Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen im Überblick
„Geschäftsunterlagen" ist kein Rechtsbegriff. Das Gesetz kennt Bücher, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen — vier Gruppen mit drei verschiedenen Fristen. Die Frist auszurechnen ist der leichte Teil; die Zuordnung davor entscheidet, ob das Ergebnis stimmt.
Stand: 08. August 2026
Das Gesetz sortiert nach Funktion, nicht nach Ordnerrücken
§ 147 Abs. 1 AO zählt auf, was aufzubewahren ist: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanz nebst den zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen (Nr. 1); empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe (Nr. 2, 3); Buchungsbelege (Nr. 4); Zollunterlagen (Nr. 4a); und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Nr. 5).
§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO hängt an diese Nummern die Fristen: zehn Jahre für Nummer 1 und 4a, acht Jahre für Nummer 4, sechs Jahre für die übrigen — sofern nicht andere Steuergesetze kürzere Fristen zulassen. Die Verkürzung für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323).
Handelsrechtlich läuft dieselbe Systematik parallel: § 257 Abs. 1 HGB benennt die Unterlagen, § 257 Abs. 4 HGB die Fristen. Wo beide Rechtsgebiete auf dasselbe Dokument treffen, gilt in der Praxis die längere Pflicht — nicht die bequemere.
Alltagsdokumente und ihre Frist
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zum Verständnis der Bücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Zollunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Buchungsbelege — Quittungen, Kassenbons, kontierte Rechnungen, bebuchte Kontoauszüge | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene Rechnungen und Doppel der ausgestellten Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftwechsel zur Abwicklung eines Geschäfts | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Satz 1 AO |
Der Vermerk, der aus sechs Jahren acht macht
Dieselbe Unterlage kann in zwei Gruppen fallen — nacheinander. Die GoBD beschreiben den Übergang in Rz. 63: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg. Vorher trägt er sechs Jahre, danach acht.
Bei elektronischen Unterlagen genügt für die Kontierung die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64). Das ist praktisch wichtig: Wer digital arbeitet, sieht dem Dokument die Gruppe nicht mehr an — nur der Verknüpfung.
Wann die Frist beginnt
Nicht am Belegdatum. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist, die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt oder der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Für Rechnungen zählt der Schluss des Jahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), handelsrechtlich § 257 Abs. 5 HGB.
Ein Beleg vom 15. Januar 2025 fällt damit unter eine Frist, die erst am 31. Dezember 2025 zu laufen beginnt und am 31. Dezember 2033 endet. Zwischen Belegdatum und Vernichtung liegen fast neun Jahre — wer aus dem Belegdatum rechnet, räumt regelmäßig zu früh auf.
Beim Aufräumen
Trägt nicht: Eine einzige Frist über alle Ordner legen. Die Zuordnung zur Nummer in § 147 Abs. 1 AO entscheidet, nicht der Aktenschrank.
Trägt nicht: Nach Ablauf der Frist ohne weitere Prüfung vernichten. Die Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Trägt: Die Gruppe beim Eingang festlegen und mit dem Dokument speichern. Danach ist die Frist eine Rechenaufgabe statt einer Diskussion.
Trägt: Freiwillig länger aufbewahren, wenn der Zweck dokumentiert ist. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten zu einer einheitlichen Frist von mindestens zehn Jahren.
Anlauf- und Ablaufhemmungen nach §§ 170, 171 AO — Beginn einer Außenprüfung, Einspruch, Klage, Fahndungsermittlungen — können den Fristlauf um Jahre verschieben. Eine Löschregel, die diese Fälle nicht kennt, trifft die Unterlagen, die gerade gebraucht werden.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 1 bis Abs. 4 AO — Unterlagengruppen, Fristen, Fristbeginn und Ablaufhemmung nach Satz 5
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Achtjahresfrist für empfangene und ausgestellte Rechnungen
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323 (verkündet am 29.10.2024)
- § 257 Abs. 1, Abs. 3, Abs. 4 und Abs. 5 HGB — handelsrechtliche Pflicht, Bildträger, Fristen und Fristbeginn
- GoBD Rz. 63, 64 — Kontierungsvermerk und elektronische Verknüpfung
- BStBK, FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.03.2026; BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation Version 2.1 vom 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gilt seit 2025 für alle Geschäftsunterlagen eine Frist von acht Jahren?
- Nein. Acht Jahre gelten für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO) und für Rechnungen (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen bei sechs.
- Ist ein Angebot eine aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlage?
- Ein empfangenes oder abgesandtes Angebot ist ein Handels- oder Geschäftsbrief, wenn es ein Geschäft vorbereitet, abschließt oder rückgängig macht — sechs Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 3 Satz 1 AO. Wird darauf gebucht, wird daraus ein Buchungsbeleg mit acht Jahren (GoBD Rz. 63).
- Zählen die Fristen ab Rechnungsdatum?
- Nein, ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO; für Rechnungen § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine Rechnung aus dem März 2026 ist deshalb bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.
- Dürfen Geschäftsunterlagen ausschließlich digital vorliegen?
- In weiten Teilen ja — § 147 Abs. 2 AO und § 257 Abs. 3 HGB lassen die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern zu. Ausgenommen sind Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse; auch Zollunterlagen und Dokumente, deren Beweiskraft an der Urkunde hängt, gehören nicht ins ersetzende Scannen.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Aufbewahrungsfrist für SteuerbescheideDer Steuerbescheid ist im Betrieb eine sonstige Unterlage: sechs Jahre. Warum in der Praxis trotzdem die Festsetzungsfrist über den Zeitpunkt entscheidet.
- Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung auf einen BlickZehn Jahre für die Bücher, acht für die Belege — und die Pflicht, die Daten die ganze Zeit auswertbar zu halten. Was das nach einem Systemwechsel bedeutet.
- E-Mails aufbewahren: wann eine Mail ein Beleg istNicht jede Mail ist aufbewahrungspflichtig — und manche länger, als man denkt. Die Einordnung nach Inhalt, mit den Anforderungen an ein Mailarchiv.