GoBD, Aufbewahrung und Archivierung
Fristen, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und das, was bei einer Prüfung tatsächlich verlangt wird.
39 Beiträge
Alle Beiträge in diesem Bündel
- Aufbewahrungsfrist für Bilanz und JahresabschlussZehn Jahre, und die Verkürzung auf acht gilt hier gerade nicht. Wann die Frist beginnt und warum ein Papierabschluss nicht ersetzend gescannt werden darf.
- Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege nach dem BEG IVFür Buchungsbelege gelten seit 2025 acht Jahre statt zehn — auch für Altbestände. Was das ändert, wo es nicht gilt und warum Kanzleien länger raten.
- Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen im ÜberblickSechs, acht oder zehn Jahre: Welche Frist eine Geschäftsunterlage trägt, entscheidet ihre Funktion — nicht der Ordner, in dem sie liegt.
- Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge im BetriebDer Kontoauszug, auf dem gebucht wird, ist ein Buchungsbeleg: acht Jahre. Warum der Ausdruck aus dem Online-Banking dafür nicht genügt.
- Aufbewahrungsfrist für LieferscheineSechs Jahre, acht Jahre oder nur bis zur Rechnung: Welche Frist ein Lieferschein trägt, hängt davon ab, ob er zum Buchungsbeleg wird.
- Aufbewahrungsfrist für LohnunterlagenLohnunterlagen tragen Fristen aus vier Rechtskreisen: sechs Jahre fürs Lohnkonto, acht für Buchungsbelege, zehn für Aufzeichnungen — und eine ohne Jahreszahl.
- Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: acht Jahre, mit AusnahmenRechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Wann die Frist beginnt, wann sie nicht abläuft und was bei E-Rechnungen ins Archiv gehört.
- Aufbewahrungsfrist für SteuerbescheideDer Steuerbescheid ist im Betrieb eine sonstige Unterlage: sechs Jahre. Warum in der Praxis trotzdem die Festsetzungsfrist über den Zeitpunkt entscheidet.
- Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen im UnternehmenZehn, acht oder sechs Jahre: welche Frist für welche Unterlage gilt, wann sie beginnt, wann sie nicht abläuft und was ein Löschkonzept können muss.
- Aufbewahrungsfrist für VerträgeVerträge haben keine eigene Frist. Sechs, acht oder zehn Jahre entscheiden sich daran, ob nach dem Vertrag gebucht wird — und ob er die Bücher erklärt.
- Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung auf einen BlickZehn Jahre für die Bücher, acht für die Belege — und die Pflicht, die Daten die ganze Zeit auswertbar zu halten. Was das nach einem Systemwechsel bedeutet.
- Belegausgabepflicht: wer einen Bon aushändigen mussDie Belegausgabepflicht trifft nur, wer eine elektronische Kasse einsetzt. Was „zur Verfügung stellen" heißt, wann digital genügt und wie die Befreiung läuft.
- Betriebsprüfung: Z1, Z2, Z3 und was das Finanzamt verlangen darfDrei Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 AO: Was die Prüferin verlangen darf, welche Daten Sie stellen müssen und was eine Verzögerung kostet.
- Datenträgerüberlassung Z3: was übergeben wirdZ3 verlangt mehr als einen Datenexport: Struktur- und Herkunftsinformationen gehören dazu. Was mitgeliefert wird, was die Behörde nicht darf, was Sie begrenzen.
- E-Mails aufbewahren: wann eine Mail ein Beleg istNicht jede Mail ist aufbewahrungspflichtig — und manche länger, als man denkt. Die Einordnung nach Inhalt, mit den Anforderungen an ein Mailarchiv.
- Die einheitliche digitale Schnittstelle und ihre Sanktionen§ 147b AO erlaubt einheitliche Schnittstellen für den Datenexport. Was die DSFinV-K damit zu tun hat und was eine unbrauchbare Lieferung kostet.
- Ersetzendes Scannen: wann das Papier weg darfGoBD Rz. 140 erlaubt die Vernichtung nach der bildlichen Erfassung — mit Ausnahmen. Voraussetzungen, Organisationsanweisung und die Belege, die bleiben müssen.
- Festsetzungsfrist: warum acht Jahre manchmal nicht reichenDie Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist. Welche Fristen gelten, was ihren Ablauf hemmt und was ein Löschkonzept braucht.
- Fünf GoBD-Fehler, die in der Prüfung auffallenFünf Stellen, an denen die GoBD eine harte Rechtsfolge vorsehen — von der Ablage im Dateisystem bis zum Papierbeleg, der nach dem Scannen weiterläuft.
