Belege in Fremdwährung: umrechnen und nachweisen
Ein Beleg aus Zürich oder New York wird nicht dadurch besser, dass jemand den Euro-Betrag darüberschreibt. Der Beleg bleibt, wie er ist — dokumentiert wird der Weg von seinem Betrag zu Ihrer Buchung.
Stand: 08. August 2026
Der Beleg wird nicht umgerechnet
Die erste Regel ist eine Unterlassung. Der Fremdwährungsbeleg ist die Urschrift des Geschäftsvorfalls (GoBD Rz. 61), und die Wiedergabe muss beim Lesbarmachen bildlich mit dem Original übereinstimmen (Rz. 130). Ein handschriftlich ergänzter Euro-Betrag auf dem Bon macht aus dem Beleg kein besseres Dokument, sondern ein verändertes.
Umgerechnet wird die Buchung. Der Beleg trägt weiterhin 148,50 CHF, die Buchung trägt einen Euro-Betrag — und dazwischen steht ein Kurs, den jemand nachvollziehen können muss. Genau diese Nachvollziehbarkeit verlangen die GoBD über die gesamte Aufbewahrungsfrist, vorwärts vom Beleg bis zur Steuererklärung und rückwärts genauso (Rz. 32, 33).
Drei Werte, die zusammen aufbewahrt gehören
| Wert | Woher er kommt |
|---|---|
| Originalbetrag und Währung | vom Beleg selbst, unverändert |
| Angesetzter Umrechnungskurs und seine Herkunft | aufgedruckter Kurs, Kartenabrechnung oder ein dokumentierter Referenzkurs |
| Gebuchter Euro-Betrag | aus Betrag und Kurs, mit dem Beleg verknüpft |
| Entgelt des Kartenherausgebers, falls per Karte gezahlt | aus der Kreditkartenabrechnung, als eigene Position |
Welcher Kurs anzusetzen ist, hängt vom Fall ab
Hier ist Zurückhaltung angebracht, weil im Netz vieles als allgemeine Regel verkauft wird, was von Steuerart, Zeitpunkt und Sachverhalt abhängt. Belegbetrag, aufgedruckter Kurs des Händlers und der vom Kartenherausgeber belastete Euro-Betrag sind drei verschiedene Zahlen, und sie stimmen fast nie überein.
Was in jedem Fall trägt: Legen Sie eine Kursquelle fest, wenden Sie sie einheitlich an und halten Sie zu jedem Beleg fest, welcher Kurs verwendet wurde und woher er stammt. Welche Quelle für Ihren Betrieb die richtige ist, klären Sie mit Ihrer Kanzlei — das ist eine Frage des Einzelfalls, keine allgemeine Regel.
Was Sie gar nicht umrechnen müssen
Die Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge für Auslandsreisen sind in Euro festgesetzt. Sie treten nach § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG länderweise an die Stelle der Inlandssätze; das Bundesministerium der Finanzen setzt sie im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder fest. Für 2026 gilt die Anlage zum BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025.
Wer für eine Woche Bern die Landeswährung umrechnet, rechnet an der Regel vorbei. Maßgebend ist der Ort, den der Mitarbeitende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat — und der zugehörige Euro-Betrag steht in der amtlichen Übersicht.
Pauschbeträge 2026 in Euro, ohne Umrechnung
| Land oder Ort | 24 h | An- und Abreisetag | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| Schweiz — Bern | 82 EUR | 55 EUR | 195 EUR |
| Vereinigtes Königreich — London | 66 EUR | 44 EUR | 163 EUR |
| USA — New York City | 66 EUR | 44 EUR | 308 EUR |
| Polen — Warschau | 40 EUR | 27 EUR | 143 EUR |
| Luxemburg — zugleich Auffangsatz für nicht gelistete Länder | 63 EUR | 42 EUR | 139 EUR |
Was am Auslandsbeleg zusätzlich zu beachten ist
Trägt: Belege, die im Ausland entstanden oder empfangen wurden, dürfen dort direkt bildlich erfasst werden. Die GoBD nennen den Fall ausdrücklich: Belege über eine Dienstreise im Ausland (Rz. 130, 136).
