Eingangsrechnungen prüfen: die drei Ebenen
Prüfen heißt nicht, dass eine Person alles prüft. Eine Eingangsrechnung durchläuft drei Ebenen mit drei verschiedenen Fragen, drei Zuständigen und drei verschiedenen Konsequenzen, wenn die Antwort Nein lautet.
Stand: 08. August 2026
Ebene 1: Gehört diese Rechnung überhaupt zu uns?
Die erste Ebene entscheidet niemand fachlich, sondern die Eingangsstelle. Vier Fragen genügen: Sind wir der genannte Leistungsempfänger? Kennen wir den Absender? Ist diese Rechnung schon einmal hier gewesen? In welchem Format ist sie gekommen?
Die Dublettenfrage ist die teuerste. Doppelte Zahlungen entstehen fast immer daraus, dass dasselbe Dokument über zwei Eingangswege kam — einmal als PDF an das Sammelpostfach, einmal auf Papier an die Fachabteilung. Wer die Prüfung erst auf Ebene 2 beginnt, hat den Doppeleingang bereits durchgelassen.
Auch eine zurückgewiesene Rechnung ist eingegangen. Sie gehört dokumentiert, nicht entsorgt: Ohne Vermerk lässt sich später nicht belegen, warum zu einem Vorgang kein Beleg existiert. Und die Zurückweisung selbst ist Teil des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens, das § 14 Abs. 3 UStG voraussetzt.
Ebene 2: Ist die Leistung so erbracht und so vereinbart?
Diese Ebene kann die Buchhaltung nicht beantworten, weil sie nicht dabei war. Sie gehört zur Bedarfsstelle — zu der Person, die bestellt oder beauftragt hat. Geprüft wird der Abgleich von Bestellung, Lieferschein oder Leistungsnachweis mit der Rechnung: Menge, Qualität, Preis, vereinbarte Nachlässe.
Genau dieser Abgleich ist der verlässliche Prüfpfad, den das Umsatzsteuerrecht meint. § 14 Abs. 3 UStG verlangt, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind, und überlässt den Weg dem Unternehmen: „Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können."
Der Fehler auf dieser Ebene ist selten die falsche Antwort, sondern die fehlende Uhr. Während die Bedarfsstelle klärt, läuft die Zehn-Tage-Marke für die Erfassung in den Grundaufzeichnungen weiter (GoBD Rz. 47). Die Lösung ist, den Beleg früh zu sichern und zu erfassen und die Klärung als offenen Vorgang zu führen — nicht, den Beleg bis zur Klärung liegen zu lassen.
Ebene 3: Stimmt die steuerliche Behandlung?
Erst hier prüft die Buchhaltung das Dokument gegen den Angabenkatalog: zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG, bis 250 Euro brutto vier Angaben nach § 33 UStDV — außer bei Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG, wo die Erleichterung nicht gilt (§ 33 Satz 3 UStDV).
Zwei Fälle verdienen auf dieser Ebene besondere Aufmerksamkeit. Der erste ist die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG: Steht dort Umsatzsteuer, wo keine hingehört, ist die Rechnung falsch und die Buchung ebenfalls. Der zweite ist der zu hoch oder unberechtigt ausgewiesene Steuerbetrag (§ 14c UStG). Abziehbar ist beim Empfänger nur die gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG) — der Mehrbetrag ist keine Vorsteuer, auch wenn er auf dem Papier steht.
Am Ende dieser Ebene steht die Kontierung, und mit ihr die Verknüpfung. Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63); elektronisch genügen die Verbindung mit einem Datensatz, ein eindeutiger Index oder ein Barcode (Rz. 64).
Drei Ebenen, drei Zuständige
| Ebene | Frage | Fundstelle |
|---|---|---|
| Eingangskontrolle | Richtiger Empfänger, bekannter Absender, keine Dublette? | § 14 Abs. 3 UStG |
| Bedarfsstelle | Leistung erbracht, Menge und Preis wie vereinbart? | § 14 Abs. 3 UStG |
| Buchhaltung | Pflichtangaben, Steuersatz, Steuerschuldnerschaft, Kontierung? | § 14 Abs. 4 UStG, § 33 UStDV, § 13b UStG |
Was den Prüflauf trägt — und was ihn kostet
Trägt: Beleg früh sichern, Klärung als offenen Vorgang führen. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nicht (GoBD Rz. 52).
