GoBD-Checkliste für den Beleglauf
Eine Checkliste kann die GoBD nicht erfüllen — das tut nur ein Verfahren. Sie kann aber zeigen, an welcher Stelle Ihres Beleglaufs eine Antwort fehlt. Sieben Stationen, sieben Fragen, je eine Fundstelle.
Stand: 08. August 2026
Wofür diese Liste taugt und wofür nicht
Die GoBD beschreiben Anforderungen an ein Verfahren, nicht an ein Produkt. Deshalb lässt sich keine Liste abhaken, nach der eine Buchführung „fertig" wäre. Was sich abhaken lässt, ist die Frage, ob Ihre Verfahrensdokumentation zu jeder Station eine Antwort enthält — sie muss „verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein" (GoBD Rz. 151).
Die Reihenfolge folgt dem Beleg, nicht der Gliederung des BMF-Schreibens. Wer die Stationen in dieser Reihenfolge durchgeht, findet die Lücken dort, wo sie entstehen: an den Übergängen.
Sieben Stationen, sieben Prüffragen
| Station | Prüffrage | Fundstelle |
|---|---|---|
| Belegeingang | Ist jeder Geschäftsvorfall belegt — und entsteht ein Eigenbeleg, wo kein Fremdbeleg vorhanden ist? | GoBD Rz. 61 |
| Belegsicherung | Werden bare Vorgänge täglich und unbare innerhalb von zehn Tagen erfasst? | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 47, 48 |
| Kontierung | Trägt der Beleg Kontierungsvermerk und Verbuchung — oder elektronisch eine Verknüpfung über einen eindeutigen Index oder Barcode? | GoBD Rz. 63, 64 |
| Buchung | Liegt zwischen Erfassung und Buchung höchstens der Ablauf des folgenden Monats? | GoBD Rz. 50, 52 |
| Festschreibung | Sind Änderungen nach der Festschreibung nur noch protokolliert möglich, und ist die Historie selbst unveränderbar? | § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 108, 111 |
| Archivierung | Liegt der Beleg im Eingangsformat, unveränderbar und über die gesamte Frist lesbar? | § 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 110, 131 |
| Auskunft | Können Sie unmittelbaren Zugriff, maschinelle Auswertung und Datenüberlassung bedienen — und ist der Datenbestand ohne Fremdsoftware einlesbar? | § 147 Abs. 6 AO, GoBD Rz. 165 bis 168, 176 |
Was die Verfahrensdokumentation abdecken muss
- Für jedes eingesetzte Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Dokumentation, nachprüfbar für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit (GoBD Rz. 151).
- Die vier üblichen Teile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation (GoBD Rz. 153).
- Der Nachweis der Programmidentität über den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist — Änderungen versioniert und historisch nachvollziehbar (GoBD Rz. 154).
- Bei ersetzendem Scannen zusätzlich die Organisationsanweisung: wer erfasst, wann erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist, wie die Qualitätskontrolle läuft und wie Fehler protokolliert werden (GoBD Rz. 136).
- Die eigene Aufbewahrungsfrist der Dokumentation: Sie läuft nicht ab, solange die Frist der Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (GoBD Rz. 154).
Fünf Sätze, an denen Ablagen scheitern
Trägt nicht: Ordnerstruktur statt Verfahren: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden." (GoBD Rz. 110)
Trägt nicht: Papier bleibt im Umlauf: Nach dem Erfassungsvorgang „darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen." (GoBD Rz. 139)
Trägt nicht: Formatumwandlung als Archivstrategie: Der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung „darf nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden" (GoBD Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Zu viel überlassen und auf Nachsicht hoffen: Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot (GoBD Rz. 172). Der Zugriff auf nicht aufbewahrungspflichtige oder berufsgeheimnisgeschützte Daten ist vorher zu begrenzen.
Trägt: Zeitnahe Belegsicherung im System: Erfolgt sie unmittelbar nach Eingang, „stellt sich die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung/Belegsicherung und längerer Fristen nicht" (GoBD Rz. 52) — dann ist allerdings „eine unprotokollierte Änderung nicht mehr zulässig".
