E-Mails aufbewahren: wann eine Mail ein Beleg ist

Der Inhalt entscheidet, nicht das Medium

Eine Mail, die ein Geschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht, ist ein Handels- oder Geschäftsbrief im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO — sechs Jahre nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO).

Wird auf ihrer Grundlage gebucht, wechselt sie die Gruppe. Die GoBD formulieren den Übergang in Rz. 63: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg — und trägt dann acht Jahre. Beim elektronischen Beleg genügt für die Kontierung eine Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index oder Barcode (Rz. 64).

Die Mail als Briefumschlag

Die GoBD kennen den Fall, dass die Mail selbst nichts enthält: Dient sie nur als Transportmittel — etwa für eine angehängte Rechnung — und trägt sie darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig. Das Bild dahinter ist der Papierbriefumschlag, den früher auch niemand abgeheftet hat (GoBD Rz. 121). Aufzubewahren ist dann der Anhang.

Die Einschränkung steht im Nebensatz. Sobald im Mailtext etwas steht, das den Vorgang beeinflusst — eine Skontoabsprache, eine abweichende Leistungsbeschreibung, eine Zusage, eine Reklamation —, ist die Mail selbst die Unterlage. Wer den Anhang speichert und den Text verwirft, verliert genau die Information, die den Unterschied ausmacht.

Derselben Randziffer wurde mit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 ein Absatz zu Zahlungsnachweisen angefügt: Der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nicht aufbewahrungspflichtig — es sei denn, er wird als Buchungsbeleg verwendet, ist die einzige Form der Abrechnung mit dem Dienst oder gewährleistet allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle in der Kassenbuchführung. Die automatische Bestätigungsmail eines Zahlungsdienstes ist also nicht automatisch Archivgut, kann es aber werden.

Einordnung nach Inhalt

Was ein Mailarchiv leisten muss

• Unveränderbarkeit: Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz. 110). Eine exportierte Postfachdatei auf dem Netzlaufwerk ist genau dieser Fall.
• Empfangsformat: Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Der Ausdruck als PDF ist eine Zusatzansicht, kein Ersatz.
• E-Rechnungen: Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils; der menschenlesbare Teil ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält (Rz. 131 in der Fassung vom 14.07.2025). Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (Rz. 125, Beispiel 10).
• Vollständigkeit: Aufbewahrt wird der ein- und der ausgehende Schriftverkehr. Ein Archiv, das nur den Posteingang kennt, lässt die abgesandten Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO aus.
• Auffindbarkeit: Beleg und Buchung müssen in beide Richtungen nachvollziehbar bleiben (Rz. 63, 64). Eine Mail, die niemand dem Vorgang zuordnen kann, ist archiviert und trotzdem wertlos.

Erlaubt und nicht erlaubt

Müssen wir alle geschäftlichen E-Mails archivieren?

Aufzubewahren ist, was eine Unterlage im Sinne des § 147 Abs. 1 AO ist: Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen. Eine Mail, die nur ein Dokument transportiert und selbst keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, ist nicht aufbewahrungspflichtig (GoBD Rz. 121) — der Anhang schon.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Als Handels- oder Geschäftsbrief sechs Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 Satz 1 AO). Wird die Mail mit Kontierungsvermerk verbucht, ist sie Buchungsbeleg und trägt acht Jahre (GoBD Rz. 63). Für Rechnungen im Anhang gelten acht Jahre nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres.

Reicht ein Export des Postfachs auf ein Netzlaufwerk?

Regelmäßig nicht. GoBD Rz. 110 stellt fest, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. Zulässige Mittel sind hardwaremäßig, softwaremäßig oder organisatorisch — etwa Festschreibung, Protokollierung, Versionierung und Zugriffsberechtigungen.

Darf eine Prüferin ins Postfach schauen?

§ 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzbehörde Zugriff auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten. Nicht aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder berufsgeheimnisgeschützte Daten müssen Sie vom Zugriff ausnehmen (GoBD Rz. 172) — was leichter fällt, wenn die geschäftlichen Mails ohnehin im Archiv liegen und nicht nur im Postfach.

Was gilt für die E-Rechnung im Mailanhang?

Sie ist als Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt der strukturierte Teil; der menschenlesbare Teil ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen enthält, etwa Buchungsvermerke (Rz. 131). Eine Formatumwandlung darf den strukturierten Datenteil nicht löschen (Rz. 125).

• Wo Belege liegen dürfen — und wo nichtBücher gehören ins Inland, elektronische Bestände dürfen mit Bewilligung ins Ausland. Was § 146 AO und § 14b UStG über den Aufbewahrungsort sagen.
• Unterlagen vernichten: erst rechnen, dann schreddernVor der Vernichtung müssen zwei Fristen abgelaufen sein — und einige Unterlagen bleiben unabhängig davon. Der Prüfweg vor dem Aufräumen.
• Kassenbuch nach GoBD: die AnforderungenKasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Was daraus für Führung, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung des Kassenbuchs folgt.