Eigenbeleg-Vorlage: die Felder, die tatsächlich gebraucht werden
Wer eine Eigenbeleg-Vorlage sucht, sucht meist Sicherheit: Welche Felder müssen drauf, damit in der Prüfung niemand nachfragt? Die ehrliche Antwort beginnt mit einer Einschränkung — eine gesetzliche Feldliste für den allgemeinen Eigenbeleg gibt es nicht.
Stand: 07. August 2026
Warum keine Vorlage amtlich ist
Die GoBD regeln den Eigenbeleg in einem einzigen Satz: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden" (GoBD Rz. 61). Was auf diesem Eigenbeleg zu stehen hat, sagt der Satz nicht.
Der Maßstab ist stattdessen die Belegfunktion aus GoBD Rz. 61 bis 64: Der Beleg muss den Geschäftsvorfall zweifelsfrei nachweisen und sich mit der Buchung verknüpfen lassen. Eine Vorlage ist deshalb gut, wenn sie diesen Nachweis erzwingt — nicht, wenn sie besonders viele Felder hat.
Jede Vorlage, die im Netz als „gesetzlich vorgeschrieben" angeboten wird, ist eine Praxisempfehlung im amtlichen Ton. Das entwertet sie nicht. Es ändert nur, womit Sie im Gespräch mit der Kanzlei argumentieren.
Die Felder und woher die Anforderung kommt
| Feld | Herkunft |
|---|---|
| Datum des Vorgangs — nicht der Tag, an dem das Fehlen auffiel | Beraterpraxis |
| Zahlungsempfänger, so genau wie möglich | § 160 AO |
| Art der Leistung und betrieblicher Anlass in ganzen Worten | GoBD Rz. 61 |
| Betrag, mit Kennzeichnung brutto oder netto | Beraterpraxis |
| Erstellungsdatum des Eigenbelegs | Beraterpraxis |
| Unterschrift oder elektronische Genehmigung | BMF 19.11.2025, Rn. 19–22 |
| Zuordnung und Kontierung, Verknüpfung zur Buchung | GoBD Rz. 64 |
Die zwei Felder, an denen es scheitert
Der Zahlungsempfänger ist das Feld mit der härtesten Konsequenz. § 160 AO erlaubt der Finanzbehörde, den Betriebsausgabenabzug zu versagen, wenn der Steuerpflichtige dem Verlangen nicht nachkommt, Gläubiger oder Empfänger genau zu benennen. „Diverse" und „Kiosk am Bahnhof" sind in diesem Sinn keine Benennung.
Das zweite Feld ist die Leistungsbeschreibung. Sie trägt den betrieblichen Anlass, und der ist der eigentliche Streitpunkt in jeder Prüfung. „Bewirtung" beschreibt nichts. „Mittagessen mit Herrn Krause, Angebotsgespräch Pumpenwartung" beschreibt einen Vorgang, den ein Dritter nachvollziehen kann — genau das verlangt die Belegfunktion.
Was die Vorlage kann und was nicht
Trägt: Eine gute Vorlage erzwingt vollständige Angaben, indem sie kein Feld optional lässt. Wer den Empfänger nicht kennt, merkt es beim Ausfüllen und nicht drei Jahre später.
Trägt: Ein Feld für die Verknüpfung mit dem Vorgang gehört dazu: Kostenstelle, Projekt, Kartenabrechnung oder Reisenummer. GoBD Rz. 64 lässt dafür ausdrücklich einen eindeutigen Index oder eine elektronische Verknüpfung genügen.
Trägt nicht: Ein Umsatzsteuerfeld auf der Vorlage schafft keinen Vorsteuerabzug. Der setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Der Eigenbeleg ist keine Rechnung.
Trägt nicht: Eine Vorlage im Tabellenblatt, in der ältere Zeilen später überschrieben werden können, verfehlt die Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107). Die Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen „regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (Rz. 110).
Für die Bewirtung gilt eine eigene Vorlage
Beim Bewirtungsbeleg ist der Eigenbeleg nicht Ausnahme, sondern der vorgesehene Weg. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033) formuliert: „Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben."
Diese Vorlage braucht deshalb Felder, die der allgemeine Eigenbeleg nicht kennt: Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Bei einer Bewirtung im Bewirtungsbetrieb genügen auf dem Eigenbeleg Anlass und Teilnehmer, die Rechnung ist beizufügen.
Digital erstellte Bewirtungs-Eigenbelege sind nach Rn. 19 bis 22 ausdrücklich zulässig, verlangen aber eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung, die Aufzeichnung des Zeitpunkts und die Verknüpfung mit der Rechnung. Der Satz, der darüber entscheidet, steht in derselben Randnummer: „Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen."
Die Feldliste oben stammt bis auf die ausgewiesenen Fundstellen aus der Beraterpraxis, nicht aus Gesetz oder BMF-Schreiben. Ihre Kanzlei kann für Ihren Betrieb weitere Angaben verlangen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61–64 — Belegfunktion, Eigenbeleg und elektronische Verknüpfung
- § 160 AO — Benennung des Gläubigers oder Zahlungsempfängers
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 107, 110 — Unveränderbarkeit, Ablage im Dateisystem
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 19–22 — Bewirtungs-Eigenbeleg
- BFH, Urteil IV R 81/96 — Unterschrift auf dem Bewirtungs-Eigenbeleg
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es eine amtliche Eigenbeleg-Vorlage?
- Nein. Weder die Abgabenordnung noch die GoBD noch ein BMF-Schreiben enthalten für den allgemeinen Eigenbeleg eine Formularvorgabe. Maßgeblich ist allein, dass der Geschäftsvorfall zweifelsfrei nachgewiesen wird (GoBD Rz. 61 bis 64). Eine amtliche Vorgabe existiert nur mittelbar für den Bewirtungs-Eigenbeleg über das BMF-Schreiben vom 19.11.2025.
- Braucht die Vorlage ein Unterschriftsfeld?
- Für den Bewirtungs-Eigenbeleg ja — das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 verlangt die Unterschrift ausdrücklich, digital genügt eine elektronische Unterschrift oder Genehmigung mit aufgezeichnetem Zeitpunkt. Für den allgemeinen Eigenbeleg gibt es keine Formvorschrift; die Unterschrift ist Praxisstandard und macht sichtbar, wer die Angaben verantwortet.
- Reicht eine Excel-Vorlage als Eigenbeleg?
- Zum Ausfüllen ja, zur Aufbewahrung nur mit zusätzlichen Maßnahmen. Der Eigenbeleg ist ein buchungsrelevanter Beleg und unterliegt § 146 Abs. 4 AO: Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar bleiben. GoBD Rz. 110 erklärt die bloße Ablage in einem Dateisystem dafür ausdrücklich für regelmäßig unzureichend.
- Gehört die Umsatzsteuer auf die Vorlage?
- Sie können den Betrag brutto und netto ausweisen, damit die Kontierung stimmt. Einen Vorsteuerabzug verschafft das nicht: Dieser setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Wichtiger als ein Steuerfeld ist deshalb die eindeutige Kennzeichnung, ob der eingetragene Betrag brutto oder netto gemeint ist.
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