Was seit dem 14. Juli 2025 anders ist
Die GoBD gelten in der Fassung vom 14. Juli 2025, anzuwenden mit Wirkung von diesem Tag (Rz. 185). Anlass war die E-Rechnung, und die Änderungen betreffen genau die Stationen Archivierung und Auskunft.
Für strukturierte Datensätze bedarf es „abweichend zu § 147 Absatz 2 Nr. 1 AO keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung" (Rz. 118). Bei E-Rechnungen genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke (Rz. 131).
Neu ist außerdem Rz. 121: Der Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes über die technische Abwicklung einer elektronischen Zahlung ist nicht aufbewahrungspflichtig — es sei denn, er wird als Buchungsbeleg verwendet, ist die einzige Abrechnungsform mit dem Dienst oder gewährleistet allein die Abgrenzung barer und unbarer Vorfälle in der Kassenbuchführung. Und Rz. 166 zum mittelbaren Datenzugriff wurde neu gefasst: Die Auswertung ist der Finanzbehörde im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung zu stellen oder anschließend ein Nur-Lesezugriff zu ermöglichen.
Diese Liste ist eine Selbstprüfung, kein Nachweis. Die Finanzverwaltung erteilt keine Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD Rz. 180), und Zertifikate oder Testate Dritter — etwa eine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 — können bei der Auswahl helfen, entfalten gegenüber der Finanzbehörde aber keine Bindungswirkung (Rz. 181). Für Benvero liegt keine Softwarebescheinigung nach IDW PS 880 vor.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, GZ IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — Rz. 185 zur Anwendung
- GoBD Rz. 47, 48, 50, 52, 61, 63, 64 — Erfassungsfristen, Belegfunktion, Kontierung
- GoBD Rz. 108, 110, 111, 125, 131, 136, 139, 172 — Unveränderbarkeit, Archivformate, Organisationsanweisung, Begrenzung des Datenzugriffs
- GoBD Rz. 151, 153, 154, 155 — Verfahrensdokumentation, Programmidentität, Gewicht formeller Mängel
- § 146 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 4 AO, § 147 Abs. 2 und Abs. 6 AO — tägliche Kassenaufzeichnung, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, Datenzugriff
- § 158 Abs. 1 AO und § 162 AO sowie GoBD Rz. 179 bis 181 — Beweiskraft, Schätzung, keine Positivtestate der Finanzverwaltung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gibt es eine amtliche GoBD-Checkliste?
- Nein. Das BMF-Schreiben enthält Anforderungen, keine Prüfliste, und die Finanzverwaltung gibt zur Konformität einzelner Systeme keine allgemein gültigen Aussagen ab (GoBD Rz. 179). Jede Liste — auch diese — ist eine Lesehilfe für die eigene Verfahrensdokumentation.
- Braucht auch ein kleiner Betrieb eine Verfahrensdokumentation?
- GoBD Rz. 151 verlangt sie für jedes eingesetzte Datenverarbeitungssystem, ohne Größengrenze. Rz. 155 relativiert: Soweit eine fehlende oder ungenügende Dokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Der Umkehrschluss ist die eigentliche Aussage — eine Lücke, die die Prüfbarkeit beeinträchtigt, kann zum Verwerfen der Buchführung führen.
- Welche Fassung der GoBD gilt aktuell?
- Die Fassung des BMF-Schreibens vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025. Die aktuelle Fassung ist mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden (Rz. 185).
- Gilt die Liste auch für E-Rechnungen?
- Ja, mit zwei Abweichungen bei der Archivierung: Bei strukturierten Datensätzen genügt inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung (Rz. 118), und aufzubewahren ist der strukturierte Teil — der menschenlesbare Teil nur, wenn er zusätzliche steuerlich bedeutsame Informationen trägt (Rz. 131).
- Was passiert, wenn eine Station nicht sauber läuft?
- Das hängt am Gewicht des Mangels. Entsprechen Buchführung und Aufzeichnungen nicht den §§ 140 bis 148 AO, entfällt die Vermutung des § 158 Abs. 1 AO, dass sie der Besteuerung zugrunde zu legen sind; dann kommt eine Schätzung nach § 162 AO in Betracht. Ein einzelner formeller Mangel ohne Auswirkung auf die Prüfbarkeit führt dagegen nicht zum Verwerfen (GoBD Rz. 155).
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