GoBD: die Pflichten in Alltagssprache
Die GoBD sind kein Gesetz, sondern die Auffassung der Finanzverwaltung darüber, wie die bestehenden Buchführungspflichten digital zu erfüllen sind. Genau deshalb sind sie in der Prüfung der Maßstab, an dem gemessen wird.
Stand: 07. August 2026
Was die GoBD sind
GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert durch die BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025. Die aktuelle Fassung ist mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden (Rz. 185).
Die eigentlichen Pflichten stehen woanders: in der Abgabenordnung (§§ 145–147b AO), im Handelsgesetzbuch (§§ 238, 239, 257 HGB) und im Umsatzsteuerrecht (§§ 14, 14b, 15 UStG). Die GoBD legen aus, wie diese Pflichten in einem DV-System zu erfüllen sind — und sie tun das detailliert genug, dass man sie zitieren kann.
Nachvollziehbarkeit und Belegprinzip
Geschäftsvorfälle müssen sich „in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit)" — vom Beleg über Grundaufzeichnung, Journal, Konten, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bis zur Steuererklärung und wieder zurück. Das muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich sein (Rz. 32, 33).
Dazu das Belegprinzip in Rz. 61: „Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. […] Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung."
Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung zum Buchungsbeleg (Rz. 63). Elektronisch darf die Kontierung durch Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung erfolgen, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64).
Die Fristen, die am häufigsten falsch zitiert werden
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben festhalten | täglich | § 146 Abs. 1 AO |
| Unbare Geschäftsvorfälle in den Grundaufzeichnungen erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Bald beglichene Waren- und Kostenrechnungen: keine kontokorrentmäßige Erfassung | 8 Tage | GoBD Rz. 49 |
| Buchungsbelege aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse aufbewahren | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahren | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Unveränderbarkeit — der Punkt, an dem die meisten Ablagen scheitern
§ 146 Abs. 4 AO verbietet, eine Buchung oder Aufzeichnung so zu verändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Rz. 107). Das Verfahren muss gewährleisten, dass einmal eingeführte Informationen „nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können" (Rz. 108).
Zulässige Mittel nennt Rz. 110 selbst: hardwaremäßig unveränderbare Datenträger, softwaremäßig Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierung und Versionierung — oder organisatorisch ein Zugriffsberechtigungskonzept. Spätere Änderungen müssen erkennbar bleiben, und „auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein" (Rz. 111).
Der Satz, an dem sich viele Ablagen entscheiden, steht in Rz. 110: „Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."
Verfahrensdokumentation: was verlangt wird
- Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein; sie muss „für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein" (Rz. 151).
- Sie besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation (Rz. 153).
- Über die gesamte Aufbewahrungsfrist ist nachzuweisen, dass das dokumentierte Verfahren dem eingesetzten entspricht — insbesondere für die eingesetzten Programmversionen, Stichwort Programmidentität (Rz. 154).
- Die Frist der Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, solange die Frist für die Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (Rz. 154).
- Rz. 155 entschärft nur scheinbar: Eine ungenügende Verfahrensdokumentation ist kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, soweit sie Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt. Im Umkehrschluss kann eine Lücke, die die Prüfbarkeit beeinträchtigt, sehr wohl zum Verwerfen der Buchführung führen.
Wenn geprüft wird: drei Arten des Datenzugriffs
§ 147 Abs. 6 AO kennt drei Varianten. Z1 ist der unmittelbare Nur-Lesezugriff der Finanzbehörde auf das System einschließlich Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und der Verknüpfungen; eine Fernabfrage ist ausgeschlossen (Rz. 165). Z2 ist der mittelbare Zugriff: Sie werten nach Vorgaben der Behörde maschinell aus und stellen das Ergebnis im maschinell auswertbaren Format zur Verfügung oder ermöglichen anschließend einen Nur-Lesezugriff (Rz. 166 in der Fassung vom 14. Juli 2025).
Z3 ist die Überlassung der Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger. Dabei sind alle zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen beizufügen, und das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware möglich sein (Rz. 176). Welche Variante verlangt wird, entscheidet allein die Finanzbehörde.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019, GZ IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269 (GoBD)
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — zweite Änderung der GoBD, Rz. 185
- GoBD Rz. 32, 33, 45–52, 61–64 — Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung, Belegfunktion
- GoBD Rz. 107–111, 151–155, 165–176 — Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation, Datenzugriff
- § 146 Abs. 1, Abs. 2c und Abs. 4 AO, § 147 Abs. 3 und Abs. 6 AO, § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO, § 200a AO
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — acht Jahre für Rechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Sind die GoBD ein Gesetz?
- Nein. Sie sind ein BMF-Schreiben und damit Verwaltungsauffassung. Die Pflichten selbst stehen in §§ 145–147b AO, §§ 238, 239, 257 HGB und §§ 14, 14b, 15 UStG. Für die Betriebsprüfung sind die GoBD trotzdem der praktische Maßstab, weil die Prüfer daran gebunden sind.
- Gelten die GoBD auch für kleine Betriebe?
- Sie gelten für jeden, der Bücher führt oder Aufzeichnungen zu führen hat und dafür ein DV-System einsetzt — unabhängig von der Größe. Was sich unterscheidet, ist der Umfang: Die Verfahrensdokumentation muss zum Betrieb passen, nicht zu einem Konzern.
- Seit wann gilt die aktuelle Fassung?
- Die Fassung vom 14. Juli 2025 ist mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden (Rz. 185). Anlass war die E-Rechnung; geändert wurden unter anderem die Randziffern 76, 118, 119, 121, 125, 127, 131, 133, 166 und 175.
- Was passiert bei einem Verstoß?
- Die Beweiskraft der Buchführung kann entfallen, etwa wenn Daten nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereitgestellt werden (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO). Möglich sind zudem ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO), ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO und eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.
- Reicht ein geordneter Ordner auf dem Netzlaufwerk?
- Nach Rz. 110 regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen die Unveränderbarkeit gewährleisten. Genannt sind unter anderem Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierung, Versionierung und Zugriffsberechtigungskonzepte.
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- Verfahrensdokumentation nach GoBD: Aufbau und UmfangDie GoBD verlangen für jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation. Aufbau nach Rz. 153, Nachweis der Programmidentität und der Umgang mit Lücken.