Ersetzendes Scannen: wann das Papier weg darf
Nach der bildlichen Erfassung darf Papier vernichtet werden. Die Erlaubnis steht in einem einzigen Satz der GoBD — und dieser Satz trägt einen Nebensatz, der über die Hälfte der Praxisfehler entscheidet.
Stand: 07. August 2026
Die Erlaubnisnorm im Wortlaut
GoBD Rz. 140: „Nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Rz. 130 dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen."
Der Nebensatz ist die eigentliche Arbeit: Er verlangt eine Entscheidung je Dokumentart, keine pauschale Regel. Rz. 141 ergänzt die Grenze — „Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen."
Die Voraussetzungen der bildlichen Erfassung
- Bildliche Übereinstimmung: Das elektronische Dokument ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe beim Lesbarmachen mit dem Original bildlich übereinstimmt (GoBD Rz. 130, § 147 Abs. 2 AO).
- Gerätewahl frei: Die Erfassung darf mit den verschiedensten Arten von Geräten erfolgen, ausdrücklich auch mit mobilen Geräten (Rz. 130).
- Texterkennung: Wird ein Volltext erzeugt, ist dieser nach Verifikation und Korrektur über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren und für Prüfzwecke verfügbar zu halten (Rz. 130).
- Farbe: Vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt, etwa bei Minusbeträgen in roter Schrift oder farbigen Zeichnungsvermerken (Rz. 137).
- Keine Signatur nötig: Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich (Rz. 138).
- Kein Medienbruch: Nach dem Erfassungsvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen; das Papier ist dem Bearbeitungsgang zu entziehen (Rz. 139).
Die Organisationsanweisung ist die Legitimation
GoBD Rz. 136 verlangt eine Organisationsanweisung, die regelt, wer erfassen darf, zu welchem Zeitpunkt erfasst wird, welches Schriftgut erfasst wird, ob bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung verlangt ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit erfolgt und wie Fehler zu protokollieren sind.
Ohne diese Anweisung fehlt der Vernichtung ihre Grundlage. Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband stellen dafür eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen bereit, aktuell Version 2.1 mit Stand 27. Februar 2026; sie deckt auch das mobile Erfassen ab und verweist auf BSI TR-03138 sowie IDW RS FAIT 1 und IDW RS FAIT 3.
Die Muster-Verfahrensdokumentation stellt zugleich klar, was sie nicht leistet: Sie berechtigt nur zur Vernichtung der mit der Buchführung verbundenen Belege — nicht der nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahrenden Unterlagen. Und sie bezieht die zivilrechtliche Beweiskraft ausdrücklich nicht ein.
Was bleiben muss
Trägt nicht: Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse in Papierform (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO). Ein in Papier erstellter Abschluss bleibt in Papier.
Trägt nicht: Zollunterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO.
Trägt nicht: Notarielle Urkunden, Testate unter Siegel und Wertpapiere — ihre Beweiskraft hängt an der Urkunde selbst.
Trägt nicht: Belege, die für ein Vorsteuervergütungsverfahren benötigt werden. Vernichtet wird frühestens nach dessen Abschluss; länderspezifische Anforderungen sind zu beachten.
Trägt nicht: Dokumente, deren physische Eigenschaften Beweiskraft tragen — Wasserzeichen, Oberflächenbeschaffenheit, Zustand der Drucktinte lassen sich später nicht mehr feststellen.
Trägt: Gewöhnliche Buchungsbelege, Eingangsrechnungen und Quittungen dürfen nach vollständig durchlaufenem Prozess vernichtet werden.
Wie lange die Erfassung aufbewahrt wird
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Buchungsbelege, auch als elektronische Erfassung | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene und ausgestellte Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Fristbeginn | Schluss des Kalenderjahres | § 147 Abs. 4 AO |
Vernichten Sie erst, wenn der Beleg alle Schritte Ihres dokumentierten Verfahrens durchlaufen hat, einschließlich mindestens eines Sicherungslaufs. Solange eine Erfassung noch aussteht oder unbestätigt ist, gehört das Papier in die Ablage, nicht in den Schredder.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 140, 141 — Vernichtung nach bildlicher Erfassung und ihre Grenze
- GoBD Rz. 130 — bildliche Übereinstimmung, Geräte, Aufbewahrung des erkannten Volltextes
- GoBD Rz. 136, 137, 138, 139 — Organisationsanweisung, Farbe, Signatur, Medienbruch
- § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 2, Abs. 3 und 4 AO — Originalpflicht, Wiedergabe, Fristen
- § 257 Abs. 3 HGB — Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss im Original
- BStBK und DStV, Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, Version 2.1, Stand 27.02.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Darf ich Belege mit dem Telefon erfassen?
- Ja. GoBD Rz. 130 nennt ausdrücklich die verschiedensten Arten von Geräten, auch mobile. Entscheidend sind nicht das Gerät, sondern die bildliche Übereinstimmung mit dem Original, die dokumentierte Qualitätskontrolle und die Organisationsanweisung nach Rz. 136.
- Brauche ich eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel?
- Für Besteuerungszwecke nicht. GoBD Rz. 138 sagt das ausdrücklich. Für zivilrechtliche Beweiszwecke kann die Beurteilung anders ausfallen — die Muster-Verfahrensdokumentation der Kammern bezieht diesen Aspekt bewusst nicht ein.
- Darf ich auf dem gescannten Papier noch etwas vermerken?
- Nein. Nach GoBD Rz. 139 darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen; das Papier ist dem Bearbeitungsgang zu entziehen, damit darauf keine Bemerkungen oder Ergänzungen entstehen, die im elektronischen Abbild fehlen.
- Was gilt für Belege, die im Ausland entstanden sind?
- Die Erfassung im Ausland ist zulässig, wenn die Belege dort entstanden oder empfangen wurden — GoBD Rz. 130 und 136 nennen Belege über eine Dienstreise im Ausland ausdrücklich. Bei genehmigter Verlagerung der Buchführung nach § 146 Abs. 2a AO hat die Erfassung zeitnah zur Verbringung zu erfolgen.
- Wann darf das Papier tatsächlich in den Schredder?
- Erst nach vollständigem Durchlaufen des dokumentierten Verfahrens einschließlich Qualitätskontrolle und mindestens eines Sicherungslaufs — so die Muster-Verfahrensdokumentation der Kammern — und nur, wenn keine außersteuerliche oder steuerliche Vorschrift das Original verlangt.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Revisionssichere Archivierung: der Begriff und seine GrenzenGefordert ist nicht „revisionssicher", sondern Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO. Was das für ein Archiv bedeutet und wo der Begriff endet.
- Betriebsprüfung: Z1, Z2, Z3 und was das Finanzamt verlangen darfDrei Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 AO: Was die Prüferin verlangen darf, welche Daten Sie stellen müssen und was eine Verzögerung kostet.
- Belege scannen: Anforderungen, die über die Auflösung hinausgehenScannen ist erlaubt, das Wegwerfen nur unter Bedingungen. Was die GoBD zur bildlichen Erfassung, zur Organisationsanweisung und zum Papier verlangen.