Die fortlaufende Belegnummer
Zwei Nummern, zwei Zwecke, ein Missverständnis. Die Rechnungsnummer ist eine Pflichtangabe auf dem Dokument, das Sie ausstellen. Die Belegnummer ist Ihr internes Ordnungsmerkmal für das Dokument, das Sie bekommen. Wer beide gleichsetzt, vergibt entweder zu viele Nummern oder zu wenige.
Stand: 08. August 2026
Die Rechnungsnummer: Pflicht des Ausstellers
§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG verlangt auf einer Rechnung eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird. Das Gesetz spricht dabei von einer Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen — mehrere Nummernkreise sind im Wortlaut angelegt, etwa je Standort, je Jahr oder je Geschäftsbereich.
Zwei Wörter tragen die Anforderung: fortlaufend und einmalig. Keine Nummer darf zweimal vergeben werden. Ein bestimmtes Schema schreibt das Gesetz nicht vor — welches Sie wählen, ist eine Entscheidung, die in die Verfahrensdokumentation gehört (GoBD Rz. 151, 153).
Diese Pflicht trifft Sie als Aussteller. Auf der Eingangsseite ist die Rechnungsnummer eine Angabe, die Sie prüfen — und deren Fehlen bei einer Rechnung über 250 Euro den Vorsteuerabzug gefährdet, weil dieser eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraussetzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Die Belegnummer: Ihr Ordnungsmerkmal
Die Belegnummer steht in keinem Paragrafen. Sie ist die praktische Antwort auf eine Anforderung, die sehr wohl in den GoBD steht: Geschäftsvorfälle müssen sich „in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit)" — vom Beleg über Grundaufzeichnung, Journal und Konten bis zur Steuererklärung und wieder zurück (Rz. 32, 33).
Rückwärts funktioniert das nur, wenn jede Buchung genau einen Beleg benennt und jeder Beleg wiederfindbar ist. Rz. 63 sagt, wann aus einem empfangenen Handels- oder Geschäftsbrief überhaupt ein Buchungsbeleg wird: „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung". Rz. 64 erlaubt für den elektronischen Beleg, die Kontierung durch Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung — genannt werden ausdrücklich ein eindeutiger Index und ein Barcode.
Genau das ist die Belegnummer: der eindeutige Index. Sie muss nicht auf dem Papier stehen und nicht schön sein. Sie muss eindeutig sein und in beide Richtungen tragen.
Drei Nummern, die oft verwechselt werden
| Nummer | Wer vergibt sie | Wozu sie dient | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Der Rechnungsaussteller | Identifizierung der Rechnung; Pflichtangabe ab 250 Euro | § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG |
| Belegnummer | Ihr Betrieb, beim Eingang oder bei der Erfassung | Verknüpfung von Beleg und Buchung, Wiederauffindbarkeit | GoBD Rz. 32, 33, 63, 64 |
| Buchungssatznummer im Journal | Das Buchhaltungssystem | Reihenfolge und Festschreibung der Buchungen | GoBD Rz. 107, 108; § 146 Abs. 4 AO |
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt: Mehrere Nummernkreise nebeneinander führen — Eingangsrechnungen, Kasse, Bank, Reisekosten. Der Gesetzeswortlaut zur Rechnungsnummer kennt mehrere Zahlenreihen; für interne Belegnummern gibt es ohnehin keine Formvorgabe.
Trägt: Die Belegnummer nur elektronisch führen, ohne sie auf das Dokument zu drucken. Rz. 64 lässt die Verknüpfung über einen eindeutigen Index ausdrücklich zu.
Trägt nicht: Dieselbe Nummer zweimal vergeben. Bei der Rechnungsnummer verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG Einmaligkeit; bei der Belegnummer zerstört die Doppelvergabe die Zuordnung, auf der die retrograde Prüfbarkeit beruht.
Trägt nicht: Einen bereits erfassten Bestand nachträglich neu durchnummerieren, um Lücken zu schließen. Einmal eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben oder geändert werden (Rz. 108).
Trägt nicht: Eine Buchung ohne Belegverweis stehen lassen. Die fehlende Verknüpfung von Beleg und Buchung ist ein typischer Angriffspunkt; Korrektur- und Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein (Rz. 63, 64).
Die Kleinbetragsrechnung ist der Fall, an dem sich die beiden Nummern trennen. Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV vier Angaben; die fortlaufende Rechnungsnummer gehört nicht dazu. Ihr Kassenbon aus dem Baumarkt trägt also zulässigerweise keine Rechnungsnummer — Ihre eigene Belegnummer braucht er trotzdem, sonst ist er nicht wiederauffindbar. Die Erleichterung des § 33 UStDV gilt nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV).
