Aufbewahrungsfristen der Buchhaltung auf einen Blick
Eine Buchhaltung besteht nicht nur aus Belegen. Journale, Konten, Stammdaten, Auswertungen und die Verfahrensdokumentation tragen eigene Fristen — und die längste davon bindet oft das ganze System. Aufbewahren heißt dabei nicht lagern, sondern auswertbar halten.
Stand: 08. August 2026
Drei Fristen, ein Jahrgang
Seit dem 1. Januar 2025 sortiert § 147 Abs. 3 Satz 1 AO in drei Fristen: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanz sowie für Zollunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Für Rechnungen führt § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG dieselbe Achtjahresfrist, handelsrechtlich § 257 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 4 HGB.
Ein Buchungsjahrgang trägt damit mehrere Fristen gleichzeitig. Das ist unbequem, aber folgenlos, solange die Ablage zusammenbleibt: Die längste Frist des Jahrgangs bestimmt praktisch, wann etwas gelöscht werden kann.
Was in der Buchhaltung wie lange bleibt
| Bestandteil | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Grund(buch)aufzeichnungen, Journale, Konten | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Inventar, Jahresabschluss, Lagebericht, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zum Verständnis der Bücher | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene Rechnungen und Doppel der ausgestellten Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Verfahrensdokumentation | läuft nicht ab, solange die Frist der erfassten Unterlagen läuft | GoBD Rz. 154 |
Aufbewahren heißt auswertbar halten
Die GoBD verlangen, dass sich jeder Geschäftsvorfall in seiner Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lässt — progressiv vom Beleg über Grundaufzeichnung, Journal, Konten, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung bis zur Steuererklärung und retrograd zurück. Das muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist möglich sein und in jedem Verfahrensschritt (Rz. 32, 33).
Daraus folgt der Satz, der in der Praxis am meisten Arbeit macht: Ein Archiv, das nur Bilder liefert, erfüllt die Frist nicht vollständig. § 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzbehörde den unmittelbaren Zugriff, den mittelbaren Zugriff und die Datenträgerüberlassung; bei der Überlassung sind alle zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen maschinell auswertbar beizufügen, und das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware bei der Finanzbehörde möglich sein (GoBD Rz. 176). Die Hilfsmittel zur Lesbarmachung schuldet der Steuerpflichtige auf eigene Kosten (§ 147 Abs. 5 AO).
Was ein Systemwechsel auslöst
- Die Daten der Altjahre müssen maschinell auswertbar bleiben, nicht nur lesbar. Ein PDF-Ausdruck des Journals ersetzt den auswertbaren Datenbestand nicht.
- Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist ist nachzuweisen, dass das dokumentierte Verfahren dem eingesetzten entspricht — ausdrücklich auch für die eingesetzten Programmversionen, die Programmidentität (GoBD Rz. 154).
- Änderungen an der Verfahrensdokumentation sind zu versionieren und historisch nachvollziehbar zu halten (Rz. 154). Die Dokumentation des Altsystems bleibt also, auch wenn das System geht.
- Elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Eine Migration darf das Format nicht stillschweigend ersetzen.
- Bei E-Rechnungen darf der strukturierte Datenteil nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in TIFF, gelöscht werden (Rz. 125, Beispiel 10).
Was in einer Buchhaltung trägt und was nicht
Trägt nicht: Die Ablage im Dateisystem als Archiv verwenden. Sie erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz. 110).
Trägt nicht: Beim Wechsel der Software nur Auswertungen exportieren. Ohne Struktur- und Herkunftsinformationen ist die Datenträgerüberlassung unvollständig (Rz. 176).
Trägt: Belege und Buchungen in beide Richtungen verknüpfen. Ein Beleg ohne Buchung und eine Buchung ohne Beleg sind beide ein Nachweisproblem (Rz. 63, 64).
Trägt: Die Fristen im Löschkonzept je Gruppe abbilden und die Hemmungstatbestände nach §§ 170, 171 AO mitführen.
Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten dazu, eine einheitliche Frist von mindestens zehn Jahren zugrunde zu legen — wegen konkurrierender Regelungen, etwa im Steuerstrafrecht und im Fördermittelrecht. Wer länger speichert, braucht dafür eine datenschutzrechtliche Begründung; die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO gilt weiter.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 1, Abs. 3 Satz 1 und Satz 5, Abs. 4, Abs. 5 und Abs. 6 AO — Fristen, Fristbeginn, Hilfsmittel, Datenzugriff
- § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG — Achtjahresfrist für Rechnungen; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 und Abs. 5 HGB
- GoBD Rz. 32, 33 — Nachvollziehbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist
- GoBD Rz. 110, 125, 131, 154, 176 — Unveränderbarkeit, Formatumwandlung, Empfangsformat, Programmidentität, Datenträgerüberlassung
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019, GZ IV A 4 - S 0316/19/10003 :001 (GoBD), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088
- Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO — Speicherbegrenzung; BStBK, FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.03.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie lange muss die Buchhaltung aufbewahrt werden?
- Es kommt auf den Bestandteil an: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Gerechnet wird ab dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO).
- Genügt ein PDF-Archiv der Buchhaltung?
- Für die Lesbarkeit ja, für die maschinelle Auswertbarkeit in der Regel nicht. § 147 Abs. 6 AO erlaubt der Finanzbehörde den Zugriff auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten samt Verknüpfungen; bei der Datenträgerüberlassung sind Struktur- und Herkunftsinformationen beizufügen (GoBD Rz. 176).
- Was passiert mit den Daten, wenn wir das Buchhaltungssystem wechseln?
- Sie bleiben aufbewahrungspflichtig — und zwar so, dass sie über die gesamte Frist auswertbar sind (GoBD Rz. 32, 33). Zusätzlich ist die Programmidentität nachzuweisen: Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss belegt sein, welche Programmversionen im Einsatz waren (Rz. 154).
- Hat die Verfahrensdokumentation eine eigene Frist?
- Keine kürzere. Ihre Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Frist für die Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (GoBD Rz. 154). Sie wird also mit dem ältesten offenen Jahrgang aufbewahrt, nicht mit dem aktuellen System.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
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