Belegausgabepflicht: wer einen Bon aushändigen muss
Die Pflicht hängt nicht an der Branche und nicht am Umsatz, sondern an einem einzigen Umstand: dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion. Wer keines einsetzt, schuldet keinen Bon — und wer eines einsetzt, schuldet ihn bei jedem Vorgang.
Stand: 08. August 2026
Die Norm und ihr Adressat
§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO verpflichtet denjenigen, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion erfasst, dem an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen.
Der Anknüpfungspunkt ist das System, nicht das Geschäft. Wer eine offene Ladenkasse führt — eine Geldkassette, ein Zählbrett, ein Kassenbuch auf Papier —, unterliegt der Belegausgabepflicht nicht. Die Aufzeichnungspflichten aus § 146 Abs. 1 AO bleiben davon unberührt: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, und die Kassenvorgänge täglich.
Verpflichtet ist der Verkäufer. Eine Mitnahmepflicht des Kunden kennt die Vorschrift nicht. Die Pflicht ist erfüllt, wenn der Beleg ausgestellt und bereitgestellt wurde — ob er liegen bleibt, ändert daran nichts.
Was „ausstellen und zur Verfügung stellen" bedeutet
- In unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall. Der Beleg entsteht am Vorgang, nicht am Feierabend.
- In Papierform — oder, mit Zustimmung des Belegempfängers, elektronisch in einem standardisierten Datenformat (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Ohne diese Zustimmung bleibt es beim Papier.
- Die Zustimmung betrifft die Form der Bereitstellung. Sie ist keine Einwilligung in eine Kundenregistrierung und keine Voraussetzung dafür, dass der Beleg überhaupt entsteht.
- Mit den Angaben nach § 6 KassenSichV: leistender Unternehmer mit Anschrift, Datum der Belegausstellung, Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsende, Menge und Art der Leistung, Transaktionsnummer, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz, Seriennummer des Systems oder des Sicherheitsmoduls, Prüfwert und fortlaufender Zähler.
- Ein zweites Exemplar schuldet die Vorschrift nicht. Wer den Bon verliert, ist auf einen Eigenbeleg angewiesen — und der trägt den Vorsteuerabzug nicht.
Die Pflichten, die am selben System hängen
| Pflicht | Inhalt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Belegausgabe | Beleg in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang ausstellen und zur Verfügung stellen | § 146a Abs. 2 Satz 1 AO |
| Belegangaben | Mindestangaben auf dem Beleg, einschließlich Transaktionsnummer und Prüfwert | § 6 KassenSichV |
| Technische Sicherheitseinrichtung | Absicherung des Aufzeichnungssystems durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung | § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV |
| Mitteilung an das Finanzamt | Meldung des Systems über ELSTER; ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme innerhalb eines Monats nach Anschaffung | § 146a Abs. 4 AO |
| Tägliche Aufzeichnung | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO |
| Befreiung auf Antrag | Nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen, aus Zumutbarkeitsgründen, nach pflichtgemäßem Ermessen | § 146a Abs. 2 Satz 2 AO in Verbindung mit § 148 AO |
Die Befreiung — und was sie nicht befreit
Die Befreiung ist eng gefasst. § 146a Abs. 2 Satz 2 AO nennt den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen; für Dienstleistungen gibt der Wortlaut sie nicht her. Entschieden wird nach pflichtgemäßem Ermessen der Finanzbehörde, und § 148 AO setzt die allgemeinen Voraussetzungen: Die Einhaltung der Pflicht muss Härten mit sich bringen, und die Besteuerung darf durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt werden. Die Bewilligung kann widerrufen werden.
Befreit wird nur von der Belegausgabe. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Mitteilungspflicht, die Einzelaufzeichnung und die tägliche Festhaltung der Kassenvorgänge bleiben bestehen. Eine Befreiung ist also keine Erleichterung der Kassenführung, sondern der Verzicht auf einen Zettel.
Was die Vorschrift sagt und was ihr angedichtet wird
Trägt nicht: Den Beleg erst auf Nachfrage drucken. Die Pflicht besteht bei jedem Geschäftsvorfall und unabhängig davon, ob jemand danach fragt.
