Kassennachschau: was ohne Ankündigung geprüft wird
Die Kassennachschau ist keine kleine Betriebsprüfung, sondern ein eigenes Instrument mit eigener Norm. Sie kommt ohne Ankündigung, sie prüft einen engen Ausschnitt — und sie hat eine Tür, durch die die Außenprüfung ohne Prüfungsanordnung eintreten kann.
Stand: 08. August 2026
Was § 146b AO erlaubt
Amtsträger der Finanzbehörde dürfen zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten (§ 146b Abs. 1 AO). Die Nachschau umfasst ausdrücklich auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 1 AO.
Drei Begrenzungen stehen im selben Absatz. Erstens die Zeit: übliche Geschäfts- und Arbeitszeiten, nicht der Sonntagvormittag. Zweitens der Ort: Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume; Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Drittens der Gegenstand: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, nicht die Buchführung insgesamt.
Ausweisen muss sich der Amtsträger, sobald er nicht öffentlich zugängliche Geschäftsräume betreten will. Solange er sich im Verkaufsraum aufhält, ist er ein Kunde wie jeder andere — und darf beobachten, was jeder andere auch sieht.
Was verlangt werden kann
- Vorlage von Aufzeichnungen, Büchern und den für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die geprüften Sachverhalte und Zeiträume (§ 146b Abs. 2 AO). Dazu gehört die Verfahrensdokumentation, soweit sie die Kassenführung betrifft.
- Auskünfte, soweit sie zur Feststellung der Erheblichkeit erforderlich sind.
- Bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem: Zugriff auf die digitalen Aufzeichnungen beziehungsweise deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle. Für Kassensysteme ist die DSFinV-K das praktische Vorbild dieser Schnittstelle.
- Der Nachweis, dass das System dem Finanzamt gemeldet wurde (§ 146a Abs. 4 AO) und durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung abgesichert ist (§ 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV).
- Die Belege selbst: ob ausgestellt wird, was ausgestellt wird und ob die Angaben nach § 6 KassenSichV vorhanden sind.
Kassennachschau und Außenprüfung im Vergleich
| Merkmal | Kassennachschau | Außenprüfung |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 146b AO | §§ 193 ff. AO |
| Ankündigung | keine | Prüfungsanordnung nach § 196 AO |
| Gegenstand | Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, Einsatz des Kassensystems | die angeordneten Steuerarten und Zeiträume |
| Zutritt | Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten | nach Maßgabe der Prüfungsanordnung |
| Übergang | Übergang zur Außenprüfung ohne vorherige Prüfungsanordnung möglich, schriftlicher Hinweis erforderlich | entfällt |
Der Übergang ist der eigentliche Hebel
Geben die Feststellungen der Kassennachschau dazu Anlass, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden; auf den Übergang wird schriftlich hingewiesen (§ 146b Abs. 3 AO). Aus einer halben Stunde im Verkaufsraum wird damit ein Verfahren, das Jahre umfasst.
Das hat eine Folge, die im Aufräumkalender oft fehlt: Der Beginn einer Außenprüfung hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist (§ 171 Abs. 4 AO), und die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wer in dieser Lage nach Plan löscht, löscht zu früh.
Was hilft und was schadet
Trägt: Verfahrensdokumentation und Organisationsanweisung griffbereit halten. Sie muss „für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar" sein (GoBD Rz. 151) — das ist genau die Situation.
Trägt: Den Datenexport vorher einmal ausprobiert haben. Bei einer Datenträgerüberlassung müssen alle zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen maschinell auswertbar beiliegen, und das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware bei der Finanzbehörde möglich sein (GoBD Rz. 176).
Trägt: Den Zugriff auf Daten begrenzen, die nicht aufbewahrungspflichtig sind oder dem Berufsgeheimnis nach § 102 AO unterliegen — etwa durch Zugriffsbeschränkungen oder digitales Schwärzen (GoBD Rz. 172).
Trägt nicht: Versehentlich zu viel überlassen und auf eine Korrektur hoffen. Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot (GoBD Rz. 172).
Trägt nicht: Die Vorlage vertagen. Kommt der Betrieb der Aufforderung nicht nach, kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro festgesetzt werden (§ 146 Abs. 2c AO); die Beweiskraft der Aufzeichnungen kann entfallen (§ 158 AO), und dann steht die Schätzung im Raum (§ 162 AO).
Auch ein Betrieb ohne Registrierkasse hat eine Kasse: die Handkasse in der Verwaltung, aus der Porto, Parkgebühren und Kleineinkäufe bezahlt werden. § 146b AO stellt auf die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ab, nicht auf ein bestimmtes Gerät. Wer Bargeld bewegt, führt eine Kasse.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 146b Abs. 1, 2 und 3 AO — Kassennachschau, Vorlage- und Auskunftspflichten, Übergang zur Außenprüfung
- § 146a Abs. 1 und Abs. 4 AO, § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, § 6 KassenSichV — Sicherheitseinrichtung, Mitteilung, Belegangaben
- § 146 Abs. 1 und Abs. 2c AO, § 158 AO, § 162 AO — Aufzeichnungspflichten, Verzögerungsgeld, Beweiskraft, Schätzung
- GoBD Rz. 151, 172, 176 — Verfahrensdokumentation, Begrenzung des Zugriffs, Strukturinformationen bei der Datenüberlassung
- § 147 Abs. 3 Satz 5 AO und § 171 Abs. 4 AO — Aufbewahrung während laufender Festsetzungsfrist, Ablaufhemmung durch Außenprüfung
- § 196 AO und §§ 193 ff. AO — Prüfungsanordnung und Außenprüfung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss ich den Prüfer einlassen?
- § 146b Abs. 1 AO erlaubt das Betreten von Geschäftsgrundstücken und Geschäftsräumen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten, ohne vorherige Ankündigung. Wohnräume sind ausgenommen, solange keine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht. Nicht öffentlich zugängliche Geschäftsräume betritt der Amtsträger, nachdem er sich ausgewiesen hat.
- Darf ich warten, bis meine Kanzlei da ist?
- Ein Recht, die Nachschau bis zum Eintreffen des Beraters aufzuschieben, sieht § 146b AO nicht vor. Die Kanzlei zu informieren und hinzuzubitten ist trotzdem sinnvoll — nur ersetzt es nicht die Mitwirkung, deren Verweigerung über § 146 Abs. 2c AO und § 162 AO teuer werden kann.
- Ist die Kassennachschau eine Betriebsprüfung?
- Nein. Sie findet ausdrücklich außerhalb einer Außenprüfung statt und braucht keine Prüfungsanordnung. Sie kann aber nach § 146b Abs. 3 AO in eine Außenprüfung übergehen, wenn die Feststellungen dazu Anlass geben; auf den Übergang wird schriftlich hingewiesen.
- Was wird am Kassensystem konkret geprüft?
- Der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 1 AO: die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die Belegausgabe und die Angaben nach § 6 KassenSichV, die Mitteilung des Systems nach § 146a Abs. 4 AO und die Frage, ob die digitalen Aufzeichnungen über die einheitliche digitale Schnittstelle herausgegeben werden können.
- Wir haben nur eine kleine Handkasse — betrifft uns das?
- Ja. Die Nachschau prüft die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Ob dahinter eine Registrierkasse oder eine Geldkassette steht, ändert die Prüfungsbefugnis nicht — nur den Prüfungsstoff. Für die offene Ladenkasse gelten dann § 146 Abs. 1 AO und GoBD Rz. 48 statt der Kassensicherungsverordnung.
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