Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge im Betrieb

Warum acht Jahre

Ein Kontoauszug, der einer Buchung zugrunde liegt, ist ein Buchungsbeleg im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Für ihn gilt seit dem 1. Januar 2025 die Achtjahresfrist des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, handelsrechtlich § 257 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 4 HGB. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024.

Die GoBD beschreiben den Übergang: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (Rz. 63). Beim elektronischen Beleg genügt dafür eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index (Rz. 64). Ohne diese Funktion bleibt eine Unterlage bei der Sechsjahresfrist — im Zahlungsverkehr eines Betriebs ist das die Ausnahme.

Das Format entscheidet, nicht das Papier

Wird der Auszug elektronisch abgerufen, ist er elektronisch aufzubewahren. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1); eine Umwandlung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig.

Wer den Auszug also nur ausdruckt und die Datei danach verwirft, hat den Beleg in ein anderes Format überführt, ohne die Voraussetzungen dafür zu prüfen. Der Ausdruck darf zusätzlich in den Ordner — er ersetzt die Datei nicht.

Dazu kommt die Unveränderbarkeit: Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen (GoBD Rz. 110). Der Ordner „Bank 2026" auf dem Netzlaufwerk ist genau dieser Fall.

Fristen rund um den Zahlungsverkehr

Erlaubt und nicht erlaubt

Papierauszüge scannen: worauf es ankommt

Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (GoBD Rz. 140). Das entstandene elektronische Dokument ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt (Rz. 130).

Bei Kontoauszügen ist eine Anforderung besonders praxisrelevant: Vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt — genannt sind ausdrücklich Minusbeträge in roter Schrift (GoBD Rz. 137). Ein Graustufen-Scan kann genau diese Information verlieren.

Das Verfahren gehört in eine Organisationsanweisung: wer erfasst, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler protokolliert werden (GoBD Rz. 136).

Was das für die Ablage bedeutet

Der Auszug allein trägt die Buchung nicht. Er weist den Zahlungsvorgang nach; wofür gezahlt wurde, steht auf der Rechnung oder dem Beleg. Die GoBD verlangen für jeden Geschäftsvorfall den Beleg (Rz. 61) und für die Buchung die Verknüpfung mit ihm (Rz. 63, 64).

Praktisch heißt das: Auszug und zugehöriger Beleg gehören in dieselbe Ablage und miteinander verbunden — nicht in zwei getrennte Ordner, die nur ein Mensch im Kopf zusammenführt. Genau diese Verknüpfung ist es, die in einer Prüfung die progressive und retrograde Nachvollziehbarkeit trägt (GoBD Rz. 32, 33).

Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?

Dient der Auszug als Grundlage einer Buchung, ist er ein Buchungsbeleg und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, und läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5, Abs. 4 AO).

Reicht der Ausdruck aus dem Online-Banking?

Nein. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1); eine Umwandlung ist nur unter den Voraussetzungen der Rz. 135 zulässig. Der Ausdruck kann zusätzlich abgelegt werden, ersetzt die Datei aber nicht.

Darf ich Papierauszüge nach dem Scannen wegwerfen?

GoBD Rz. 140 erlaubt das nach der bildlichen Erfassung, soweit die Dokumente nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Voraussetzung sind eine Organisationsanweisung (Rz. 136), bildliche Übereinstimmung (Rz. 130) und — bei Beweisfunktion der Farbe, etwa roten Minusbeträgen — vollständige Farbwiedergabe (Rz. 137).

Gilt die Frist auch für die Kreditkartenabrechnung?

Ja, wenn auf ihr gebucht wird: Dann ist sie Buchungsbeleg mit derselben Achtjahresfrist. Die Abrechnung ersetzt die Einzelbelege nicht — nach GoBD Rz. 61 ist jeder Geschäftsvorfall zu belegen, und der Beleg zur einzelnen Position gehört dazu.

Muss ich den Auszug auch aufbewahren, wenn ich alle Einzelbelege habe?

Ja. Der Auszug weist den Zahlungsvorgang nach und ist damit Teil der Nachvollziehbarkeit vom Beleg über die Grundaufzeichnung bis zur Buchung (GoBD Rz. 32, 33). Einzelbelege und Auszug erfüllen unterschiedliche Nachweisfunktionen.

• Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen im UnternehmenZehn, acht oder sechs Jahre: welche Frist für welche Unterlage gilt, wann sie beginnt, wann sie nicht abläuft und was ein Löschkonzept können muss.
• Aufbewahrungsfrist für LieferscheineSechs Jahre, acht Jahre oder nur bis zur Rechnung: Welche Frist ein Lieferschein trägt, hängt davon ab, ob er zum Buchungsbeleg wird.
• § 257 HGB: die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht§ 257 HGB regelt, welche Unterlagen ein Kaufmann wie lange aufbewahrt — seit dem Bürokratieentlastungsgesetz mit drei Fristen statt einer.