Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen im Unternehmen
Es gibt nicht die eine Aufbewahrungsfrist. § 147 Abs. 3 AO kennt drei, das Umsatzsteuerrecht führt eine eigene, und keine von ihnen läuft ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist. Wer im Unternehmen aufräumen will, braucht deshalb eine Zuordnung, keine Jahreszahl.
Stand: 07. August 2026
Drei Fristen in einem Satz
§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO regelt seit dem 1. Januar 2025: zehn Jahre für die Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 1 und 4a, acht Jahre für die nach Nummer 4 und sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen des Absatzes 1 — sofern nicht andere Steuergesetze kürzere Fristen zulassen.
Die Verkürzung für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323). Für Rechnungen führt das Umsatzsteuerrecht in § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG dieselbe Achtjahresfrist, handelsrechtlich entspricht ihr § 257 Abs. 1 Nr. 4 in Verbindung mit Abs. 4 HGB.
Die Zuordnung im Überblick
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Zollunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4a, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Empfangene Rechnungen und Doppel der ausgestellten Rechnungen | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Handakten des Steuerberaters | 10 Jahre | § 66 StBerG |
Der Fristbeginn und die Hemmung
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist, die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt oder der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Für Rechnungen zählt der Schluss des Jahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), handelsrechtlich § 257 Abs. 5 HGB.
Entscheidender ist der Satz, der jede Löschregel überlagert: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist" (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Anlauf- und Ablaufhemmungen nach §§ 170, 171 AO — Außenprüfung, Einspruch, Klage, Fahndungsermittlungen — können den Lauf um Jahre verschieben.
Sonderfälle, die eine Faustregel sprengen
- Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleiben für Buchungsbelege bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).
- Die Achtjahresfrist erfasst auch Altbestände, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO).
- Die Verfahrensdokumentation hat keine eigene, kürzere Frist: Sie läuft nicht ab, solange die Frist für die Unterlagen läuft, zu deren Verständnis sie erforderlich ist (GoBD Rz. 154).
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse können im Original aufzubewahren sein (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO); ersetzendes Scannen ist dafür nicht der richtige Weg.
- Für Rechnungen verlangt § 14b Abs. 2 UStG grundsätzlich das Inland; bei vollständiger Fernabfrage ist das übrige Gemeinschaftsgebiet zulässig, der Ort ist dem Finanzamt mitzuteilen.
Was ein Löschlauf beachten muss
Trägt nicht: Eine einzige Frist über alle Ordner legen. Die Zuordnung entscheidet — zehn, acht oder sechs Jahre folgen aus der Nummer in § 147 Abs. 1 AO.
Trägt nicht: Löschen, während die Festsetzungsfrist noch läuft oder eine Prüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO, §§ 170, 171 AO).
Trägt: Nach Ablauf der Frist löschen und das begründen können. Die Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig vorgehalten werden.
Trägt: Ein Löschersuchen zurückweisen, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Genau darauf stützt sich die steuerliche Aufbewahrung.
Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht sind zwei Seiten desselben Konzepts
Die DSGVO kennt den Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e) und das Recht auf Löschung (Art. 17 Abs. 1). Die für die steuerliche Aufbewahrung einschlägige Ausnahme ist Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO — die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Häufig zitiert, aber nicht die passende Norm, ist lit. e; er betrifft die Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen und kann allenfalls ergänzend greifen.
Daraus folgt die praktische Aufgabe: Ein Löschkonzept muss die Fristen aus der Tabelle abbilden, die Hemmungstatbestände kennen und dokumentieren, warum welche Unterlage wie lange bleibt. Die Verkürzung auf acht Jahre ist ausdrücklich als Anlass benannt worden, bestehende Löschkonzepte zu überprüfen.
Bundessteuerberaterkammer und Deutscher Steuerberaterverband raten dazu, eine einheitliche Frist von mindestens zehn Jahren zugrunde zu legen — wegen konkurrierender Regelungen, etwa im Steuerstrafrecht und im Fördermittelrecht. Wer länger speichert, braucht dafür eine datenschutzrechtliche Begründung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 147 Abs. 1 bis Abs. 4 AO — Unterlagen, Fristen, Fristbeginn, Ablaufhemmung nach Satz 5
- § 14b Abs. 1 und Abs. 2 UStG — Achtjahresfrist für Rechnungen und Aufbewahrungsort
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323; Art. 97 § 19a Abs. 2 und 3 EGAO
- § 257 Abs. 1, Abs. 3, Abs. 4 und Abs. 5 HGB; § 66 StBerG — Handakten des Steuerberaters
- Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 Abs. 1, Abs. 3 lit. b DSGVO — Speicherbegrenzung und Ausnahme von der Löschpflicht
- GoBD Rz. 154 — Aufbewahrung der Verfahrensdokumentation; BStBK, FAQ zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung, Stand 19.03.2026
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Gilt seit 2025 für alles die Achtjahresfrist?
- Nein. Acht Jahre gelten für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO) und für Rechnungen (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Zollunterlagen bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen bei sechs.
- Wann darf ich Steuerunterlagen endgültig löschen?
- Wenn die maßgebliche Frist abgelaufen ist und die Unterlagen nicht mehr für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Eine begonnene Außenprüfung, ein Einspruch oder eine Klage verschieben diesen Zeitpunkt.
- Was ist mit den Unterlagen zur Software, mit der wir buchen?
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind, fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und damit unter zehn Jahre. Die Verfahrensdokumentation läuft zusätzlich nicht ab, solange die Frist der damit erfassten Unterlagen läuft (GoBD Rz. 154).
- Kann ein Mitarbeitender die Löschung seiner Belegdaten verlangen?
- Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO greift nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Solange die steuerliche Aufbewahrungspflicht läuft, bleiben die Belegdaten gespeichert; die Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrer Datenschutzdokumentation.
- Wie lange bewahrt die Kanzlei ihre Unterlagen auf?
- Für Handakten des Steuerberaters gilt eine Frist von zehn Jahren nach § 66 StBerG. Das entbindet Sie nicht von der eigenen Aufbewahrungspflicht — die trifft den Steuerpflichtigen.
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