Kassenbuch nach GoBD: die Anforderungen
Das Kassenbuch trägt die kürzeste Frist der gesamten Buchführung: täglich. Zwei weitere Anforderungen entscheiden darüber, ob es in einer Prüfung trägt — die Unveränderbarkeit und die Verbindung zwischen Eintrag und Beleg.
Stand: 08. August 2026
Die Frist, aus der sich alles andere ergibt
§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Die GoBD wiederholen das in Rz. 48 ohne Einschränkung. Es gibt hier keine Kulanzspanne, wie sie für unbare Vorfälle besteht.
Der Vergleich macht den Unterschied deutlich: Für unbare Geschäftsvorfälle hält GoBD Rz. 47 eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich. Für die Kasse gilt diese Zehn-Tage-Marke gerade nicht. Und der Grundsatz aus derselben Randziffer greift ohnehin: „Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung […] ist bedenklich."
Wer die Kasse am Monatsende aus Bons rekonstruiert, verstößt damit nicht gegen eine Formalie, sondern gegen die einzige Frist, die das Gesetz selbst nennt.
Fristen rund um die Kasse
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48 |
| Unbare Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | Ablauf des Folgemonats | GoBD Rz. 52 |
| Kassenbuch als Aufzeichnung aufbewahren | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Kassenbelege als Buchungsbelege aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Fristbeginn für beides | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
Was nach dem Eintrag gilt: zwei Fristen und ein Änderungsverbot
Das Kassenbuch ist selbst keine Belegsammlung, sondern eine Aufzeichnung im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO. Für diese Gruppe sind es unverändert zehn Jahre. Die Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betrifft die Buchungsbelege — also die Bons, Quittungen und Ausgabenbelege, die hinter den Einträgen stehen.
In einem Archiv, das nur eine Frist kennt, fällt dieser Unterschied nicht auf. In einem Löschkonzept schon: Wer nach acht Jahren pauschal löscht, entfernt möglicherweise das Kassenbuch zwei Jahre zu früh. Und § 147 Abs. 3 Satz 5 AO hält beide Fristen ohnehin an, solange die Festsetzungsfrist läuft.
§ 146 Abs. 4 AO verbietet Änderungen, nach denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. GoBD Rz. 108 überträgt das auf das Verfahren: Einmal eingeführte Informationen dürfen „nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können".
Deshalb ist die verbreitete Tabellenkalkulation als Kassenbuch heikel. GoBD Rz. 110 stellt fest, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, „soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden". Eine Datei, die jeder mit Schreibrechten überschreiben kann, ohne dass es eine Spur hinterlässt, ist genau dieser Fall.
Zulässig sind nach Rz. 110 hardwaremäßige, softwaremäßige und organisatorische Maßnahmen — unveränderbare Datenträger, Festschreibung, Protokollierung, Historisierung, Versionierung, Zugriffsberechtigungskonzepte. Rz. 111 zieht die Grenze für Korrekturen: Ursprünglicher Inhalt und Tatsache der Änderung müssen erkennbar bleiben, und „auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein".
Was ein Kassenbuch nachprüfbar macht
- Jeder Eintrag ist auf einen Beleg zurückführbar. Die Belegfunktion ist nach GoBD Rz. 61 „die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung"; fehlt ein Fremdbeleg, tritt der Eigenbeleg an seine Stelle.
- Der Weg lässt sich in beide Richtungen gehen: vom Beleg zur Aufzeichnung und zurück (progressive und retrograde Prüfbarkeit, GoBD Rz. 32, 33) — und zwar über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
- Die Kontierung ist mit dem Beleg verbunden. Elektronisch genügt dafür eine Verknüpfung über einen Datensatz, einen eindeutigen Index oder einen Barcode (GoBD Rz. 64).
- Die Aufzeichnungen sind vollzählig und lückenlos und stimmen mit den tatsächlichen Verhältnissen überein — Vollständigkeit und Richtigkeit stehen in der Kriterienübersicht der Kammern neben der Einzelaufzeichnungspflicht.
- Korrekturen sind als Korrekturen erkennbar, mit Verursacher, Zeitpunkt und altem Wert.
Fehler, die in einer Prüfung auffallen
Trägt nicht: Die Kasse wochenweise nachtragen. Die Tagesfrist steht im Gesetz selbst (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), nicht in einer Verwaltungsanweisung.
Trägt nicht: Einen Eintrag stillschweigend überschreiben. Nach § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 111 müssen der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung erkennbar bleiben.
