Unterlagen vernichten: erst rechnen, dann schreddern

Zwei Fristen, nicht eine

Die erste ist die Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Unterlagengruppe: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO; für Rechnungen § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).

Die zweite steht in § 147 Abs. 3 Satz 5 AO: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Absatz 2 Satz 2 gilt nicht." Anlauf- und Ablaufhemmungen nach §§ 170, 171 AO — Beginn einer Außenprüfung, Einspruch, Klage, Fahndungsermittlungen — verschieben diesen Zeitpunkt, teils um Jahre.

Erst wenn beide Bedingungen erfüllt sind, ist die Vernichtung steuerlich unbedenklich. Wer nur die erste prüft, vernichtet mitten in einem offenen Verfahren.

Der Prüfweg vor dem Schredder

• Gruppe bestimmen: Fällt die Unterlage unter § 147 Abs. 1 Nr. 1, 2, 3, 4, 4a oder 5 AO? Daraus folgt die Frist, nicht aus dem Ordnernamen.
• Fristbeginn ansetzen: Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO).
• Hemmung prüfen: Läuft für das betroffene Jahr noch eine Festsetzungsfrist, eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Verfahren (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, §§ 170, 171 AO)?
• Außersteuerliche Pflichten prüfen: Handelsrecht (§ 257 HGB), Produkt-, Sozial- und Arbeitsrecht sowie Fördermittelnachweise können längere Aufbewahrung verlangen.
• Ausnahmen aussortieren: Was im Original zu bleiben hat, verlässt den Stapel, bevor er in den Container geht.
• Vernichtung dokumentieren: welche Jahrgänge, welche Gruppen, wann und durch wen. Ohne diesen Vermerk lässt sich später nicht belegen, dass rechtmäßig vernichtet wurde.

Was auch nach Fristablauf nicht in den Schredder geht

Ersetzendes Scannen ist die andere Frage

Zwei Vernichtungen werden häufig verwechselt. Die eine erfolgt nach Ablauf der Frist und beendet die Aufbewahrung. Die andere erfolgt sofort nach dem Scan und ersetzt nur das Medium — die Aufbewahrungspflicht läuft im digitalen Abbild weiter.

Für die zweite gilt GoBD Rz. 140 mit ihrem Nebensatz, dazu die bildliche Übereinstimmung mit dem Original (Rz. 130), die Organisationsanweisung (Rz. 136) und das Verbot, nach dem Scan noch auf dem Papier weiterzuarbeiten (Rz. 139). Die Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbands verlangt zusätzlich: „In keinem Falle erfolgt eine Vernichtung vor dem Durchlaufen aller in der vorliegenden Verfahrensdokumentation dargestellten Schritte inkl. mindestens eines durchgeführten Backup-Laufes."

Digital vernichten heißt löschen können

Im Papierarchiv ist die Vernichtung ein Termin, im digitalen Archiv eine Funktion. Sie muss existieren: Der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger vorgehalten werden als nötig. Die steuerliche Aufbewahrung rechtfertigt die Speicherung so lange, wie sie läuft — die einschlägige Ausnahme vom Löschanspruch ist Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Ein Löschlauf muss deshalb dieselben Gruppen und Hemmungen kennen wie die Rechnung oben — und die Sicherungskopien mitdenken, sonst überlebt der gelöschte Jahrgang im Backup. Die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege auf acht Jahre ist ausdrücklich als Anlass benannt worden, bestehende Löschkonzepte zu überprüfen.

Nicht vorzeitig gelöscht wird die Verfahrensdokumentation: Ihre Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Frist für die Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (GoBD Rz. 154).

Dürfen wir zum Jahreswechsel pauschal einen Jahrgang vernichten?

Nur, wenn für diesen Jahrgang alle maßgeblichen Fristen abgelaufen sind und keine Hemmung greift (§ 147 Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4 AO). Da ein Jahrgang mehrere Gruppen enthält — Bücher zehn Jahre, Belege acht, Briefe sechs —, endet er nicht an einem einzigen Datum.

Was gilt während einer laufenden Außenprüfung?

Nichts wird vernichtet, was den geprüften Zeitraum betrifft. Der Beginn einer Außenprüfung ist ein klassischer Hemmungstatbestand nach §§ 170, 171 AO; solange die Festsetzungsfrist offen ist, läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).

Müssen wir die Vernichtung protokollieren?

Eine ausdrückliche gesetzliche Protokollpflicht für die Vernichtung nach Fristablauf gibt es nicht. Praktisch ist der Vermerk trotzdem die einzige Möglichkeit, später zu erklären, warum eine Unterlage fehlt — und für das ersetzende Scannen verlangen die GoBD ohnehin ein dokumentiertes Verfahren samt Fehlerprotokollierung (Rz. 136).

Reicht es, die Dateien in den Papierkorb zu verschieben?

Nein — weder in die eine noch in die andere Richtung. Vor Fristablauf darf nichts verschwinden, und nach Fristablauf ist eine Löschung erst dann eine Löschung, wenn sie auch die Kopien und Sicherungen erfasst. Beides gehört ins Löschkonzept, nicht in die Handarbeit.

• Kassenbuch nach GoBD: die AnforderungenKasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Was daraus für Führung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung des Kassenbuchs folgt.
• Verfahrensdokumentation: was in ein Muster gehörtEin Muster liefert die Gliederung, nicht den Inhalt. Welche vier Teile GoBD Rz. 153 verlangt und welche Kapitel nur aus Ihrem Betrieb kommen können.
• Die Organisationsanweisung zum ScannenGoBD Rz. 136 verlangt sechs Festlegungen, bevor Papier vernichtet werden darf. Was in jedem der sechs Punkte konkret zu entscheiden ist.