Trägt: Bei Auslandsübernachtungen zählt die besondere Kreditkartengebühr für die Zahlung in Fremdwährung zu den Übernachtungskosten und teilt deren Behandlung (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117).
Trägt: Ist glaubhaft, dass eine detaillierte maschinelle Bewirtungsrechnung im Ausland nicht zu erhalten war, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 23).
Trägt nicht: Den Übernachtungspauschbetrag für sich selbst ansetzen: Die Pauschbeträge sind ausschließlich in Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 128). Für den Werbungskosten- und den Betriebsausgabenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Trägt nicht: Den Beleg nach der Reise vernichten und nur den Euro-Betrag behalten. Ohne die Urschrift fehlt die Grundlage, auf der ein Prüfer den Kurs überhaupt nachrechnen könnte.
Rechnungen sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren; bei vollständiger Fernabfrage, Download und Verwendbarkeit ist die Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig, muss dem Finanzamt aber mitgeteilt werden (§ 14b Abs. 2 UStG). Ein Auslandsbeleg im ausländischen Postfach eines Anbieters ist damit noch nicht aufbewahrt.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33, 61, 130, 136 — Prüfbarkeit, Belegfunktion, bildliche Erfassung, Erfassung im Ausland
- § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG — Auslandspauschbeträge und der maßgebende Ort vor 24 Uhr Ortszeit
- BMF-Schreiben vom 05.12.2025, Anlage „Übersicht über die ab 1. Januar 2026 geltenden Pauschbeträge"
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117 und 128 — Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung, Übernachtungspauschbeträge
- R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR — Pauschbeträge nur bei Arbeitgebererstattung
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 23; § 14b Abs. 2 UStG — Aufbewahrungsort
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Welcher Umrechnungskurs ist der richtige?
- Das hängt von Steuerart, Zeitpunkt und Sachverhalt ab und lässt sich nicht pauschal beantworten. Belastbar ist die Verfahrensseite: eine einheitlich angewendete Kursquelle, zu jedem Beleg der verwendete Kurs und seine Herkunft, und beides mit dem Beleg verknüpft. Die Festlegung der Quelle gehört in die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei.
- Kann ich einfach den Euro-Betrag von der Kreditkartenabrechnung nehmen?
- Die Abrechnung zeigt, was Ihnen belastet wurde — einschließlich des Entgelts des Kartenherausgebers. Belegbetrag und belasteter Betrag sind deshalb zwei Werte, die beide festzuhalten sind. Bei Auslandsübernachtungen zählt die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung nach dem BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117, zu den Übernachtungskosten.
- Muss ich Auslandspauschalen umrechnen?
- Nein. Die Pauschbeträge sind in Euro festgesetzt (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG, Anlage zum BMF-Schreiben vom 5.12.2025). Für Länder ohne eigenen Eintrag gilt der Satz für Luxemburg, für Übersee- und Außengebiete ohne Eintrag der Satz des Mutterlands.
- Darf ich den Beleg schon im Ausland fotografieren und das Papier dort lassen?
- Die bildliche Erfassung im Ausland ist zulässig, wenn die Belege dort entstanden oder empfangen wurden; die GoBD nennen Dienstreisebelege ausdrücklich (Rz. 130, 136). Vernichten sollten Sie das Original erst, wenn die Erfassung nachweislich abgeschlossen und gesichert ist — vorher fehlt Ihnen im Zweifel beides.
- Was ist mit der Übernachtungspauschale im Ausland?
- Sie gilt ausschließlich bei Arbeitgebererstattung (R 9.7 Abs. 2 und 3 LStR, BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 128). Selbständige können sie für sich selbst nicht ansetzen; für den Betriebsausgabenabzug zählen die tatsächlichen Übernachtungskosten (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR).
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