Trägt nicht: Eine Tabellendatei ohne zusätzliche Maßnahmen als Kassenbuch führen. GoBD Rz. 110 erklärt die bloße Ablage im Dateisystem für regelmäßig unzureichend.
Trägt nicht: Kartenzahlungen im Kassenbuch mitführen, ohne die Abgrenzung nachweisen zu können. Der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nach GoBD Rz. 121 unter anderem dann aufbewahrungspflichtig, wenn er allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle in der Kassenbuchführung gewährleistet.
Trägt: Täglich erfassen, jeden Eintrag mit seinem Beleg verknüpfen und Korrekturen protokolliert vornehmen. Damit sind die drei Anforderungen erfüllt, an denen die Prüfung ansetzt.
Elektronische Kasse: zwei Pflichten kommen dazu
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion einsetzt, muss es nach § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen; die Belege tragen die Angaben nach § 6 KassenSichV.
Dazu kommt seit dem 1. Januar 2025 die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme lief die Frist bis zum 31. Juli 2025; ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden.
Und die Daten müssen herausgegeben werden können: Stellt ein Betrieb sie nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereit, kann die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO entfallen. Für Kassensysteme ist die DSFinV-K das praktische Vorbild dieser Schnittstelle.
Ob und in welcher Form Ihr Betrieb ein Kassenbuch führen muss, hängt von der Gewinnermittlungsart und der eingesetzten Kasse ab. Diese Seite beschreibt die Anforderungen, die für eine geführte Kasse gelten — die Einordnung Ihres Falls gehört zu Ihrer Kanzlei.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO und GoBD Rz. 48 — Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten
- § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 107, 108, 110, 111 — Unveränderbarkeit, zulässige Maßnahmen, Änderungshistorie
- GoBD Rz. 32, 33, 61, 64 — Nachvollziehbarkeit, Belegfunktion, elektronische Kontierung
- § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 AO — Aufbewahrungsfristen und Fristbeginn
- § 146a Abs. 1 und Abs. 4 AO, § 6 KassenSichV, § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO — Sicherheitseinrichtung, Mitteilungspflicht, Beweiskraft
- GoBD Rz. 121 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — Nachweise von Zahlungsabwicklungsdiensten
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich das Kassenbuch in einer Tabellenkalkulation führen?
- Die GoBD verbieten kein bestimmtes Werkzeug, aber Rz. 110 stellt fest, dass die Ablage in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht gewährleistet, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen. Ohne Festschreibung, Protokollierung und ein Berechtigungskonzept bleibt eine Tabellendatei damit angreifbar.
- Wie lange muss ich das Kassenbuch aufbewahren?
- Das Kassenbuch gehört zu den Büchern und Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und damit zu den Unterlagen mit zehnjähriger Frist. Die zugehörigen Belege sind Buchungsbelege nach Nr. 4 und seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Beide Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO) und laufen nicht ab, solange die Festsetzungsfrist läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- Was heißt „täglich" genau?
- § 146 Abs. 1 Satz 2 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Die GoBD nennen dazu in Rz. 48 keine Ausnahme und in Rz. 47 den Grundsatz, dass jede nicht zwingend bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und Erfassung bedenklich ist. Die Zehn-Tage-Marke aus Rz. 47 gilt für unbare Geschäftsvorfälle, nicht für die Kasse.
- Muss ich einen falschen Eintrag löschen?
- Nein — und Sie dürfen es auch nicht. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Korrigiert wird also nachvollziehbar: alter Wert erkennbar, Änderung als Änderung sichtbar, Historie selbst nicht mehr veränderbar (GoBD Rz. 111).
- Muss ich meine elektronische Kasse dem Finanzamt melden?
- Ja. Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER mitzuteilen. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme endete die Frist am 31. Juli 2025, für spätere Anschaffungen gilt ein Monat ab Anschaffung.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Verfahrensdokumentation: was in ein Muster gehörtEin Muster liefert die Gliederung, nicht den Inhalt. Welche vier Teile GoBD Rz. 153 verlangt und welche Kapitel nur aus Ihrem Betrieb kommen können.
- Die Organisationsanweisung zum ScannenGoBD Rz. 136 verlangt sechs Festlegungen, bevor Papier vernichtet werden darf. Was in jedem der sechs Punkte konkret zu entscheiden ist.
- Zeitgerechte Erfassung: die Fristen, die niemand kenntTäglich, zehn Tage, Ablauf des Folgemonats: die Fristen aus GoBD Rz. 45 bis 52 — und was gilt, wenn Belege sofort digital gesichert werden.