Trägt: Jede Beanstandung mit Grund, Person und Zeitpunkt festhalten. Nachvollziehbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist ist die Kernforderung der GoBD (Rz. 32, 33).
Trägt nicht: Die Vorsteuer aus einem zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag ziehen. Abziehbar ist die gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); den Mehrbetrag schuldet der Aussteller (§ 14c Abs. 1 UStG).
Trägt nicht: Die Rechnung bis zur Klärung im Postfach liegen lassen. Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und laufender Erfassung ist bedenklich (GoBD Rz. 47).
Trägt nicht: Die Kleinbetragserleichterung des § 33 UStDV auf Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG anwenden — dort gilt sie nicht (§ 33 Satz 3 UStDV).
Die Dreiteilung ist eine Organisationsform, keine gesetzliche Vorgabe. § 14 Abs. 3 UStG verlangt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, überlässt dessen Ausgestaltung aber jedem Unternehmen. In kleinen Betrieben fallen Ebene 1 und 3 regelmäßig in einer Person zusammen — das ist zulässig, solange die Prüfschritte einzeln dokumentiert sind.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 3 UStG — Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit und der verlässliche Prüfpfad
- § 14 Abs. 4 UStG und § 33 UStDV, insbesondere Satz 3 — Pflichtangaben, Kleinbetragsgrenze und ihre Ausnahmen
- § 13b UStG — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
- § 14c Abs. 1 UStG und § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG — unrichtiger Steuerausweis und Abzug nur der gesetzlich geschuldeten Steuer
- § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG sowie EuGH, Urteile vom 15.09.2016, C-518/14 und C-516/14 — Berichtigung und Rückwirkung
- GoBD Rz. 32, 33, 47, 52, 63, 64, 139 — Nachvollziehbarkeit, Fristen, Buchungsbeleg, Verknüpfung, Medienbruch
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wer muss eine Eingangsrechnung prüfen?
- Das Gesetz benennt keine Stelle. § 14 Abs. 3 UStG verlangt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren mit einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung. Wer diesen Prüfpfad herstellt, entscheidet Ihr Unternehmen — nur nachvollziehbar muss es sein (GoBD Rz. 32, 33).
- Wie lange darf die Prüfung dauern?
- Eine Prüffrist kennt keine Norm. Begrenzt wird sie mittelbar: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47), und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung darf den Ablauf des Folgemonats nur bei vorheriger vollständiger Erfassung überschreiten (Rz. 52).
- Was tun bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer?
- Nicht selbst korrigieren, sondern eine berichtigte Rechnung beim Aussteller anfordern. Abziehbar ist nur die gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); einen zu hoch ausgewiesenen Betrag schuldet der Aussteller nach § 14c Abs. 1 UStG. Ob eine Berichtigung zurückwirkt, ist umstritten — § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG verneint das rückwirkende Ereignis, der Europäische Gerichtshof hat eine Rückwirkung anerkannt.
- Muss die Prüfung dokumentiert werden?
- Verlangt wird die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens über die gesamte Aufbewahrungsfrist (GoBD Rz. 32, 33). Praktisch heißt das: Zu jeder Freigabe gehören Person und Zeitpunkt, zu jeder Beanstandung zusätzlich der Grund. Ein Prüfvermerk auf dem Papier ist nach der Erfassung kein Weg mehr — die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen (Rz. 139).
- Was passiert mit einer zurückgewiesenen Rechnung?
- Sie wird nicht gelöscht, sondern mit Grund und Zeitpunkt vermerkt und dem Aussteller zurückgegeben. Der Vermerk ist der spätere Nachweis, warum zu einem Vorgang kein Buchungsbeleg vorliegt. Kommt eine berichtigte Rechnung, gehört sie mit dem ursprünglichen Vorgang verknüpft (GoBD Rz. 64).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Eingangs- und Ausgangsrechnung auseinanderhaltenDasselbe Dokument, zwei Rollen: welche Pflichten nur den Aussteller treffen, welche nur den Empfänger — und wo die Gutschrift die Rollen vertauscht.
- Händlerbeleg: warum er keine Rechnung istDer Streifen aus dem Kartenterminal beweist die Zahlung, nicht die Leistung. Was ihm zur Rechnung fehlt, wann er trotzdem aufbewahrt werden muss.
- Belege digitalisieren: Reihenfolge, Nachweis, PapierfrageDigitalisieren ist eine Reihenfolge von Entscheidungen, kein Scanvorgang. Was zuerst kommt, welcher Nachweis trägt und wann Papier bleiben muss.