Was ein tragfähiges Nummernschema erfüllt
- Es ist beschrieben. Welcher Kreis wofür gilt, wer vergibt und wann — das gehört in die Verfahrensdokumentation (Rz. 151, 153).
- Es ist maschinell vergeben. Handvergabe erzeugt Doppelungen, und Doppelungen fallen erst auf, wenn die Buchung längst steht.
- Es überlebt den Jahreswechsel nachvollziehbar. Ob Sie jährlich neu beginnen oder durchlaufen, ist Ihre Entscheidung — dokumentiert muss sie sein.
- Es überlebt den Systemwechsel. Der Nachweis der Programmidentität läuft über die gesamte Aufbewahrungsfrist (Rz. 154); ein Nummernkreis, der beim Migrieren neu startet, braucht eine dokumentierte Übergangsregel.
- Es kennt den Storno. Eine stornierte Nummer wird nicht wiederverwendet, sondern bleibt als storniert sichtbar.
Der Fehler, der teuer wird
Nicht die Lücke ist das Problem, sondern die unerklärte Lücke. Wenn zwischen zwei Ausgangsrechnungen eine Nummer fehlt, ist die erste Frage in jeder Prüfung: Was stand dort? Eine dokumentierte Antwort — Testbeleg, Abbruch im Erstellungsprozess, Storno mit Verweis — beendet das Gespräch. Keine Antwort verlängert es.
Auf der Eingangsseite ist es umgekehrt: Dort schadet nicht die Lücke, sondern die Dublette. Zwei Belegnummern für dasselbe Dokument bedeuten im Zweifel zwei Buchungen und zweimal Vorsteuer aus einer Leistung. Deshalb sitzt die Dublettenprüfung sinnvollerweise vor der Nummernvergabe, nicht danach.
Und ein Punkt, den Sie nicht in Nummern lösen können: Der Beleg muss den Geschäftsvorfall zweifelsfrei nachweisen (Rz. 61). Eine saubere Nummer macht aus einem unvollständigen Beleg keinen vollständigen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG — fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro ohne Rechnungsnummer; § 33 Satz 3 UStDV zu den Ausnahmen
- GoBD Rz. 32, 33 — progressive und retrograde Prüfbarkeit
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, Verknüpfung über eindeutigen Index oder Barcode
- GoBD Rz. 107, 108, 111 — Unveränderbarkeit und Kenntlichmachung von Änderungen; § 146 Abs. 4 AO
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 19–22 — Zuordnung von Bewirtungsbeleg und Rechnung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Schreibt das Gesetz eine lückenlose Belegnummer vor?
- Für die interne Belegnummer gibt es keine gesetzliche Vorgabe — der Begriff kommt in den GoBD nicht vor. Was vorgeschrieben ist, ist das Ergebnis: lückenlose Verfolgbarkeit vom Beleg zur Buchung und zurück (Rz. 32, 33) und eine belastbare Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index (Rz. 64). Für die Rechnungsnummer auf ausgestellten Rechnungen gilt dagegen § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG.
- Dürfen wir mehrere Nummernkreise führen?
- Ja. Das Umsatzsteuerrecht spricht bei der Rechnungsnummer von einer oder mehreren Zahlenreihen; intern sind Sie in der Gestaltung frei. Bedingung ist die Einmaligkeit innerhalb des jeweiligen Kreises und eine Dokumentation, welcher Kreis wofür gilt.
- Was tun, wenn eine Rechnungsnummer versehentlich doppelt vergeben wurde?
- Die betroffene Rechnung wird korrigiert, nicht überschrieben: Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten, die Korrektur ist als solche erkennbar und auf das Original bezogen (Rz. 111). Ob die Berichtigung umsatzsteuerlich zurückwirkt, ist streitig: § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG erklärt die Rechnungsberichtigung ausdrücklich nicht zum rückwirkenden Ereignis, während der EuGH in Senatex (C-518/14) und Barlis 06 (C-516/14) eine Rückwirkung angenommen hat. Diese Frage gehört in die Kanzlei.
- Braucht ein Eigenbeleg eine Belegnummer?
- Er braucht dieselbe Verknüpfung wie jeder andere Beleg — er ist ein buchungsrelevanter Beleg und unterliegt denselben Anforderungen. Für den Bewirtungs-Eigenbeleg verlangt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (Rn. 19–22) ausdrücklich, dass er digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt wird; ein Verweis, ein eindeutiger Index oder ein Barcode genügt. Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, ist der Betriebsausgabenabzug zu versagen.
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