Trägt nicht: Einen Link in eine App als elektronischen Beleg ausgeben, ohne dass der Empfänger zugestimmt hat. Die elektronische Form steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO).
Trägt nicht: Die Befreiung als selbstverständlich behandeln. § 148 AO verlangt eine Entscheidung der Finanzbehörde; ohne Bescheid gibt es keine Befreiung, und sie kann widerrufen werden.
Trägt: Den Beleg elektronisch bereitstellen, wenn der Empfänger zustimmt. Ein standardisiertes Datenformat genügt; ein Ausdruck ist dann nicht zusätzlich geschuldet.
Trägt: Den empfangenen Bon im eigenen Betrieb sofort sichern. Für Sie als Käufer ist er der Buchungsbeleg — und Thermopapier hält die Aufbewahrungsfrist selten durch.
Die andere Seite: Sie sind meistens der Empfänger
Für die meisten Betriebe ist die Belegausgabepflicht kein Aufwand, sondern ein Anspruch. Was Ihre Mitarbeitenden an der Kasse in die Hand bekommen, ist der Beleg, an dem später der Betriebsausgabenabzug hängt.
Bis 250 Euro brutto genügt der Bon als Rechnung, wenn er die Angaben nach § 33 UStDV trägt. Darüber verlangt § 14 Abs. 4 UStG mehr — Empfängeranschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt. Diese Angaben bekommen Sie am Tresen, später kaum noch.
Bei Bewirtungen wird der Beleg zum Prüfstein: Setzt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ein, werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der Bewirtende darf auf die ordnungsmäßige Erstellung vertrauen, wenn der Beleg eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Systems oder die des Sicherheitsmoduls trägt — auch als QR-Code (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, Rn. 13 und 14).
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146a Abs. 1, 2 und 4 AO — Sicherheitseinrichtung, Belegausgabepflicht, Mitteilungspflicht
- § 148 AO — Bewilligung von Erleichterungen, Widerruflichkeit
- § 6 KassenSichV und § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV — Belegangaben und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
- § 146 Abs. 1 AO, § 158 Abs. 1 AO, § 162 AO — Aufzeichnungspflichten, Beweiskraft, Schätzung
- § 33 UStDV und § 14 Abs. 4 UStG — Angabenkataloge bis und über 250 Euro brutto
- BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033, Rn. 13 und 14 — abgesicherte Bewirtungsrechnungen und Vertrauensschutz
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gilt die Belegausgabepflicht auch für eine offene Ladenkasse?
- Nein. § 146a Abs. 2 AO knüpft an die Erfassung mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion an. Wer ohne ein solches System arbeitet, schuldet keinen Beleg — muss die Kassenvorgänge aber weiterhin einzeln aufzeichnen und täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 AO).
- Muss der Beleg gedruckt werden?
- Nicht zwingend. Die Vorschrift lässt Papier oder — mit Zustimmung des Belegempfängers — die elektronische Bereitstellung in einem standardisierten Datenformat zu. Ohne Zustimmung bleibt es beim Papierbeleg.
- Was passiert, wenn kein Beleg ausgegeben wird?
- § 146a Abs. 2 AO ordnet selbst keine gesonderte Rechtsfolge an. Praktisch wirkt der Verstoß über die Kassenführung: Nach § 158 Abs. 1 AO sind Buchführung und Aufzeichnungen der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit sie den §§ 140 bis 148 AO entsprechen. Entfällt diese Beweiskraft, kommt eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO in Betracht. Genau darauf sieht die Kassennachschau nach § 146b AO.
- Kann ich mich von der Belegausgabe befreien lassen?
- Nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen und nur nach pflichtgemäßem Ermessen der Finanzbehörde (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO in Verbindung mit § 148 AO). Voraussetzung sind Härten bei der Einhaltung und eine Besteuerung, die durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Die Bewilligung ist widerruflich.
- Brauche ich den Bon des Lieferanten überhaupt, wenn ich per Karte zahle?
- Ja. Der Kartenumsatz belegt die Zahlung, nicht die Leistung. Ohne Beleg fehlt die Belegfunktion (GoBD Rz. 61), und ohne Rechnung nach §§ 14, 14a UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
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