Belegprüfung: die Checkliste vor der Buchung
Eine Checkliste für alle Belege gibt es nicht, weil der Gesetzgeber je nach Belegart Verschiedenes verlangt. Was es gibt, sind drei Fragen, die jeder Beleg beantworten muss — und danach eine kurze Zusatzprüfung, die von der Art des Belegs abhängt.
Stand: 08. August 2026
Die drei Fragen vor allem anderen
Erstens: Weist der Beleg den Geschäftsvorfall zweifelsfrei nach? Das ist die Belegfunktion, und die GoBD nennen sie „die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (Rz. 61). Alles Weitere baut darauf auf.
Zweitens: Gehört der Vorgang in den Betrieb? Ein formal einwandfreier Beleg über eine private Anschaffung ist kein Betriebsausgabennachweis.
Drittens: Trägt der Beleg die Angaben, die seine Art verlangt? Hier trennen sich die Wege — eine Kleinbetragsrechnung braucht vier Angaben, eine Rechnung über 250 Euro zehn, ein Bewirtungsbeleg zusätzlich Angaben, die aus einem BMF-Schreiben stammen.
Die sachliche und rechnerische Prüfung — stimmen Menge, Preis und Vereinbarung — ist eine eigene Aufgabe und hängt an Ihrem Bestellprozess, nicht am Steuerrecht. Hier geht es um die Belegfunktion und die Angaben, die das Gesetz fordert.
Was welche Belegart tragen muss
| Belegart | Mindestangaben | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung über 250 Euro | Zehn Pflichtangaben, darunter Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag | § 14 Abs. 4 UStG |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto | Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz | § 33 UStDV |
| Fahrausweis | Name und Anschrift des Beförderungsunternehmers, Ausstellungsdatum, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz soweit nicht ermäßigt | § 34 UStDV |
| Bewirtungsrechnung | Angaben nach § 33 UStDV; über 250 Euro zusätzlich Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer und Name des Bewirtenden | BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 3–12 |
| Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg | Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen, zeitnah erstellt und unterschrieben; die Rechnung ist beizufügen | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, R 4.10 Abs. 5–9 EStR |
| Eigenbeleg | Keine abschließende gesetzliche Liste; der Beleg muss den Vorgang zweifelsfrei nachweisen. In der Praxis üblich sind Datum, Empfänger, Art und Anlass, Betrag, Erstellungsdatum, Genehmigung | GoBD Rz. 61–64 |
Die Zusatzprüfungen, die am häufigsten fehlen
- Leistungsbeschreibung bei Bewirtungen: „Speisen und Getränke" mit Gesamtsumme reicht nicht. „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet" sind nicht zu beanstanden (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 6).
- Leistungszeitpunkt auf der Bewirtungsrechnung: Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus (Rn. 7).
- Kassenbeleg aus einem Betrieb mit elektronischem Aufzeichnungssystem: Anerkannt werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und über die technische Sicherheitseinrichtung nach § 146a AO abgesicherte Rechnungen. Ein handschriftlicher Beleg führt hier zum vollständigen Ausschluss des Betriebsausgabenabzugs (Rn. 13).
- Zahlungsempfänger beim Eigenbeleg: Ohne genaue Benennung kann der Betriebsausgabenabzug nach § 160 AO versagt werden. „Diverse" ist kein Empfänger.
- Doppelte Einreichung: Derselbe Beleg zweimal bedeutet im Zweifel zweimal Vorsteuer aus einer Leistung. Die Prüfung darauf gehört vor die Erfassung, nicht danach.
Was die Prüfung trägt und was sie entwertet
Trägt: Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren festlegen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. § 14 Abs. 3 UStG überlässt Ihnen ausdrücklich, wie Sie Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleisten.
Trägt: Das Prüfergebnis am Beleg dokumentieren. Erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung wird aus einem empfangenen Geschäftsbrief ein Buchungsbeleg (Rz. 63); elektronisch genügt eine Verknüpfung über einen eindeutigen Index (Rz. 64).
Trägt nicht: Fehlende Angaben selbst ergänzen. Eine fremde Rechnung berichtigt nur ihr Aussteller; handschriftliche Zusätze sind keine Berichtigung.
Trägt nicht: Den Kontoauszug als Ersatz für die Rechnung behandeln. Er belegt die Zahlung, nicht die Leistung. Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
Trägt nicht: Die Prüfung nach der Festschreibung nachholen. Danach ist jede Richtigstellung ein eigener, protokollierter Vorgang, der auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein muss (Rz. 63, 64, 111).
Ein fehlender oder mangelhafter Beleg trifft zwei Abzüge unterschiedlich hart. Der Vorsteuerabzug entfällt, weil er eine ordnungsgemäße Rechnung voraussetzt. Der Betriebsausgabenabzug bleibt zunächst bestehen — seine Grenze ist § 160 Abs. 1 AO: Ausgaben sind regelmäßig nicht zu berücksichtigen, wenn dem Verlangen der Finanzbehörde, Gläubiger oder Empfänger genau zu benennen, nicht nachgekommen wird. Wer beides in einem Satz zusammenfasst, verwechselt zwei getrennte Prüfungen.
