Aufbewahrungsfrist für Verträge
Im Gesetz steht keine Aufbewahrungsfrist für Verträge. Es steht dort eine Frist für Handels- und Geschäftsbriefe, eine für Buchungsbelege und eine für Organisationsunterlagen. Welche davon gilt, entscheidet die Rolle, die der Vertrag in Ihrer Buchführung spielt.
Stand: 08. August 2026
Die Weiche: Wird nach dem Vertrag gebucht?
Ein Vertrag ist zunächst ein Handels- oder Geschäftsbrief — empfangen oder abgesandt. Dafür gilt nach § 147 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO eine Frist von sechs Jahren; handelsrechtlich ordnet § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 in Verbindung mit Abs. 4 HGB dasselbe an.
Sobald der Vertrag eine Buchung trägt, ändert sich seine Kategorie. Die GoBD formulieren die Weiche in Rz. 63: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg. Beim elektronischen Beleg genügt eine eindeutige Verknüpfung mit dem Buchungsdatensatz (Rz. 64). Als Buchungsbeleg trägt er acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1, Abs. 1 Nr. 4 AO).
Das ist kein Sonderfall, sondern der Normalfall bei Dauerschuldverhältnissen. Miete, Leasing, Wartung, Lizenz, Versicherung: Für die wiederkehrende Buchung gibt es oft keine monatliche Rechnung, sondern nur den Vertrag. Dann ist er der Beleg.
Welche Rolle welche Frist auslöst
| Rolle des Vertrags | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Vertrag ohne Buchungsfunktion — empfangener oder abgesandter Geschäftsbrief | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Derselbe Vertrag handelsrechtlich | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB |
| Vertrag, der eine Buchung trägt — Miete, Leasing, Wartung, Abonnement | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Rechnung zum Vertrag | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Vertrag als Organisationsunterlage, ohne die die Bücher nicht verständlich sind | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
Wann die Frist beginnt — und warum die Antwort unbequem ist
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde beziehungsweise der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Bei einem einmaligen Vertrag ist das eindeutig.
Bei einem Dauervertrag ist es das nicht. Solange nach dem Vertrag gebucht wird, wirkt er als Beleg — ein 2019 geschlossener Mietvertrag stützt auch die Buchung im Jahr 2026. In der Praxis wird die Frist deshalb regelmäßig erst ab dem Ende der Vertragslaufzeit gerechnet. Das ist eine belastbare Vorsichtsregel, aber keine ausdrückliche Anordnung des Gesetzes; wie Sie im konkreten Fall rechnen, gehört in die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei.
Unabhängig davon gilt die Ablaufhemmung: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Scannen, vernichten, ablegen
Trägt: Verträge dürfen bildlich erfasst und danach vernichtet werden, „soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind" (GoBD Rz. 140). Voraussetzung ist ein dokumentiertes Verfahren mit Organisationsanweisung (Rz. 136).
Trägt nicht: Notarielle Urkunden, Dokumente unter Siegel und Wertpapiere in die Vernichtung geben. Ihre Beweiskraft hängt am Original — die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV nimmt sie ausdrücklich aus.
Trägt nicht: Bei einem unterschriebenen Vertrag ohne Prüfung vernichten. GoBD Rz. 140 verlangt eine Entscheidung: ob Dokumente, „deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen".
Trägt nicht: Den Vertrag als PDF in einen Ordner auf dem Laufwerk legen und das für Archivierung halten. Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (GoBD Rz. 110).
Trägt: Den Vertrag mit den Buchungen verknüpfen, die er trägt. Ohne diese Verknüpfung fehlt der Buchung ihr Beleg, auch wenn das Dokument irgendwo im Haus liegt (GoBD Rz. 63, 64).
Die zweite Uhr, die niemand mitzählt
Die steuerliche Aufbewahrungsfrist ist nicht die einzige Größe. Zivilrechtlich verjähren Ansprüche aus einem Vertrag im Regelfall nach drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Umständen Kenntnis erlangt hat (§ 195, § 199 Abs. 1 BGB). Für viele Verträge liegt der relevante Beweiszeitraum damit anders als der steuerliche.
