlorenen Beleg einfach durch einen Eigenbeleg ersetzen?
- Für den Betriebsausgabenabzug ja — genau dafür sehen die GoBD den Eigenbeleg vor (Rz. 61). Für den Vorsteuerabzug nein: Dieser setzt den Besitz einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Fordern Sie deshalb zuerst eine Zweitschrift an.
- Ist eine Rechnungskopie oder ein Ausdruck aus dem Kundenkonto ausreichend?
- Ja. GoBD Rz. 61 lässt die Kopie der Urschrift ausdrücklich genügen. Entscheidend ist, dass die Kopie inhaltlich vollständig ist und die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG beziehungsweise bei Kleinbeträgen des § 33 UStDV trägt.
- Reicht die Kreditkartenabrechnung als Beleg für die Ausgabe?
- Sie belegt die Zahlung, nicht die Leistung. Als alleiniger Nachweis erfüllt sie die Belegfunktion nicht und trägt keinen Vorsteuerabzug. In Verbindung mit einem Eigenbeleg, der Leistung und betrieblichen Anlass beschreibt, ist sie ein starker ergänzender Nachweis.
- Was ist mit einem verblassten Kassenbon?
- Er wird behandelt wie ein Beleg, dessen Lesbarkeit verloren geht. Die Erfassung muss erfolgen, solange er lesbar ist; die elektronische Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 130). Ist er bereits unlesbar, bleibt nur der Eigenbeleg, gestützt auf den Zahlungsnachweis.
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