- GoBD und Software: was ein Programm leisten kannSoftware kann Festschreibung, Protokoll und Export liefern. Rechtevergabe, Datenqualität und Verfahrensdokumentation bleiben beim Anwender. Die Trennlinie.
- GoBD-Checkliste für den BeleglaufSieben Stationen vom Belegeingang bis zur Datenübergabe, je mit Prüffrage und Randziffer — und was die GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 daran geändert hat.
- GoBD-konform: was der Begriff bedeutet und was er nicht bedeutetGoBD-konform ist eine Eigenschaft Ihres Verfahrens, nicht ein Siegel auf einer Software. Was die GoBD dazu selbst sagen und was in Ihrer Hand bleibt.
- GoBD-konforme Archivierung: die vier harten AnforderungenUnveränderbarkeit, Lesbarkeit, Fristen und Verfahrensdokumentation: die vier Anforderungen, an denen sich eine digitale Belegablage messen lassen muss.
- GoBD-konforme Rechnung: was zusätzlich zu § 14 UStG giltDie Pflichtangaben stehen im Umsatzsteuerrecht, die Anforderungen an Erfassung, Verknüpfung und Aufbewahrung in den GoBD. Beide Ebenen im Überblick.
- GoBD-Zertifizierung: warum es sie nicht gibtEine amtliche GoBD-Zertifizierung existiert nicht — die GoBD schließen sie in Rz. 179 bis 181 selbst aus. Was ein privates Testat stattdessen aussagt.
- GoBD: die Pflichten in AlltagsspracheWas die GoBD von einem Betrieb verlangen: Belegprinzip, Fristen der Erfassung, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff — mit Fundstellen.
- Kassenbuch nach GoBD: die AnforderungenKasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Was daraus für Führung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung des Kassenbuchs folgt.
- Kassenbuch-Vorlage: die Spalten, die tragenWelche Spalten ein Kassenbuch braucht und warum jede einzelne: Vorgangsdatum, Belegverweis, Steuersatz, Bestand, Korrekturvermerk — je mit Fundstelle.
- Kassennachschau: was ohne Ankündigung geprüft wirdDie Kassennachschau kommt unangekündigt, prüft Kassenführung und Kassensystem — und kann ohne Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen.
- Die Organisationsanweisung zum ScannenGoBD Rz. 136 verlangt sechs Festlegungen, bevor Papier vernichtet werden darf. Was in jedem der sechs Punkte konkret zu entscheiden ist.
- Revisionssichere Archivierung: der Begriff und seine GrenzenGefordert ist nicht „revisionssicher", sondern Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO. Was das für ein Archiv bedeutet und wo der Begriff endet.
- Unterlagen vernichten: erst rechnen, dann schreddernVor der Vernichtung müssen zwei Fristen abgelaufen sein — und einige Unterlagen bleiben unabhängig davon. Der Prüfweg vor dem Aufräumen.
- Unveränderbarkeit: warum Überschreiben kein Korrigieren istEine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verschwindet. Was § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 107 bis 111 konkret verlangen.
- Verfahrensdokumentation nach GoBD: Aufbau und UmfangDie GoBD verlangen für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation. Aufbau nach Rz. 153, Nachweis der Programmidentität und der Umgang mit Lücken.
- Verfahrensdokumentation: was in ein Muster gehörtEin Muster liefert die Gliederung, nicht den Inhalt. Welche vier Teile GoBD Rz. 153 verlangt und welche Kapitel nur aus Ihrem Betrieb kommen können.
- Verzögerungsgeld: was eine verweigerte Auskunft kostet2.500 bis 250.000 Euro nach § 146 Abs. 2c AO. Wie sich das Verzögerungsgeld vom Mitwirkungsverzögerungsgeld nach § 200a AO unterscheidet.
- Wo Belege liegen dürfen — und wo nichtBücher gehören ins Inland, elektronische Bestände dürfen mit Bewilligung ins Ausland. Was § 146 AO und § 14b UStG über den Aufbewahrungsort sagen.
- Zeitgerechte Erfassung: die Fristen, die niemand kenntTäglich, zehn Tage, Ablauf des Folgemonats: die Fristen aus GoBD Rz. 45 bis 52 — und was gilt, wenn Belege sofort digital gesichert werden.
- § 257 HGB: die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht§ 257 HGB regelt, welche Unterlagen ein Kaufmann wie lange aufbewahrt — seit dem Bürokratieentlastungsgesetz mit drei Fristen statt einer.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.