Belege scannen: Anforderungen, die über die Auflösung hinausgehen
Die technische Seite des Scannens ist seit Jahren gelöst. Was in Prüfungen beanstandet wird, steht nicht am Gerät: die fehlende Organisationsanweisung, das weiterhin bearbeitete Papier und die Ablage, die Änderungen nicht sichtbar macht.
Stand: 07. August 2026
Die Erlaubnis und ihre Bedingung
GoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung: „Nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Rz. 130 dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind." Der Steuerpflichtige muss zusätzlich entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft elektronisch nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original aufbewahrt werden.
Die Bedingung steht in Rz. 141: „Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen." Wer scannt und wegwirft, ohne den Prozess beschrieben zu haben, hat sich die Erlaubnis nicht verdient.
Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht wird (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 130). Die Erfassung darf „mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen)" erfolgen — das Telefon ist ausdrücklich zugelassen.
Was die Organisationsanweisung regeln muss (GoBD Rz. 136)
- Wer erfassen darf.
- Zu welchem Zeitpunkt erfasst wird — beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung.
- Welches Schriftgut überhaupt erfasst wird.
- Ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist.
- Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt.
- Wie Fehler zu protokollieren sind.
Erlaubt und nicht erlaubt
Trägt: Erfassen mit dem Smartphone — GoBD Rz. 130 nennt es ausdrücklich. Die Muster-Verfahrensdokumentation von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband in Version 2.1 deckt das mobile Scannen mit ab.
Trägt: Ohne elektronische Signatur arbeiten: „Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich" (GoBD Rz. 138).
Trägt: Auf der Auslandsdienstreise vor Ort erfassen. Rz. 130 und 136 lassen das zu, wenn die Belege im Ausland entstanden oder empfangen wurden — Reisebelege sind ausdrücklich genannt.
Trägt nicht: Auf Farbe verzichten, wenn ihr Beweisfunktion zukommt: Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben (GoBD Rz. 137).
Trägt nicht: Nach dem Scan auf dem Papier weiterarbeiten. Rz. 139: Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf ihnen keine Bemerkungen oder Ergänzungen vermerkt werden.
Trägt nicht: Die Bilder in Ordnern auf einem Laufwerk ablegen und es dabei belassen. GoBD Rz. 110: Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden".
Was nicht ersetzend gescannt wird
| Unterlage | Fundstelle |
|---|---|
| Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss in Papierform | § 257 Abs. 3 HGB |
| Unterlagen, die im Original aufzubewahren sind | § 147 Abs. 2 AO |
| Zollunterlagen | § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO |
| Notarielle Urkunden, Wertpapiere, Dokumente unter Siegel | Muster-VD 2.1 |
| Belege, die im Vorsteuervergütungsverfahren gebraucht werden | Muster-VD 2.1 |
Der Volltext gehört zur Aufbewahrung
Wird beim Erfassen per Texterkennung ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu machen (GoBD Rz. 130). Die ausgelesenen Daten sind damit nicht bloß Komfort, sondern selbst aufbewahrungspflichtig.
Für eingehende elektronische Belege gilt zusätzlich: Sie sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131). Eine Rechnung, die als strukturierter Datensatz kommt, wird nicht durch Ausdrucken und Einscannen zu einem ordentlich aufbewahrten Beleg.
Die Verfahrensdokumentation ist die Legitimation der Vernichtung und bleibt Pflicht des Steuerpflichtigen (GoBD Rz. 151). Vernichtet wird laut Muster-Verfahrensdokumentation erst nach dem Durchlaufen aller beschriebenen Schritte einschließlich mindestens eines durchgeführten Backup-Laufes.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 130, 136–141 — bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Farbe, Signatur, Vernichtung
- GoBD Rz. 107–111 — Unveränderbarkeit, Ablage im Dateisystem, zulässige Maßnahmen
- GoBD Rz. 131 und 151 — Aufbewahrung im Eingangsformat, Verfahrensdokumentation
- § 147 Abs. 1 Nr. 4a und Abs. 2 AO — Zollunterlagen und Anforderungen an die Wiedergabe
- § 257 Abs. 3 HGB — Unterlagen, die in Papierform bleiben müssen
- BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich Belege mit dem Smartphone scannen?
- Ja. GoBD Rz. 130 nennt Smartphones neben Multifunktionsgeräten und Scan-Straßen ausdrücklich als zulässige Erfassungsgeräte. Die Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbands in Version 2.1 vom 27.02.2026 deckt das mobile Scannen mit ab.
- Brauche ich eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel?
- Für Besteuerungszwecke nicht. GoBD Rz. 138 stellt das ausdrücklich klar. Was Sie brauchen, ist eine Ablage, die spätere Änderungen kenntlich macht (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107 bis 111), und eine Verfahrensdokumentation.
- Muss in Farbe gescannt werden?
- Nur wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt. GoBD Rz. 137 nennt als Beispiele Minusbeträge in roter Schrift sowie Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben. In diesen Fällen ist die vollständige Farbwiedergabe erforderlich.
- Darf ich die Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
- Grundsätzlich ja, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Ausgenommen sind unter anderem in Papier erstellte Jahresabschlüsse, Zollunterlagen, notarielle Urkunden und Wertpapiere. Grundlage der Vernichtung ist die Verfahrensdokumentation.
- Reicht ein Ordner auf dem Netzlaufwerk als Archiv?
- In der Regel nicht. GoBD Rz. 110 sagt, dass die Ablage in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. Zulässig sind hardwaremäßige, softwaremäßige und organisatorische Maßnahmen, etwa Festschreibung, Protokollierung, Versionierung und ein Zugriffsberechtigungskonzept.
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