Quittung: was sie ist, wann sie genügt und wann nicht
Eine Quittung beweist, dass Geld angekommen ist. Ob die Buchhaltung damit etwas anfangen kann, entscheidet sich an Angaben, die im Bürgerlichen Gesetzbuch gar nicht vorkommen — sondern im Umsatzsteuerrecht.
Stand: 08. August 2026
Zwei Bedeutungen, die im Alltag durcheinandergehen
Zivilrechtlich ist die Quittung ein schriftliches Empfangsbekenntnis: Wer eine Leistung empfängt, hat es auf Verlangen zu erteilen (§ 368 BGB). Diese Quittung beweist die Zahlung. Mehr nicht — und mehr muss sie zivilrechtlich auch nicht.
Steuerlich zählt eine andere Eigenschaft: die Belegfunktion. „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. […] Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung" (GoBD Rz. 61). Nachzuweisen ist der Vorgang, nicht der Geldfluss.
Daraus folgt der Satz, auf den sich diese Seite zusammenziehen lässt: Eine Quittung trägt die Buchung genau dann, wenn sie zusätzlich die Angaben einer Rechnung enthält. Der Zettel „Betrag dankend erhalten" tut das nicht.
Die vier Angaben, die bis 250 Euro brutto genügen
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung.
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz — oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
Über 250 Euro brutto gilt der volle Katalog
Maßgeblich ist der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Oberhalb der Grenze verlangt § 14 Abs. 4 UStG zusätzlich Name und Anschrift des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer, den Zeitpunkt der Leistung sowie das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt mit gesondert ausgewiesenem Steuerbetrag.
Eine Quittung, die nur den Betrag und ein „erhalten" trägt, reißt oberhalb von 250 Euro also gleich fünf Pflichtangaben. Sie können das nicht durch eine Notiz auf der Rückseite heilen — die Angaben schuldet der Aussteller.
Die Erleichterung des § 33 UStDV gilt außerdem nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Dort sind die vollständigen Angaben auch bei kleinen Beträgen erforderlich.
Was die Quittung trägt — und was nicht
Trägt: Bis 250 Euro brutto mit den vier Angaben nach § 33 UStDV: eine ordnungsgemäße Rechnung, auch wenn oben „Quittung" steht. Auf Ihre Firma ausgestellt sein muss sie dafür nicht.
Trägt nicht: Vorsteuerabzug ohne diese Angaben. Er setzt den Besitz einer nach §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Eine bloße Empfangsbestätigung leistet das nicht.
Trägt nicht: Eine Leistungsbeschreibung wie „Diverses", „Ware" oder „Dienstleistung". Menge und Art sind Pflichtangabe; ohne sie fehlt der Buchung ihr Gegenstand.
Trägt nicht: Die Quittung des Mitarbeitenden über eine erhaltene Erstattung als Ersatz für den Beleg des Einkaufs. Das sind zwei Vorgänge, und nur der Einkauf ist der Geschäftsvorfall.
Trägt: Ist keine Quittung zu erlangen, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61). Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, den Vorsteuerabzug nicht.
Grenzen und Fristen
| Gegenstand | Wert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Reduzierter Angabenkatalog | bis 250 Euro brutto | § 33 UStDV |
| Vollständiger Angabenkatalog | über 250 Euro brutto | § 14 Abs. 4 UStG |
| Aufbewahrung als Rechnung | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Aufbewahrung als Buchungsbeleg | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
| Bare Geschäftsvorfälle festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
Nach der Zahlung ist die Quittung noch nicht fertig
Ein empfangener Beleg wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (GoBD Rz. 63). Beim elektronischen Beleg darf die Kontierung durch die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen — ein eindeutiger Index oder ein Barcode genügt (GoBD Rz. 64).
Für die Ablage gilt derselbe Maßstab wie für jeden anderen Beleg: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (GoBD Rz. 110). Ein Ordner auf dem Netzlaufwerk ist keine revisionssichere Ablage.
Quittungen und Bons auf Thermopapier verblassen. Die Wiedergabe muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben und bildlich mit dem Original übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 130) — erfassen Sie solche Belege am Tag des Vorgangs, nicht zum Jahresabschluss.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 368 BGB — schriftliches Empfangsbekenntnis über eine empfangene Leistung
- § 33 UStDV — Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und ihre Ausnahmen
- § 14 Abs. 4 UStG — vollständige Pflichtangaben einer Rechnung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 147 Abs. 2, 3 und 4 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Lesbarkeit, Fristen, Fristbeginn
- GoBD Rz. 61 bis 64 und Rz. 110 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, Unveränderbarkeit
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
- Nein, aber sie kann beides sein. Zivilrechtlich ist die Quittung ein Empfangsbekenntnis über eine Zahlung (§ 368 BGB). Umsatzsteuerlich zählt allein, ob das Papier die Angaben nach § 33 UStDV — bis 250 Euro brutto — oder nach § 14 Abs. 4 UStG darüber enthält. Trägt es sie, ist es eine Rechnung, unabhängig von der Überschrift.
- Muss eine Quittung unterschrieben sein?
- Für das zivilrechtliche Empfangsbekenntnis nach § 368 BGB ist die Unterschrift des Empfängers der Regelfall. Die umsatzsteuerlichen Angabenkataloge in § 33 UStDV und § 14 Abs. 4 UStG verlangen sie nicht. Fehlt die Unterschrift, ist der Beleg deshalb nicht wertlos — fehlen Leistungsbeschreibung oder Steuersatz, schon.
- Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?
- Als Buchungsbeleg acht Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, als Rechnung acht Jahre nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO); eine Quittung aus Januar 2026 bleibt damit bis Ende 2034. Sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- Die Quittung ist weg. Was jetzt?
- Ist der Fremdbeleg nicht mehr zu beschaffen, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61). Er kann den Betriebsausgabenabzug tragen, wenn der Vorgang zweifelsfrei nachgewiesen und der Zahlungsempfänger benannt ist (§ 160 AO). Den Vorsteuerabzug verschafft er nicht — dafür ist eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG erforderlich.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Quittungsvorlage: die Pflichtfelder und ihre ReihenfolgeEin amtliches Quittungsmuster gibt es nicht. Maßgeblich ist der Angabenkatalog — vier Felder bis 250 Euro brutto, neun darüber. Welche Vorlage trägt.
- Quittung oder Rechnung: der Unterschied, der über die Vorsteuer entscheidetEine Quittung kann eine Rechnung sein — muss aber nicht. Was den Unterschied ausmacht, wo der Vorsteuerabzug hängt und wann die E-Rechnungspflicht greift.
- Eigenbeleg: wann er zählt und wo seine Grenze liegtDer Eigenbeleg ist die Ausnahme vom Fremdbelegprinzip. Wann er zulässig ist, was in der Praxis draufsteht — und warum er keinen Vorsteuerabzug verschafft.