Wann geprüft wird
Am besten bevor die Frist zur Erfassung überhaupt läuft. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, Rz. 48), unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (Rz. 47). Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig nicht erfasst werden (Rz. 49 in Verbindung mit R 5.2 Abs. 1 EStR).
Die Prüfung selbst hat keine eigene Frist. Praktisch begrenzt sie aber Rz. 52: Sobald der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinausgeht, ist die Ordnungsmäßigkeit nur erfüllt, wenn vorher fortlaufend, richtig und vollständig in Grundaufzeichnungen erfasst wurde. Ein Beleg, der drei Wochen ungeprüft liegt, blockiert also nicht die Erfassung — er darf nur nicht die Erfassung ersetzen.
Für die Rechnungsstellung selbst gilt eine eigene Frist: Bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist innerhalb von sechs Monaten abzurechnen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).
Wenn die Prüfung etwas findet
Drei Wege, je nachdem, wo der Mangel sitzt. Fehlt eine Pflichtangabe auf einer fremden Rechnung, fordern Sie ein berichtigtes Dokument an. Das ursprüngliche bleibt aufbewahrungspflichtig und wird mit dem berichtigten verknüpft — nicht ersetzt.
Ist der Beleg gar nicht zu beschaffen, kommt der Eigenbeleg in Betracht. Er trägt den Betriebsausgabenabzug, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug.
Und wenn der Mangel in Ihrer eigenen Erfassung liegt, wird korrigiert, nicht überschrieben: Ursprünglicher Inhalt und die Tatsache der Änderung müssen erkennbar bleiben (Rz. 111). Ob eine Rechnungsberichtigung umsatzsteuerlich zurückwirkt, ist streitig — § 14 Abs. 4 Satz 4 UStG verneint das rückwirkende Ereignis, der EuGH hat in Senatex (C-518/14) und Barlis 06 (C-516/14) anders entschieden. Diese Frage klären Sie mit Ihrer Kanzlei, nicht in der Belegprüfung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 14 Abs. 3 und Abs. 4 UStG — innerbetriebliches Kontrollverfahren und Pflichtangaben einer Rechnung
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro; § 34 UStDV — Fahrausweise
- GoBD Rz. 61–64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 47, 48, 49, 52 — Erfassungsfristen; § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, R 5.2 Abs. 1 EStR
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 3–13 — Bewirtungsrechnung und Bewirtungsbeleg
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG und § 160 Abs. 1 AO — Vorsteuerabzug und Benennung des Empfängers
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es eine gesetzliche Belegprüfungs-Checkliste?
- Nein. Es gibt Pflichtangabenkataloge je Dokumentart — § 14 Abs. 4 UStG für Rechnungen, § 33 UStDV für Kleinbeträge, § 34 UStDV für Fahrausweise — und die Belegfunktion aus GoBD Rz. 61. Eine betriebsinterne Checkliste ist die Übersetzung dieser Vorgaben in Ihren Ablauf; sie gehört in die Verfahrensdokumentation (Rz. 151).
- Reicht die Prüfung durch die Software?
- Eine Software kann Felder abgleichen und Lücken melden. Ob eine Leistungsbeschreibung handelsüblich ist, ob der Vorgang betrieblich veranlasst war und ob der Beleg zum tatsächlichen Geschäftsvorfall passt, ist eine Entscheidung. § 14 Abs. 3 UStG verlangt ein innerbetriebliches Kontrollverfahren — die Verantwortung dafür bleibt im Betrieb.
- Was gilt bei einer Rechnung ohne Steuerausweis?
- Das kann korrekt sein: Bei einer Steuerbefreiung genügt ein Hinweis auf die Befreiung statt Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG). Fehlt beides, ist die Rechnung unvollständig. Prüfen Sie zuerst, welcher Fall vorliegt, bevor Sie eine Berichtigung anfordern.
- Muss die Prüfung dokumentiert werden?
- Die GoBD schreiben kein Prüfprotokoll vor, verlangen aber Nachvollziehbarkeit für einen sachverständigen Dritten (Rz. 32, 33, 151). Wer Prüfschritt und Person am Beleg festhält, erfüllt das mit geringem Aufwand — und beantwortet in der Prüfung eine Frage, die sonst nur aus dem Gedächtnis zu beantworten wäre.
- Wie lange muss der geprüfte Beleg aufbewahrt werden?
- Buchungsbelege acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 3 Satz 1, Abs. 4 AO); für Rechnungen gilt § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG mit ebenfalls acht Jahren. Die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die Kammern empfehlen in ihrer Muster-Verfahrensdokumentation einheitlich mindestens zehn Jahre.
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