Wichtig ist die Blickrichtung: Verjährung ist keine Aufbewahrungsfrist, sondern der Zeitraum, in dem Sie einen Vertrag noch brauchen könnten, um etwas zu beweisen. Die Muster-Verfahrensdokumentation von BStBK und DStV weist ausdrücklich darauf hin, dass sie nur auf handels- und steuerrechtliche Ordnungsmäßigkeit abstellt und die zivilrechtliche Beweiskraft „nicht explizit" einbezieht.
Neben den steuerlichen Fristen stehen arbeits-, sozialversicherungs- und datenschutzrechtliche Pflichten mit eigenen Regeln — etwa bei Arbeits-, Miet- und Bauverträgen. Diese Seite behandelt allein die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung; die übrigen Fristen gehören in die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei beziehungsweise Ihrer Rechtsberatung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 1, Abs. 3 Satz 1, Satz 5 und Abs. 4 AO — Unterlagenkategorien, Fristen, Ablaufhemmung und Fristbeginn
- § 257 Abs. 1, Abs. 4 und Abs. 5 HGB — handelsrechtliche Aufbewahrung und Fristbeginn
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Achtjahresfrist für Rechnungen
- GoBD Rz. 63, 64, 110, 136, 140 — Kontierungsvermerk, Verknüpfung, Unveränderbarkeit, Organisationsanweisung, Vernichtung
- § 195, § 199 Abs. 1 BGB — regelmäßige Verjährungsfrist und Fristbeginn
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323; BStBK/DStV, Muster-Verfahrensdokumentation Version 2.1 vom 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie lange muss ein Mietvertrag aufbewahrt werden?
- Solange nach ihm gebucht wird, ist er Buchungsbeleg mit acht Jahren Frist (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO). Ohne Buchungsfunktion bliebe er ein Geschäftsbrief mit sechs Jahren. Da die monatliche Mietbuchung in aller Regel auf dem Vertrag beruht, ist die Achtjahresfrist der Normalfall.
- Zählt die Frist ab Vertragsschluss oder ab Vertragsende?
- § 147 Abs. 4 AO und § 257 Abs. 5 HGB knüpfen an den Schluss des Kalenderjahres an, in dem der Beleg entstanden oder der Geschäftsbrief empfangen wurde. Weil ein Dauervertrag über seine ganze Laufzeit Belegwirkung entfaltet, wird in der Praxis vorsichtshalber ab dem Ende der Laufzeit gerechnet. Die Festlegung für Ihren Betrieb gehört zur Abstimmung mit Ihrer Kanzlei.
- Dürfen wir unterschriebene Verträge scannen und das Papier vernichten?
- GoBD Rz. 140 erlaubt es, soweit die Dokumente nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind — und verlangt vom Steuerpflichtigen die Entscheidung, ob Dokumente, deren Beweiskraft elektronisch nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original bleiben. Notarielle Urkunden, Dokumente unter Siegel und Wertpapiere gehören nach der Muster-Verfahrensdokumentation nicht in die Vernichtung.
- Gilt für Verträge jetzt auch die Achtjahresfrist aus dem Bürokratieentlastungsgesetz?
- Nur, soweit sie Buchungsbelege sind. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 hat die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gesenkt; Handels- und Geschäftsbriefe blieben bei sechs Jahren, Bücher und Abschlüsse bei zehn (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
- Was ist mit Arbeitsverträgen?
- Steuerlich gilt dieselbe Einordnung: Geschäftsbrief, Buchungsbeleg oder Organisationsunterlage. Daneben bestehen arbeits-, sozialversicherungs- und datenschutzrechtliche Pflichten mit eigenen Fristen und eigenen Rechtsgrundlagen. Diese Seite trifft dazu keine Aussage; das ist eine Frage für Ihre Kanzlei oder Ihre Rechtsberatung.
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