Fünf GoBD-Fehler, die in der Prüfung auffallen
Eine amtliche Fehlerstatistik der Finanzverwaltung gibt es nicht. Es gibt aber Randziffern, an denen eine Rechtsfolge hängt, und genau dort setzt eine Prüfung an. Die folgenden fünf Punkte betreffen fast jeden Betrieb, der Belege digital führt.
Stand: 08. August 2026
Was hier „Fehler" heißt
Ein Verstoß gegen die GoBD ist zunächst ein formeller Mangel. Ob er Gewicht hat, entscheidet eine Formel, die als doppelte Verneinung im Text steht: „Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann" (GoBD Rz. 155).
Im Umkehrschluss heißt das: Eine Lücke, die die Prüfbarkeit beeinträchtigt, trägt sehr wohl bis zum Verwerfen. Daneben stehen eigenständige Sanktionen — die Beweiskraft der Buchführung kann entfallen (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO), ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro ist möglich (§ 146 Abs. 2c AO), ebenso ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (§ 200a AO) und im Ergebnis eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.
Die fünf Stellen und ihre Rechtsfolge
| Fehler | Was daraus folgt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Belege liegen als Dateien in einer Ordnerstruktur, sonst nichts | Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt | GoBD Rz. 110 |
| Verfahrensdokumentation fehlt oder passt nicht zur eingesetzten Version | Programmidentität über die Aufbewahrungsfrist nicht nachgewiesen | GoBD Rz. 151, 154 |
| Beleg und Buchung sind nicht verknüpft | Belegfunktion nicht erfüllt, Storni nicht rückbeziehbar | GoBD Rz. 61, 63, 64 |
| Erfassung zu spät: Kasse nicht täglich, unbare Vorfälle jenseits von zehn Tagen | keine ordnungsmäßige Grundaufzeichnung | GoBD Rz. 47, 48, 52 |
| Nach dem Scannen wird auf dem Papier weitergearbeitet | Medienbruch, die Erfassung trägt nicht mehr | GoBD Rz. 136, 139 |
Fehler 1 und 2: Ablage und Dokumentation
Der erste ist der häufigste, weil er sich gut anfühlt: ein sauber benannter Ordner je Monat, dazu eine Tabelle. Die GoBD sagen dazu wörtlich, die Ablage in einem Dateisystem erfülle „die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden" (Rz. 110). Genannt sind unter anderem Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierung, Versionierung und Zugriffsberechtigungskonzepte. Auch eine Änderungshistorie darf nachträglich nicht veränderbar sein (Rz. 111).
Der zweite Fehler fällt erst spät auf, weil die Dokumentation zu Beginn oft existiert. Verlangt ist aber mehr als ein Dokument: Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss nachgewiesen sein, dass das dokumentierte Verfahren dem tatsächlich eingesetzten entspricht, „insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme" (Rz. 154). Wer seit vier Jahren nichts fortgeschrieben hat, dokumentiert ein System, das es so nicht mehr gibt.
Fehler 3 bis 5: Verknüpfung, Fristen, Papier
Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg (Rz. 63). Beim elektronischen Beleg genügt dafür eine elektronische Verknüpfung über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64). Fehlt sie, ist der Beleg vorhanden und trotzdem wertlos, weil niemand ihn der Buchung zuordnen kann.
Bei den Fristen ist der Text konkreter, als viele erwarten: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, Rz. 48), unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen (Rz. 47), und geht der Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus, ist die Ordnungsmäßigkeit nur bei vorheriger vollständiger Grundaufzeichnung erfüllt (Rz. 52).
Der fünfte Fehler entsteht nach dem Scan. Rz. 139 verlangt, dass die weitere Bearbeitung nur noch elektronisch erfolgt: „Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden" können. Ein Stapel gescannter Rechnungen, auf dem noch Freigabekürzel landen, ist der Widerspruch in Papierform.
Der Fehler, der neu dazugekommen ist
Seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 gilt für E-Rechnungen: Der strukturierte Teil ist aufzubewahren, der menschenlesbare Teil nur, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich bedeutsame Informationen trägt, etwa Buchungsvermerke (Rz. 131). Umgekehrt gilt dasselbe strenger — der strukturierte Datenteil „darf nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden" (Rz. 125, Beispiel 10).
In der Praxis heißt das: Wer eingehende E-Rechnungen als Bild archiviert und das XML verwirft, hat den aufbewahrungspflichtigen Teil vernichtet. Das ist kein Formfehler mehr, sondern ein fehlender Beleg.
Was in der Prüfung trägt
Trägt: Belege werden bei Eingang gesichert und danach nur noch protokolliert geändert. Erfolgt die Belegsicherung unmittelbar nach Eingang im System, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nach Rz. 52 gar nicht erst.
Trägt: Jeder Beleg trägt eine eindeutige Verknüpfung zur Buchung, und jede Korrektur bleibt auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar.
Trägt: Die Verfahrensdokumentation ist versioniert und datiert und wird bei jedem Release- oder Prozesswechsel fortgeschrieben.
Trägt nicht: Ein Beleg wird nach der Freigabe stillschweigend überschrieben. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt.
Trägt nicht: Papierbelege werden nach dem Scannen sofort vernichtet, ohne Ausnahmen zu prüfen. Rz. 140 erlaubt die Vernichtung nur, „soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind".
Diese Liste ist keine Statistik und keine Rangfolge. Sie leitet sich aus den Stellen ab, an denen die GoBD selbst eine Rechtsfolge vorsehen. Ob ein Mangel im Einzelfall Gewicht hat, entscheidet sich an der Nachprüfbarkeit des konkreten Verfahrens.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019, GZ IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269 (GoBD)
- BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088 — zweite Änderung der GoBD, Rz. 125 und 131
- GoBD Rz. 47–52, 61–64, 107–111, 136–141, 151–155 — Erfassung, Belegfunktion, Unveränderbarkeit, Scannen, Dokumentation
- § 146 Abs. 1, Abs. 2c und Abs. 4 AO, § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO, § 200a AO — Aufzeichnung, Beweiskraft, Sanktionen
- § 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB — Unterlagen, die im Original bleiben
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Führt jeder GoBD-Verstoß zur Schätzung?
- Nein. Ein formeller Mangel wiegt nur dann sachlich, wenn er die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt (GoBD Rz. 155). Erst dann kommt ein Verwerfen der Buchführung in Betracht. Eigenständig daneben stehen § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO, das Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO und § 200a AO.
- Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?
- Sie ist für jedes DV-System vorgeschrieben und muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151). Fehlt sie und leidet dadurch die Nachprüfbarkeit, ist das ein Mangel mit Gewicht. Ihre Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Frist für die Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (Rz. 154).
- Wie schnell muss ein Beleg erfasst sein?
- Bar täglich (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, Rz. 48), unbar innerhalb von zehn Tagen unbedenklich (Rz. 47). Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Eingang beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig nicht erfasst werden (Rz. 49).
- Dürfen wir Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
- Nach Rz. 140 ja, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt. Ausgenommen sind insbesondere Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO) sowie Zollunterlagen. Bei Urkunden und Dokumenten, deren Beweiskraft am Papier hängt, entscheidet der Betrieb selbst, ob er zusätzlich das Original behält.
- Gilt das alles auch für kleine Betriebe?
- Ja, für jeden, der Bücher führt oder Aufzeichnungen zu führen hat und dafür ein DV-System einsetzt. Unterschiedlich ist nur der Umfang: Die Verfahrensdokumentation muss zum Betrieb passen, nicht zu einem Konzern.
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